Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу есебі және аудиті

Жабдықтаушылардың ілеспе құжаттары, олардың түрлері  және міндеттері

Сауда мекемелері (кәсіпорындары) тауарларды басқа қалалық және бір  қалалық жабдықтаушылардан алады. Басқа қалалық жабдықтаушылар таауарларды  теміржол,су,әуе және автомобиль көліктерімен жөнелтеді, ал бір қалалық жабдықтаушылар тауарларды автомобиль көлігімен орталықтандырылып тасып беру түрінде жеткізеді. Мұнымен қатар, сауда мекемесінің менеджерлері (экспедиторлары) тауарларды тікелей жабдықтаушылардың базалары мен қоймаларынан алып, оларды өз автокөлігімен әкеле алады.

Сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) тауарларды жабдықтаушылардың жөнелтуі тиісті ілеспе тауарлық, есеп айырысу және көліктік құжаттарымен рәсімделеді.

Тауарлық деп, жөнелтілген тауарлардың санын және сапасын растайтын және тауарларды жабдықтаушыдан соңғы алушыға дейінгі барлық жүріс жолында қоса жүретін құжаттарды атайды. Оларға шот-фактуралар, тауар-көлік құжаттары, спецификация, жүк түбіртегі және т.б.жатады.

Есеп айырысу  – бұл жіберілген тауарлар үшін есеп айырысуға негіз болатын құжаттар, оларды жүк берушілер банкіге тапсырады. Мұндай құжаттарға жеткізу келісім-шартымен келісілген есеп айырысу нысандарына байланысты төлем талап-тапсырмасы немесе төлем тапсырмасы жатады.

Көліктік – бұл тасылған жүктер мен көлік ұйымдарымен есеп айырысуға арналған құжаттар.

Тауарларды тасуға пайдаланатын көліктердің түрлеріне байланысты мынандай көліктік құжаттар қолданылады:

• темір жол құжаты – темір жол  көлігімен тасығанда;
• тауар-көлік құжаты – автомобиль көлігімен тасығанда, екі бөлімнен тұрады: тауарлық және көліктік;
• коносамент – тауарды су көлігімен тасығанда;
• авиа құжаты – тауарларды әуе көлігімен тасығанда.

Сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) тауарларды жеткізу көбінесе теміржол,су және жабдықтаушының немесе сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) автомобиль көлдігімен жүргізіледі,сондықтан  негізгі тауар құжаттарына шот, шот-фактура, тауар-көлік құжат, коносамент жатады.

Шот-фактура тауарларды теміржол немесе су көлігімен жеткізгенде  жазылады, тауар-көлік құжаты тауарларды автомобиль көлігімен тасымалдауда пайдаланылады.

Жабдықтаушылардан түскен шот-фактураларды есепке алу үшін Шот-фактураларды тіркеу журналы арналған, ол әрбір есеп беру мерзіміне жүргізіледі.

Егер сатып алушыға  жіберілетін тауарлардың тізімі үлкен болса, жабжықтаушы төрт дана шот-фактура толтырады: біріншісі  жабдықтаушыда қалады, екіншісі тауарды  алушыға арналады, үшінші-төртінші даналар банкіге табыс ету  үшін есеп айырысу құжаттарына тіркеледі.

Жабдықтаушылардың тиеп жіберген тауарларына толтырылған шот-фактураларға қоса тіркелетін өте маңызды және өте қажет құжат болып көлік  құжаттары саналады.

Тауарларды теміржол немесе су көлігімен жібергенде көлік мекемелері тиісті темір жол құжаты немесе коносомент толтырады да, ол негізгі көліктік (тасымал) құжат ретінде жүкпен бірге  барлық жүріс жолында жөнелтілген  теміржол бекеттерінен белгіленген  бекетке дейін ере жүреді де, оны  жүк алушыға жүкпен бірге береді. Тауарды тасымалдауға қабылданғанын  растауға теміржол бекеті жабдықтаушыға  көлік түбіртегін береді.

Тауарларды автомобиль көлігімен  жібергенде жабдықтаушы төрт-бес  дана тауар –көлік құжатын толтырады: біріншісі жабдықтаушыда қалады, екінші тауарды алушыға (сатып алушыға) арналған, үшіншісі жабдықтаушылардың  тауарларын тасып шығаруға рұқсат қағаз  ретінде пайдаланады да, өткізу бюросына табыс етіледі, тауарды алушының (сатып алушының ) қолымен және мөрімен  расталған төртінші-бесінші даналары автокөлік кәсіпорнына өткізіледі: біреуі көлік үшін есеп айырысуға  арналған,басқасы орындалған жұмыстың көлемін растау үшін жол жүру парағына тіркеледі.

