Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу есебі және аудиті

Егер келіп түскен тауарлар үшін есептесу есеп беретін сомадан  қолма-қол ақшамен жүргізілсе, онда ілеспе құжаттың бір данасы тауарларды жеткізген жабдықтаушының өкіліне қайтарылады, ал екі данасы материалдық жауапты тұлғада (қойма немесе дүкен меңгерушісінде) қалады да, олардың біреуі тауарларды сатып алуға берілген есеп беруге тиісті қолма-қол ақшаны пайдаланғаны туралы растайтын құжат ретінде аванстық есеп беруге тіркеледі.

Тауарларды жабдықтаушының қоймасында қолма-қол есептесу арқылы сатып алу үшін сауда мекемесінің  материалдық жауапты тұлғаға  кассадан есеп беретін ақша және тауарларды сатыа алуға сенімхат беріледі. Босатылатын  тауарларға жабдықтаушы үш дана ілеспе тауарлық құжаттар (шот-фактура, тауар-көлік  құжат және т.б.) жазады да, тауарларды қабылдап алған соң оларға тауарларды  босатқан және қабылдаған адамдардың қолы қойылады. Сатып алған тауарлары  үшін сатып алушының өкілі есеп беретін  сомадан жабдықтаушының кассасына  қолма-қол ақша төлеу арқылы есеп айырысады. Оған кассалық кіріс ордерін  жазып береді. Онда кімнен ақша алынды, не үшін, төлемнің сомасы, ілеспе тауарлық құжаттың номері мен күні  көрсетіледі  де, ақша тапсырған адамның қолына жабдықтаушының мекемесінің бас бухгалтері мен кассирдің қолы қойылған және мөрі басылған сол кассалық кіріс ордерінің түбіртегі беріледі.

Қабылдап алған тауарлардың  сомасын төлегеннен кейін жабдықтаушы  ілеспе тауарлық құжаттың бір данасын  өзінде қалдырады, ал екі данасын  сатып алушының өкіліне береді,оның бір данасын ол кассалық кіріс  ордерінің түбіртегімен бірге есеп берілетін соманың пайдаланылғаны жөніндегі ақталатын құжат ретінде  аванстық есеп беруге тіркеліп, сауда  мекемесінің бухгалтериясына тапсырылады, ал ілеспе тауарлық құжаттың өзге данасы тауарларды қабылдап алғаны жөнінде  растайтын құжат ретінде сауда  мекемесінің қоймасының (дүкеннің) меңгерушісінде қалады.

Атап айту керек,ауыл шаруашылығы  өнімдерін фермерлерден, шаруа қожалығынан  және жеке адамдардан қабылдап алуды  сауда мекемесінің (кәсіпорнының) материалдық  жауапты тұлғаның үш дана етіп сатып алу кесімін жасаумен рәсімделеді.

Жабдықтаушылардың ілеспе құжаттары жоқ болған кезде  және жауапты сақталуына қабылданған  тауарларды құжаттық рәсімдеу

Сауда мекемелерінің (кәсіпорындарының) жұмыс тәжірибесінде тауарлардың  жабдықтаушылардың ілеспе құжаттарынсыз  түсу жағдайлары кездеседі,бұны өндірістік тәжірибеде фактураланбаған жеткілзілімдер деп атайды. Оларды қабылдап алу үшін құрамында сауда мекемелерінің әкімшілігінің өкілі, материалдық жауапты тқлға және мүдделі емес мекеменің құзыретті өкілі бар комиссия жасақталады. Комиссия нақты келіп түскен тауарларды сандық және сапалық көрсеткіштері бойынша қабылдайды да, қабылдауды Жабдықтаушының  шотынсыз түскен тауарларды қабылдау жөніндегі кесім жасап рәсімдейді. Кесімде тауарлардың бағасы жабдықтаушымен жасалған жеткіу келісім-шарттарына сәйкес көрсетіледі.

Кесім екі данада жасалады да, оның біреуі жабдықтаушыға ілеспе тауарлық құжаттарды (шот-фактураның, сәйкестік сертификаты, буып-түю  жазба қағазын және т.б.) жіберуді және төлем талап-тапсырманы банкке инкассоға өткізуді талап етіп жібереді. Кесімнің екінші данасы материалдық  жауапты тұлғада қалады. Ол бұл  тауарларды жауапты сақталуға қабылдап алады, бұл туралы жабдықтаушыға  хабарланады.

