Основы делового общения. Лекции

      Если  у вас есть опасения, что это  решение может не соответствовать вашим планам, то лучше невербально отсрочить его принятие (например, подайте собеседнику в руки какой-то документ, бумагу, чтобы прервать его «потирание подбородка»).

      Для успешной передачи информации и формирования требуемого мне-ния собеседника, важно, чтобы ваша речь:

1)  включала  профессиональные знания, повышающие  объективность, достоверность и глубину изложения;

2)  позволяла  связывать факты и детали, избегать  двусмысленности и недосказанности;

3)  была  максимально наглядна:  использование  пособий,  схем, общеизвестных ассоциаций  и параллелей снижает абстрактность  изложения;

4)  повторяла  основные положения и мысли.  Это способствует лучшему восприятию  и пониманию информации;

5)  включала  элемент внезапности, представляющий  собой продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку информации и фактов;

6)  была  разумных объемов, что позволит  вам избежать занудливо-сти, вызывающей  усталость, скуку, раздражение собеседника (французский мыслитель Вольтер отметил: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказать все»);

7)  обладала  определенной долей юмора, а  порой и иронии, когда нужно  высказывать не очень приятные  для собеседника соображения  или парировать его «выпады»;

8)  была  постоянно направлена на реализацию  основных задач беседы. Этому способствует логичность и целеустремленность изложения;

9)  поддерживала  общий ритм беседы и изложения,  была гибкой, предусматривала   своеобразные   «взлеты»   и   «спады»,   которые   используются для передышки и осмысления информации у собеседника. К концу беседы полезно попытаться повысить ее интенсивность.

      5.  Фаза аргументирования естественно переплетается с фазой передачи информации, здесь формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как с вашей стороны, так и со стороны собеседника, но еще можно попытаться изменить складывающееся мнение (позицию).

      В ходе аргументации важно:

1)  оперировать  ясными, точными и убедительными понятиями, так как убедительность можно легко «потопить» в море слов и аргументов, особенно если они неясны и неточны. Аргументы должны быть достоверными для собеседника;

2) способ  и темп аргументации должны  соответствовать особенностям темперамента собеседника: лишь холерики и сангвиники способны воспринять высокий темп и объем аргументов, но и для них доводы и доказательства, разъясненные по отдельности, намного эффективнее достигают цели, чем если их преподнести все вместе сразу (для меланхоликов и флегматиков этот постепенный подход совершенно необходим). Не забывайте, что «излишняя убедительность» вызывает отпор со стороны собеседника, особенно если у него «агрессивная натура» (эффект бумеранга);

3)  избегать  простого перечисления фактов, а вместо этого излагать преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующих вашего собеседника.

      6.  Фаза нейтрализации замечаний собеседника, или фаза опровержения, порой играет решающую роль в беседе.

      Если  на ваши доводы последовали возражения оппонентов, то:

1)  выслушивайте  сразу несколько возражений, собеседник  раздражается, если его перебивают, да еще на самом главном;

2)  не  спешите с ответом, пока не  поймете суть возражения;

3)  выясните, действительно ли возражения  вызваны разными точками зрения или может быть вы неточно сформулировали суть вопроса;

4)  вопросы  задавайте так, чтобы собеседник  оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа. Конкретные вопросы заставляют собеседника высказать то, что нужно сказать, независимо от его собственного мнения (например, «Иван Иванович, одним словом, вы даете добро на нашу инициативу или нет?»; если последует «нет», уточните, почему).

      Почему  возникают замечания? Они могут  быть защитной реакцией, спортивной позицией, разыгрыванием роли, несогласием по деловым критериям, свидетельствовать о другом подходе, тактических раздумьях.

      Виды  замечаний: невысказанные замечания, оговорки, предрассудки, иронические замечания, желание показать себя, стремление получить дополнительную информацию, субъективные замечания, вызванные межличностными отношениями («придирки»), объективные замечания по деловой сути, проблемы, общие сопротивления, «последняя попытка».

      Важно оперативно анализировать замечания  и их настоящие причины, выбирать подходащие приемы «нейтрализации» замечаний (это могут быть ссылки на авторитеты, цитаты, переформулировка, условное согласие, одобрение + уничтожение, сравнения, сократовский метод через поиск частичного сходства и согласия собеседников по отдельным вопросам к достижению полного согласия, «эластичная оборона», отсрочка). Попытки доказать бессмысленность замечаний или эмоциональные реакции партнеров, как правило, приводят не к нейтрализации возражений, а к росту конфронтации.

      Вероятность благоприятного исхода беседы максимальна в том случае, если партнеры владеют навыками слушания и стремятся анализировать различные точки зрения, альтернативы с позиции «взрослый-взрослый», «на равных», без «родительских амбиций», «непреклонности» и «детских обид». Полезно учитывать не только предметные позиции (мнения собеседника), но и его межличностную позицию и соответственно выбирать приемы нейтрализации замечаний.

      Так, «родитель» и «ребенок» глухи  к доводам рассудка, логики, «ребенок» подвержен внушающим воздействиям и обращению к чувствам («интересно!» «перспективно!»), а для «родителя» более убедительны мнения признанных авторитетов. «Взрослые» мало подвержены влиянию эмоциональной аргументации, зато принимают доводы логики, фактов, ответственности.

