Основы делового общения. Лекции

Деловые беседы и дискуссии 

Стремление  одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы реализуется в деловой беседе. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

ФУНКЦИИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ:

-  поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

—  обмен  информацией;

— контроль начатых мероприятий;

- взаимное  общение работников из одной  деловой среды;

- поиски  и оперативная разработка рабочих  идей и замыслов;

- поддержание  деловых контактов на уровне  предприятий, фирм, отраслей, стран.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ.

1.  Подготовка  к деловой беседе.

2.  Установление  места и времени встречи.

3.  Начало  беседы: вступление в контакт.

4.  Постановка  проблемы и передача информации.

5. Аргументирование.

6.  Опровержение  доводов собеседника.

7. Анализ  альтернатив, поиск оптимального  или компромиссного варианта  либо конфронтация участников.

8.  Принятие  решения.

9.  Фиксирование  договоренности.

10.  Выход  из контакта.

11.  Анализ  результатов беседы, своей тактики  общения.

      Рассмотрим кратко каждый из этапов.

      1. Подготовка к деловой  беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (решение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки и т.п.), является трудным и ответственным делом. Подготовка включает: составление плана беседы на основе установления основных задач беседы, поиск подходящих путей для решения этих задач, анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы, прогноз возможного исхода беседы, сбор необходимой информации о будущем собеседнике, отбор наиболее веских аргументов для защиты своей позиции, выбор наиболее подходящей стратегаи и тактики общения (давление, манипуляция, просьбы о помощи, сотрудничество).

      2. Установление места  и времени встречи  для деловой беседы происходит по-разному, в зависимости от установок (позиций) участников. Позиция «сверху» реализуется примерно так: «Я жду вас в 16 часов у себя в кабинете», но на «чужой территории» реализовать такую позицию труднее. Позиция «снизу» имеет вид просьбы: «Хочу с вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?» Позиция «на равных» звучит примерно так: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время нашей встречи».

В преддверии встречи  следует проверить  свою готовность к  ней. Задайте себе вопросы:

1.  Какую  главную цель я ставлю перед  собой в беседе?

2.  Удивился  ли собеседник, когда я попросил  его о встрече? Проявил недовольство?

3.  Могу  ли я обойтись без этого  разговора?

4.  Готов  ли к обсуждению предполагаемой  темы мой собеседник?

5.  Уверен ли я в благополучном исходе разговора? Каких объективных и субъективных препятствий можно ожидать?

6.  Какой  исход устраивает или не устраивает  меня (его, обоих)? Если беседа  зайдет в тупик, стоит ли  пойти на компромисс?

7.  Какие  приемы воздействия на собеседника я буду использовать в беседе: ссылки на авторитетные мнения, на опыт других учреждений, на крайнюю важность решаемого вопроса и др.?

8.  Какие  вопросы я буду задавать? Какие  вопросы может задать мой собеседник?

9.  Как  я буду себя вести, если мой собеседник: а) во всем со мной согласится; б) решительно возразит, перейдет на повышенный тон; в) не отреагирует на мои доводы; г) выскажет недоверие к моим словам, мыслям; д) попытается скрыть свое недоверие?

Рекомендации  для успешного  исхода деловой встречи:

— готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным (если требуется получить «добро» на несколько предложений, просьб, начинать лучше с наиболее выполнимого);

— добивайтесь  оптимальной краткости в изложении мыслей, даже

если  требуется начать издалека;

—  обосновывайте  свои суждения. Чем убедительней доказательства, тем быстрее согласится с вами оппонент. Не употребляйте слов с двойным значением и тем более фраз, которые можно неверно истолковать.

      3. Начало беседы: встреча и вступление в контакт. Тип контакта «сверху», «снизу», «наравне», дружелюбно, нейтрально, агрессивно устанавливается еще до первых слов, в зависимости от того как вошел человек, какова его поза, взгляд, интонация первых фраз, взаимное расположение в пространстве.

      Соответственно, «встреча гостя» может проходить  по-разному: от встречи у дверей кабинета до легкого подъема подбородка, кивка  или полного игнорирования вошедшего, углубленного изучения бумаг. И приветствием может быть как улыбка, кивок, рукопожатие, усаживание, так и подчеркнуто недовольный вид. Все эти невербальные нюансы вступления в контакт во многом прогнозируют дальнейшее взаимодействие собеседников.

      При несогласованности межличностных  позиций (например: «родитель—взрослый») установить контакт сложнее, кто-то из собеседников должен сменить тип контакта: либо «взрослый» вынужден перейти в позицию «снизу» — просителя, «ребенка», либо — наоборот.

      Если  собеседники знакомы и возникает  необходимость в каких-то «вежливых» фразах, то можно использовать стандартные фразы: «Как дела? Как настроение?», если звучит ответ: «В порядке», то можно переходить к формулировке беседы. Если ответ «Да так себе», то следует снять остроту состояния, чтобы человек выговорился — «А что?» — «Да, то-то...», при этом не следует вникать в подробности, достаточно оказать эмоциональную поддержку: «Ну и ну!»