Тауарлардың бірнеше партиясын  әртүрлі сатып алушыларға бір  автокөлікте жеткізсе, жабдықтаушы  тауар-көлік құжаттарын тауарлардың  әрбір партиясына және әрбір тауар  алушыға жеке-жеке жазады.

Тауардың түрі және оның ерекшеліктеріне байланысты шот-фактураға  немесе тауар-көлік құжатына жабдықтаушы басқа бірнеше құжаттар тіркейді, бір бөлігі жіберілген тауарлардың массасын (салмағын) немесе санын (буып-түю жазба қағазы (ярлык), киптік карталар, өлшеу қағазы және басқалар), басқа бөлігі-тауарлардың сапасын және жинағын (түгел болуы)(сапалық куәліктері,сәйкестік сертификаты, азық-түліктің сапалық жай-күйін сипаттайтын лабораториялық саралау нәтижесі туралы анықтама, техникалық құжат, техникалық бақылау бөлімінің куәлігі) растайды.

Қазақстан Республикасының  «Стандарттау және сертификаттау туралы» Заңына сәйкес тізімі Республика Үкіметі бекіткен халық  тұтынатын тауарларды сертификаттау жүргізіледі. Өнімдерді сертификаттау сертификаттайтын арнаулы ұйымдар жүргізеді және сәйкестік сертификатын берерде олар немесе олардың тапсыруы бойынша әзірлеуші (жабдықтаушы) өнімдерді және ыдыстарды сәйкестік белгімен таңбалайды.

Ыдыстарда тиеп жіберетін  азық-түлік тауарларына жабдықтаушы  ілеспе құжаттары ретінде сертификаттау  қағазын жазып тіркейді,онда әрбір  орынның (бөшкенің,жәшіктің және т.б.) таза салмағы, ыдыстың салмағы, барлық салмағы  көрсетіледі. Шот-фактураға немесе тауар-көлік құжатқа тіркелетін жоғарыда қаралған құжаттар жабдықтаушының қоймасында тауарларды босату кезінде  жазылған тауарлық құжаттар болып табылады.

Тауарлық және көліктік құжатына тіркелетін негізіндежабдықтаушының  бухгалтериясы сатып алушы сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) атына есеп айырысу құжаты банк ұйымдары және барлық есеп айырысуға қатысатын  жақтар (олардың саны басқа қалалық  немесе бір қалалық есеп айырысудан, жабдықтаушы мен сатып алушыға  бір немесе бінеше банк ұйымдары қызмет етуіне байланысты) үшін қажетті белгіленген  данада төлем талап-тапсырма жазады да, оны жабдықтаушыға қызмет ететін банк ұйымына инкассоға өткізеді.

Инкассо деп жабдықтаушының банкіге берген тапсырмасы – сатып  алушыларға төлеу құжаттарын ұсыну  және солар бойынша тиісті соманы жабдықтаушының шотына түсіру деп түсінеді. Төлем  талап-тапсырмасында, оның нысанымен  қарастырылған міндетті есеп айырысу мағлұматтарынан басқа, төлеудің жалпы сомасы көрсетіледі, оған тіркелген жабдықтаушылар мен сатып алушылар арасындағы есеп айырысу үшін қажетті тауарларды тиеп жіберуі,күні, тауарлық құжаттың номері, көлік түрі және басқа да мағлұматтарды растайтын шот-фактуралардың, тауар көлік құжаттардың және басқа тауарлық құжаттарының номері мен күніне сілтеме жасалады. Жеке бір жағдайда сатып лушыға тиеп жіберетін тауарлар  мен ыдыстар тізімі үлкен болмаса, төлем талап-тапсырма есеп айырысу құжаты, сондай-ақ тауарлық құжат ретінде пайдалануға болады да, онда тиеп жіберілген тауарлар мен ыдыстардың атауы, тізбе номері, артикулы, саны келісілген бағасы, қосылған құн салығы, баж салығы, көлік шығындары және жалпы төлеу сомасы көрсетіледі.

Жабдықтаушының банкісі  қабылдаған төлем талап-тапсырмаларын  сатып алушының банкісіне жібереді, ал соңғысы бұл туралы сатып алушыға  хабарлайды. Жабдықтаушының тауарлық құжаттарының бір бөлігі пошта арқылы жіберіледі.