Жабдықтаушының ілеспе тауарлық құжаттарды алғанша тауар алушы  бұл тауарлардың сатылуын тежеп  қояды , бұл тауар оралымына және халықтың осы тауарға деген сұранысын  қанағаттандыруға кері әсерін тигізеді. Сондықтан мұндай ұқыпсыз жабдықтаушыға  сауда мекемелері олардан жеткізу  келісім-шартын бұзғаны үшін шартта белгіленген айыппұл салу арқылы ықпал етуге міндетті.

Тауарлар жауапты сақталуға  жиі сауда мекемесінің келісім-шартта қарастырылмаған немесе келісім-шарттың  баптарының бұзылуымен сатып алушының келісімінсіз түскен тауарларды, сапасыз  тауарларды (тауарлық сараптау бюросының  сапа жөніндегі кесімі негізінде  және т.б.) немесе жеткізу келісім-шартынан көп көлемде түскен тауарларды және басқа да негізделген жағдайда төлем  талап-тапсырманы акцептеуден (төлеуден) бас тартқан жағдайда алынады. Осы  қолайсыз жағдайларға қарамастан, сатып алушы келіп түскен тауарлардың түгел сақталуына жауап береді, сондықтан ол оны теміржол бекетінен (кемежайдан,әуежайдан) жабдықтаушының ілеспе құжаттарына сәйкес қабылдап алуға, бұл туралы жабдықтаушыныхабарландыруға және жабдықтаушыдан нұсқау алғанша тауарларды өзінің қоймасында сақтауға міндетті. Бұл тауарлар басқа тауарлардан бөлек сақталады, және сатып алушыда олардың сақталуына материалдық жауапкершілік пайда болады.

Жабдықтаушы белгіленген  мерзімде жауапты сақталуға алынған  тауарларды пайдалану туралы шешім  қабылдауға міндетті. Олай болмаған күнде  сатып алушы жабдықтаушыдан жауап  беруді тежегені үшін өсім өндіріп  алуға және тауарларды сат у мүмкіндіктерін пайдалануға құқы бар. Сақталуға  алынған тауарларды сатқаннан түскен түсім көрсетілген тауарларды қабылдап алу, түсіру, сақтау және сату кезінде  шығындарды шегеріп тастағаннан  кейін жабдықтаушының шотына аударылады.

Бөлшек саудаға  түскен тауарларды қабылдап алудың және құжаттық рәсімдеудің ерекшеліктері

Тауарлық-материалдық қорларды теміржол бекетінде (кемежай, әуежай) қабалдап алуды ұйымдастырудың жоғарыдағы баптарында жан-жақты қаралған қағидаттары (принциптері) көтерме сауда кәсіпорны да, бөлшек саудада да бірдей, сондықтан бұл бапта бөлшек сауда кәсіпорнындғы рәсімдеудің тек ерекшеліктері қарастырылады.

Бөлшек сауданың негізгі  ерекшеліктеріне сәйкес материалдық  жауапты тұлғалар тауарларды түскен күні таза (нетто) салмағымен қабылдап алады. Сондықтан ашық ыдыста немесе ыдыссыз жеткізген тауарларды дүкенге  жеткізілген бетте бірден жеткізген  адамның қатысуыментаразыға тарту, санау, өлшеу арқылы сандық қабылдау жүргізіледі. Өлшеніп сатылатын  тауарларды сандық қабылдау кезіндегі  маңызды бір жағдай тауардың таза (нетто) салмағын анықтау, ол тауарды  ыдыссыз таразыға тарту арқылы анықталады. Егер де тауарды ыдыссыз осылай таразыға тарту мүмкін болмаса немесе қолайсыз(мақсатсыз), тағыда, егер ыдысты ашу тауардың сапасын  төмендетсе, онда мұндай тауарларды ыдыстарымен  бірге таразыға тартады да, таза салмағын тауарларды қабылдап алу кезінде  нақты жалпы (брутто) салмағынан (тауардың ыдыспен бірге салмағынан) ыдыстың трафереттегі (ыдыстың таңбасындағы) салмағын шегеру арқылы шартты түрде анықтайды.