      Недопустимо «самоубийственное  начало беседы», которое бывает следующих видов:

1) неуверенность,  обилие извинений («Извините,  если я вам помешал...», «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать...»);

2) неуважение, пренебрежение к партнеру («Давайте  с вами быстренько рассмотрим...», «Я случайно проходил и заскочил к вам...»);

3) фразы  «нападения» («Что за безобразие  творится?»), которые вынуждают собеседника занять оборонительную или агрессивную позицию (т.е. сразу создается барьер между собеседниками). Несколько первых фраз часто оказывают решающее влияние на желание или нежелание продолжать разговор и слушать собеседника.

Приведены четыре основных приема для начала беседы.

      Метод снятия напряжения. Его цель — установить тесный контакт -предполагает несколько приятных фраз личного характера, возможна легкая шутка.

      Метод зацепки. Это может быть необычный вопрос, сравнение, личные впечатления, анекдотический случай, краткое изложение проблемы.

      Метод стимулирования воображения — это постановка ряда вопросов, которые должны рассматриваться в беседе, цель - пробудить интерес к беседе.

      Метод прямого подхода (непосредственный переход к делу, без вступления), но он подходит для кратковременных, не очень важных деловых контактов.

      Ясные, сжатые и содержательные вступительные  фразы, обращение к собеседнику по имени-отчеству, проявление уважения к личности собеседника, внимание к его интересам, обращение за советом в сочетании с собственным достойным внешним видом (имеет значение одежда, поза, выражение лица, интонация голоса) способствуют созданию благоприятной атмосферы для беседы.

      Люди, владеющие развитыми коммуникативными умениями, с первой минуты встречи начинают «присоединение» к собеседнику, присоединение к ритму его дыхания, темпу, громкости речи, к его репрезентативной системе.

      4. Постановка проблемы  и передача информации.

Постановка  цели беседы может быть различной.

      1.  Цель может быть поставлена как проблема (обсудить проблему, пригласить к выработке ее решения), в этом случае ответственность за решение проблемы распределяется на обоих собеседников.

      2.  Цель беседы может быть поставлена  и как задание, задача (дается готовое решение, сжато описывая саму ситуацию). Не только начальник, но порой и подчиненный может использовать этот подход; например, начальник цеха приходит к директору и говорит: «Для наведения порядка в цехе вы должны издать приказ о наказании нерадивых».

Если  цель беседы поставлена как задание, то тогда человек ответствен лишь за выполнение задания, а будет ли тем самым решена сама проблема — это его может и не волновать.

      3.  Порой (умышленно или неумышленно)  в беседе осуществляется манипулирование  собеседником, например, цель беседы поставлена внешне как проблема, но сама проблемная ситуация описывается так, что подталкивает другого человека к определенному, единственному решению, т.е. вроде бы ответственность за решение проблемы разделяют двое, хотя способ решения задан лишь одним человеком.

      4.   Встречается и «истерическая  демонстрация проблемы» («Делай, что хочешь, но чтоб я больше  жалоб не слышал!»), т.е. ставится  цель переложить на другого  человека решение и ответственность  за решение проблемы.

      Для более точной передачи информации собеседнику в ходе беседы можно:

      1.  Использовать «язык»  собеседника  при передаче  ему информации, чтобы свести к минимуму потери, возникающие в процессе разговорного общения.

      2.  Начинать фазу передачи информации  с «Вы-подхода», т.е. человек, ведущий беседу, должен суметь поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять, учесть его интересы и цели. Тут важно следить и за формулировками фраз, например, вместо «Я бы хотел...» сказать «Вы хотите...», вместо «Я пришел к выводу...» — лучше прозвучит «Вам будет интересно узнать, что...», а фразу «Хотя вам это и неинтересно...» заменить на фразу: «Как вы, наверное, уже слышали, что...»

      3.  Привести способ передачи информации  в соответствие с мотивами и уровнем информированности собеседника, с уровнем его профессиональной компетентности. Постоянно помнить об ограниченности, несовершенстве, неясности и неточности речи и о том, что объясняемое вами никто не воспримет так, как вы сами это понимаете.

      4.  Стремиться перейти от монолога к диалогу. Дать возможность собеседнику показать, что он знает, комбинировать виды вопросов (закрытых, опфытых, риторических, вопросов на размышление, переломных вопросов). Следите за тем, чтобы ваши вопросы содержали слова «почему, зачем, когда, как» -— это исключает односложные ответы — «да» и «нет».

      5.  Наблюдать за реакциями собеседника,  особенно за невербальными реакциями (жестами, мимикой) и, соответственно, гибко менять свое поведение (скорость, сложность изложения информации и т.п.).

      Например, заметив непроизвольный жест собеседника «потира-ния лба, переносицы», «сведения бровей», лучше замедлить темп речи и еще раз ясно повторить ключевую информацию (собеседник испытывает затруднения в осмыслении обильной либо сложно изложенной информации). Если собеседник касается кончика носа, кривит губами, начинает смотреть в сторону, то, вероятно, ваша информация вызвала у него сомнения или даже раздражение. Если собеседник начинает потирать подбородок, то это непроизвольный сигнал, что он готов принять какое-то решение.