      Позиция «взрослого» активизируется невербальной демонстрацией позиции «на равных», подчеркнутой серьезностью, вербальными  осуждениями содержания ситуации с использованием слов: «разумно, рационально, логично, реалистично, выгодно, эффективно и т.п.». Если собеседники демонстрируют жесткую, непримиримую позицию «родительской категоричности» или «противоборства уязвленных самолюбий», то конфронтация закрывает позитивные пути решения проблемы, и последующие фазы «оценки альтернатив, поиска приемлемого решения, принятие решения, фиксация договоренности» аннулируются.

      7—8. Фазы поиска приемлемого или оптимального решения, а затем принятия окончательного решения могут осуществляться в стиле сотрудничества, равноправия и взаимной ответственности либо в форме авторитарного принятия решения одним из партнеров и добровольным либо вынужденным согласием, подчинением другого собеседника. Не проявляйте неуверенности в фазе принятия решения. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник. Сохраняйте спокойствие, умение анализировать, исходя из своих позиций.

      Всегда  оставляйте в запасе один сильный  аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться. Пользуйтесь достоверными аргументами. Будет лучше, если собеседник примет решение сейчас, а не потом.

      Если  перед вами флегматик, не раздражайтесь  медлительностью принятия решения  или вовсе откладыванием его, назначением новой встречи (попытки  эмоционально или логически «давить» на флегматика с целью ускорить принятие решения часто безуспешны).

      Помните, что с помощью полуправды и  «тонких манипуляций» можно вынудить собеседника на какое-то решение, но нельзя создать корректных деловых  отношений. Не сдавайтесь слишком легко на милость собеседника до тех пор, пока не испробуете все возможные методы форсирования либо пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит «нет».

      9—10. Фиксация договоренности и выход из контакта — заключительный «аккорд» беседы. Итоги беседы должны быть четко сформулированы, полезно даже сделать записи о сути решения в рабочий блокнот в присутствии партнера (или даже составить официальный протокол решения). Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий. Поблагодарите собеседника, поздравьте его с достигнутым решением. Выход из контакта осуществляется вначале невербально — изменяется поза, человек отводит глаза, встает — и завершается речевым прощанием «до свидания», «до встречи», «всего доброго», «успеха» и т.п.

      11. Анализ итогов  и хода встречи  позволяет осознать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее, наметить дальнейшую тактику общения. При этом полезно ответить себе на такие вопросы:

1) последовательно  ли вы вели основную линию разговора? Удалось ли вам предусмотреть контрдоводы другой стороны?

2) не  навязали ли вы собеседнику  свои аргументы при выработке  решений? Если да, то вы посеяли  в собеседнике семена неудовлетворенности, досады, и при дальнейших встречах они могут возрасти.

3)  основательны  ли были ваши замечания и  возражения? Не были ли они  субъективны, не отразилось ли  в них ваше настроение?

4) удалось  ли вам быть тактичным на  всем протяжении разговора?

5)  сумели  ли вы достичь максимальной  пользы для дела? Удалось ли вам достичь намеченных целей, или, на худой конец, хотя бы запасной, альтернативной цели? Если нет, то почему это произошло?

6)  как  следует в дальнейшем строить  взаимодействия с данным партнером?

Инициатива  в деловом общении определяется следующим: кто задал тип контакта, определил форму постановки цели, выдвинул принятую идею решения, кто подвел итоги обсуждения, тот в большей степени несет и ответственность за разрешение проблемы.

Существует  правило «вовремя отдай инициативу», что особенно необходимо при разговоре начальника с подчиненным, т.е. важно дать возможность подчиненному высказать свое мнение, полезно, чтобы подчиненный сам окончательно сформулировал решение, даже если оно предложено начальником, поскольку это повышает активность, снимает отчуждение и формальное отношение («от сих и до сих») подчиненного к проблеме. 

      Деловые дискуссии 

      Процесс продвижения и разрешения проблем  путем сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников (мнений участников по сути решаемой проблемы) называется дискуссией.

Этапы деловой дискуссии.

1.  Вступление  в контакт.

2.  Постановка  проблемы (что обсуждается, зачем,  в какой степени нужно решить  проблему, какова цель дискуссии).

3.  Уточнение  предмета общения и предметных позиций (мнений) участников.

4.  Выдвижение  альтернативных вариантов.

5.  Конфронтация  участников.

6.  Обсуждение  и оценка альтернатив, поиск  элементов сходства.

7.  Установление  согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения.

      Неэффективная дискуссия часто завершается  на этапе выдвижения альтернативных позиций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы.

      Возможны  различные способы вступления в  контакт: «пристройка сверху», «пристройка снизу», «на равных» (и все это -- через позу, взгляд, темп речи, инициативу). Например, выпрямленная поза с подбородком, параллельным земле, с жестким немигающим взглядом или отсутствие контакта глаз, медленная речь с паузами олицетворяют «доминирование сверху», и напротив, приниженная поза, постоянные движения глаз вверх-вниз, быстрый темп речи свойственны при позиции «подчинения снизу». Раскованность, мышечная освобожденность, синхронизация темпа речи, ее ровная постоянная громкость демонстрируют общение «на равных».

      Для деловой дискуссии очень важен  предмет общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (т.е. представление о ситуации, о проблеме) и свою собственную предметную позицию — необходимое условие успеха делового общения. В дискуссии велика роль ведущего.

ВЕДУЩИЙ ДОЛЖЕН:

1)  сформулировать цель и тему дискуссии — что обсуждается, зачем нужна дискуссия, в какой степени следует решить проблему.

Целью дискуссии может быть: а) сбор и упорядочивание информации по обсуждаемой проблеме; б) поиск альтернативных подходов к решению проблемы, их обоснование; в) выбор оптимальной альтернативы;