Тауарлардың кейбір түрлерін қабылдап алу тәртібінің өзіндік  ерекшеліктері бар. Мысалы, кейбір азық-түлік  тауарларын сатуға дайындаған кезде  қалдықтар пайда болады, олардың  құны тауардың жалпы құнынан алынып тасталуға тиіс. Бұндай тауарларды белгіленген мөлшердегі қалдықтарды  шегеріп таза (нетто) салмағымен қабылдап алады. Қалдықтардың сомасын анықтау  есебін тікелей ілеспе құжаттарда тауарларды қабылдау кезінде жасайды да, қосымша  кесім жасалмайды. Есептеудің дұрыстығын бухгалтер тексеруге тиіс, оны  өзінің қолымен растайды.

Толпаков Ж.С. Бухгалтерлік есеп: Оқулық. – Қарағанды, «Қарағанды полиграфиясы» АҚ, 2009. 568 бет 

Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу түрлері

Төлем тапсырмаларымен  есеп айырысу. Төлем құжаты ақша жөнелтушінің қызмет көрсетуші банкке, тапсырмада көрсетілген соманы, оның ақшасын бенефициар есебіне аудару туралы берген тапсырмасы. Аударымды жүзеге асыру үшін жөнелтуші өзіне бекітілген үлгідегі төлем тапсырмасын ұсынады. Төлем құжатында міндетті түрде келесі деректемелер (реквизиттер) көрсетілуі тиіс:

• құжаттың аты;
• оны жазу күні, айы, жылы, құжат номері. Күн – санмен, ай – сөзбен, жыл  санмен көрсетіледі.
• Ақша жөнелтуші заңды тұлғаның ұйымдастыру-құқылық нысанын қоса, толық атауы, дербес сәйкестендірілген коды;
• Ақша жөнелтуші банктің ұйымдастыру құқылық нысанын қоса, толық атауы, дербес сәйкестендірілген коды;
• Төлем мәні, сондай-ақ Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің нормативтік-құқылық актілермен бекітілген кодтық белгіленуі;
• Бенефициар-банктің ұйымдық құқылық нысаны көрсетілген толық атауы, оның банктік сәйкестендіру коды.
• Төлем мақсаты сол сияқты Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің нормативтік-құқықтық актілермен белгіленген кодтық белгіленуі;
• Санмен және сөзбен көрсетілген төлем сомасы;
• Салық төлеуші бенефициар мен ақша жөнелтушінің тіркеу номері.

«Төлем мақсаты» бөлігінде  ақша жөнелтуші аударым жүзеге асырылатын құжат атын, нөмірін және күнін, сондай-ақ «Код – төлем мақсаты» бөлігінде  – төлемнің кодтық белгілеуін көрсетуге  міндетті.

Төлем құжаттарын электронды түрде де, сол сияқты қағаз тасымалдаушылармен де ұсынуға болады. Қағаз тасымалдаушыларында  оларды қайтару немесе орындалуын тоқтату  жөніндегі кез-келген  түзетулерді  жүргізуге болмайды. Алушы-банк немесе бенефициар-банк талаптарға сәйкес келмейтін  нысанда толтырылған және ұсынылған  төлем құжаттарын акцептеуден бас  тартуға болады құқылы.

Ақша аударымы резидент емес бенефициар есебінде жүргізілсе (ақша жөнелтуші банк болған жағдайдан  тыс), өзіне қызмет көрсетуші банкке бекітілген үлгіде шетел валютасында  ақша аударымына өтінішті ұсынады. Мұндай өтініш ақша жөнелтушінің алушы банкке ақша аударымы туралы берген төлем  құжаты болып табылады.

Алушы банк ақша аударымына жазылған төлем тапсырмасын немесе өтінішті оның жазылған күнін көрсете  отырып, он күнтізбелік күн ішінде қабылдайды.

Ол Қазақстан Республикасы заңдылығына сәйкес, төлем тапсырмасы мен аударымға өтініштен тыс төлем негізін дәлелдейтін басқа да құжаттарды талап етуге құқылы. Ақша жөнелтуші қызмет көрсететін алушы банк келісімі бойынша төлем тапсырмасында немесе ақша аударымы өтінішінде валюталау күнін көрсетеді.

Валюталау күні – бұл инициатор белгілеген бенефициар ақша алатын төлем тапсырысында көрсетілетін күн.