Төлем құжаттарын акцепттеу және тауарлардың түсуіне  бақылауды ұйымдастыру

Төлем құжаттарын уақтылы  акцепттеу және тауарлардың толық  кеіп түсуіне, сондай-ақ оларды материалды жауапты тұлғалардың дұрыс қабылдап алуын мұқият бақылауды қамтамасыз ету тауарлық операциялардың есебінің негізгі міндеттерінің бірі болады.

Тауардың уақтылы келіп  түсуіне, төлем құжаттарын акцептеуге (төлеуге кеісуіне) және төлеуге,сондай-ақ материалдық жауапты тұлғалардың  келіп түскен тауарларды толық қабылдап алуына колма-қолдық бақылау жасау  үшін сауда мекемесінің (кәсіпорнының) бухгалтериясы арнайы Түсетін жүктердің есепке алу журналын жүргізеді. Бұл журналда алынған жабдықтаушылардың шот-фактуралары немесе тауар-көлік құжаты хронологиялық тәртіппен жазылады және ілеспе құжаттарының сауда мекемесіне (кәсіпорнына) түскен күннен бастап тауарларды қоймаға қабылдап алған күнге дейін жабдықтаушының тиеп жіберген тауарлардың әрбір партиясына қолма-қолдық бақылау жасалады. Журналға жазу сызықтық-позициялық әдіспен жүргізіледі. Сауда мекемесіне (кәсіпорнына) келіп түскен ілеспе тауарлық құжаттары (шот-фактура, тауар-көлік құжаты және басқалар) тіркелгеннен кейін сауда бөліміне немесе өкілетті тұлғаға тексеруге тапсырылады, онда бұл жеткізудің келісім-шарттың талаптарына (мерзімі,тауарлардың саны,түр-түрі, сапасы,жинағы) сәйкестігі тауарлар мен ыдыстарға белгіленген (шартты) бағалар, қосымша құн салығы, баж салығы, және т.б.сақталғандығы тексеріледі. Содан кейін бухгалтерия құжаттарды мәні бойынша, арифметикалық есептеулер мен жиынтығын есептеулердің дұрыстығын тексереді де, жабдықтаушылардың төлем талап-тапсырмасын акцепттеу туралы мәселелерді (шотты төлеуге келісім беру, жарым-жартылай акцепттеу немесе төлеуден толық бас тарту) шешу үшін сауда мекемесінің бастығына немесе оның орынбасарына береді.

Бухгалтерия келіп түскен төлем талап-тапсырмаларды дер  кезінде акцепттеуге қатал бақылау  жасауға міндетті, өйткені есеп айырысу  құжаттарын акцепттеу тәртібін бұзу жабдықтаушыларға айыптық шараларды  төлеуге, жабдықтаушыларға арыз ұсынатын мерзімдерді өткізіп алуға және борышкерлер берешегінің пайда  болуына, сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қаржылық жағдайының нашарлауына әкелуә мүмкін.

Сауда мекемесі(кәсіпорны) қажетті  жағдайда төлем талап-тапсырмасын  төлеуден толық немесе жартылай алдын-ала, не кейін бас тартуға құқығы бар.

Төлем талап-тапсырманы төлеуден толық бас тарту мынандай жағдайларда: жеткізу немесе келісім-шарттың талаптарын бұзғанда; шотты төлеуге қайталап ұсынғанда; тапсырыс берілмеген тауарлар үшін төлеуге ұсынылған шотты; жабдықтаушының тиеп жіберген тауарларын басқа сатып алушылардың адресіне (мекен-жайына) жіберу; жабдықтаушының тауарларды тиісті емес адреске тиеп жібергенде және т.б.болуы мүмкін.

Төлем талап-тапсырманы төлеуден жартылай бас тарту мынадай жағдайларда орын алуы мүмкін: тауарды келісім-шартта қарастырылған көлемнен көп тиеп жібергенде; тауарлардың шартты бағаларын артық көрсеткенде; шот-фактурада немесе тауар-көлік құжатында арифметикалық қателердің болуы; тиеп жіберген тауарлардың ішінде бұрын жартылай төленген тауарлар болғанда және т.б.жағдайларда.

Екі жағдайда да төлеуден бас  тарту тиісті түрде ділелді болуы  керек, және бас тарту себептері  банкке және жабдықтаушыға хабарланады.