Жөнелтушінің  төлем құжатын орындаудағы банк міндеттемесі төлем құжатының акцепті деп аталады. Акцепт кезінде алушы банкке жөнелтушінің банктік шотынан төлем тапсырмасында көрсетілген мөлшерде, сондай-ақ оны орындаумен байланыстарды шығындар үшін ақша алу құқы беріледі.

Алушы-банк төлем тапсырмасын  акцептеуі үшін, аталған төлем  тапсырмасын орындауға жеткілікті ақша сомасы жөнелтушінің банктік шотында  болуы тиіс. Қажетті ақша сомасымен  қамтамасыз ету ақша жөнелтуші қаржысының есебінен немесе келісімде көрсетілсе, алушы-банк заемы есебінен жүргізіледі.

Төлем құжатын алушы-банк келесі жағдайларда акцептейді:

• Алушы-банк акцепт туралы жөнелтушіге хабар жіберсе немесе төлем тапсырмасын төлеу туралы хабарлау жолдаса;
• Алушы-банк жөнелтушінің төлем тапсырмасы негізінде ақшаны шоттан алса (банктік шотты дебеттейді);
• Төлем тапсырмасын алғаннан кейінгі үш жұмыс күні ішінде алушы-банк акцепт туралы немесе акцептен бас тарту туралы хабарлама алмаса;
• Қазақстан Республикасының заңдылығымен немесе алушы-банк пен жөнелтуші арасындағы келісімде көрсетілген жағдайларда.

Бенефициар банкте келесі жағдайлардың бірі орын алса, тқлем  құжаттары акцептелген болып  саналады:

• Бенефициар банк акцепт туралы хабарламаны жөнелтушіге хабарласа;
• Бенефициар банк бір кезекте алушы-банк болып саналып, жөнелтушінің төлем тапсырмасы негізінде ақшаны алса
• Бенефициар банк бенефициардың банктік шотын несиелендіру арқылы бенефициарға ақша аударымын жасаса;
• Бенефициар банктің үш жұмыс күні ішінде жөнелтуші акцепт туралы немесе акцептен бас тарту туралы хабарлауын алмаса;
• Қазақстан Республикасы заңдылығымен немесе бенефициар және бенефициар банк арасындағы келісімде қарастырылған басқа да жағдайларда.

Төлем құжатының акцепті, егер бұл жөнелтуші және алушы  банк арасындағы келісімде қарастырылса, оны қабылдаған кезде жүргізілуі мүмкін.

Алушы-банк келесі жағдайларда  төлем құжатының акцептінен бас  тартуы мүмкін:

• Егер жөнелтуші аударым үшін қажетті ақша сомасымен қамтамасыз ете алмаса;
• Егер төлем тапсырмасында жалған белгілер болса, ол жөнелтуші және алушы-банк арасындағы келісімде белгіленбеген төлемдерден қорғау ірекетін бұзып жолданса;
• Қазақстан Республикасы аумағында қолма-қол емес төлем және ақша аударымдарын жүзеге асырудың төлем құжаттарын қолдану ережелері және біздің Республиканың бекітілген төлем тапсырмасын құру және ұсыну талаптары, жөнелтуші мен алушы-банк арасындағы келісім-шарттарды жөнелтуші орындамаған жағдайда;
• Қазақстан Республикасының заңдылығы және келісім талаптары орындалмаған жағдайда.

Егер алушы-банк төлем  құжатын акцептеуден бас тартса, онда төлем тапсырмасын алғаннан кейін үш жұмыс күні ішінде жөнелтушіге  тиісті жазбаша немесе электронды хабарлама  жолдауы тиіс. Ол үшін алушы-банк пен  жөнелтуші арасында қарсылық туралы хабарламаны жөнелту тәртібі қарастырылады, бұл кезде хабарламаны жіберу күні акцептен бас тарту күні болып саналады.

Төлем құжатының акцепті  мына жағдайларды жүзеге аспайды:

• Жөнелтушінің банктік шоты тұтқындалған болса немесе Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңдылығына сәйкес оның банктік шоты бойынша шығын операциялары тоқтатылса;
• Егер бенефициар банк алған төлем тапсырмасындағы көрсетілген деректемелер сәйкес болмаса.