Төлем талап-тапсырмаларды  төлеуден бас тарту дәлелді болмаған жағдайда сатып алушы төлеуші  ретінде сот шешімі бойынша жабдықтаушының алдында материалдық жауапты болады. Жабдықтаушы сатып алушыдан тек талап төле-тапсырма сомасын ғана емес, сондай-ақ сот шығындарын және тіпті айыппұл өндіріп алады. Сонымен қатар, сатып алушы мерзімін өткізіп алған ірбір күніне уақытында төленбеген сомадан белгіленген мөлшерде өсім төлейді. Бұдан басқа, төлем талап-тапсырмаларды төлеуден дәлелсіз бас тарту өндірістен тұтынушыға тиеп жіберген (тіпті келіп түскен) тауарлардың қозғалысының ойламаған жерде тұрып қалуына әкеледі, бұл осы тауарлар бойынша тауар оралымының көлеміне әсер етеді. Мұның бәрі сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) жабдықтаушылардан келіп түскен ілеспе құжаттарды мұқият және жан-жақты тексерудің қажеттілігін дәлелдейді.

Төлем талап-тапсырманы акцепттегенде (төлеуге келіскенде) оған арнайы белгі  жасалады. Төлеуге жататын шот-фактураларды немесе тауар-көлік құжаттары жабдықтаушылармен жасалған жеткізу келісім-шарттарының орындалуын есепке алу карточкасына тиісті жазу жасауға негіз болады, содан кейін бухгалтерияға қайтарылады да, тауарларды қабылдап алу үшін аталған құжаттарды босатушы менеджерге (экспедиторға) және материалдық жауапты тұлғаларға (қойма немесе дүкен меңгерушісіне) қолхат алып тапсырады.

Келіп түскен тауарларды материалдық  дауапты тұлғалардың толық қабылдап алып және олардың есеп бергеннен  кейін бухгалтер бірден жоғарыда аталған келіп түскен жүктерді есепке алу журналына құндылықтардың қоймаға  келіп түскен және қабылдап алған  күні, қойманың және құжаттың номерлері,шот-

Тауарларды жабдықтаушының қоймасында қабылдап алу және оларды жеткізуді құжаттық рәсімдеу

Сауда мекемесінің (кәсіпорнының) тауарларды жергілікті жабдықтаушыдан қабылдап алу тәртібі оларды кімнің  жеткізгеніне және қандай түрде ыдыста (буып-түюлі) немесе ыдыссыз (шешулі ашық) жеткізілгеніне байланысты.

Егер тауарларды сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) менеджері(экспедиторы) немесе автокөлік жүргізушісі жеткізетін болса, тауарларды жергілікті жабдықтаушылардан сандық және сапалық қабылдап алуды олардың қоймасында жүргізеді, ал егер тауарлар жабдықтаушының көлігімен жеткізілсе, онда оларды сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қоймасында (дүкенінде) қабылдап алады.

Тауарларды жабдықтаушының қоймасынан алу үшін сауда мекемесінің (кәсіпорнының) өкілі (менеджер, экспедитор) сенімхат және оның жеке басын мақұлдайтын  құжатты көрсетуге міндетті. Жабдықтаушы  тауарларды босатқанда сенімхатты алып қояды да,менеджерге барлық қажетті  ілеспе құжаттарды (шот-фактуралар, тауар-көлік  құжаттары, сәйкестік сертификаты  және т.б.) береді, ол тауарларды қабылдап алуды олардың саны және сапасының  ілеспе құжаттарының мәліметтеріне  сәйкестігін тексеру арқылыжүргізеді. Мұнда ыдыстағы тауарларды және фабрикалық буып-түюлі тауарларды менеджер (экспедитор) олардың құрамын өлшемей және санамай, оларды орын саны мен жалпы  салмағы (массасы) бойынша қабылдап алуға тиіс. Мұндай жағдайда ыдыстың түзулігін, таңбалануын, буып-түю жағдайын, бумалар мен пломбалардың бүтіндігі мен түзулігін жан-жақты тексеру керек.

Ыдыстағы тауарларды қабылдап алуды жабдықтаушылардың ілеспе құжаттарына «Тауар нақты тексерусіз жалпы салмағы (массасы)және орын саны бойынша қабылданды» және «Тауар нақты тексерусіз жабдықтаушының құжаттарына сәйкес сапасы бойынша қабылданды» деген жазулармен рәсімдеп, тауарларды өткізген және қабылдаған адамдардың қолымен расталуы керек. Бұл белгілер келешекте қоймада(дүкенде) тауарлардың жетіспеушілік, сапасының және жиынтығының (түгел болу) сәйкессіздік фактілердің белгілі болған жағдайда  тауарларды ілеспе құжаттары мен қойған қолдарына сәйкес сапасы бойынша қабылданғаны туралы мәліметтерін жабдықтаушының дауласу мүмкіндігінен айырады. Мұндай жағдайда тауарларды түр-түрі мен саны, таза (нетто) салмағы бойынша сандық тексеру енді сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қоймасында немесе дүкенде жүргізіледі.