Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу есебі және аудиті

Егер жабдықтаушының қоймасында тауарларды қабылдап алу кезінде  ыдыстың бұзылғандығы немесе таңбалануының  дұрыс еместігі белгілі болса, менеджер (экспедитор) ыдысты ашып және оның ішіндегіні сандық бірлігі таза (нетто) массасы  мен сапасы бойынша тексеруді  талап ету керек. Осылайша сандық бірлік, таза (нетто) салмағы мен  сапасы жиынтығы бойынша ыдыста емес немесе ашық ыдыстағы тауарларды қабылдап алу жабдықтаушының қоймасында жүргізіледі. Жабдықтаушының қоймасында тауарлар мен  ыдыстарды қабылдап алған туралы тауарлық ілеспе құжаттарына қол  қойылған кезден бастап оларды жеткізу  және сақталу жауапкершілігі сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) менеджеріне (экспедиторына) жүктеледі. Қазіргі  кезде сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) тауарларды жабдықтаушылардың өздері орталықтандырылып тасып жеткізу (апарып беру) әдісімен жеткізеді. Сауда мекемелерінің қоймаларына және дүкендеріне тауарларды автомобильдік контейнерлерде, көп айналымдық жинлмалы жәшіктерде,бумалармен,бөшкелерде жабдықтаушының өкілі немесе автомобиль жүргізушіге үш-төрт дана тауар-көлік құжаттар тапсыру арқылы жеткізіледі. Бір автокөлікте тауарлардың бірнеше тобын (партиясын) әртүрлі сатып алушыларға жеткізілген кезде жабдықтаушы тауар-көлік құжаттарын тауарлардың әртүрлі тобына және әртүрлі тауарлар алушыға жеке-жеке жазады. Сауда мекемесінің (кәсіпорнының) басшылығы жабдықтаушыларға орталықтандырылып жеткізу әдісімен жеткізілетін тауарларды қабылдар алу құқығын беретін сенімхат берілген лауазымды тұлғалардың тізімін береді. Тауарларды жеткізген адам тауар-көлік құжатының барлық даналарына сенімхаттың номері мен мерзімін көрсетеді.

Жабдықтаушының өкілі  тауарларды қойма немесе дүкен меңгерушілеріне  сенімхатты көрсетпей-ақ өткізуіне  болады. Мұндай жағдайда сауда мекемесі материалдық жауапты тұлғаға  қолхатпен берілген мөртабанның (штамптың) үлгісін жабдықтаушыларға алдын  ала көрсетуге міндетті.

Тауарларды сатып  алушының қоймасында (дүкенінде) қабылдап алу тәртібі және құжаттық рәсімдеу

Сауда мекемесінің қоймасына (дүкеніне) келіп түскен тауарларды қоймалардың меңгерушілері және басқа да материалдық жауапты тұлғалар саны мен сапасы бойынша қабылдайды. Жергілікті жабдықтаушылардан тауарларды қабылдап алудың шектеулі мерзімі – алған күннен бастап 10 күн, ал басқа қалалық жабдықтаушылардантауардың белгіленген бекетке келгеннен бастап 20 күнді құрайды. Тез бұзылатын тауарлар алған кезден бастап 24 сағат ішінде сапасы және сонымен қатар саны бойынша қабылданып алынады. Атап айту керек, тауарларды қабылдап алуды қисынсыз тоқтату тауар айналымының көлемін түсіруге және тауар айналымының бәсеңдеуіне әкеледі де, бұл сауда мекеменің (кәсіпорынның) шығындарының көбеюіне және табыстарының азаюына әкеліп соқтырады.

Түзу контейнерлер мен  тауар жөнелтушінің бұзылмаған пломбасы бар цистерналарда келген тауарларды материалдық жауапты тұлғаларға салмағын (массасын), жағдайын және орын санын тексермей-ақ береді. Түзу ыдыстарда немесе фабрикалық буып-түюлі түрінде түскен тауарларды менеджерлер (экспедиторлар) немесе көлік жүргізушілері орын саны мен жалпы салмғы немесе сандық бірлігі және траферетте көрсетілген таза салмағы бойынша қабылдайды.

Мұндай жағдайда тауарларды қоймада (дүкенде) қабылдап алуды жабдықтаушының ілеспе құжаттарын (шот-фактуралар,тауар-көлік  құжаттары және т.б.) пайдалану арқылы рәсімдеген жөн. Ол үшін оларға қойма (дүкен) меңгерушісі төменде келтірілген  үлгідегі арнайы мөртабан қояды. Онда тауарларды қабылдап алған күні, ілеспе құжаттың нөмірі мен күні, нақты қабылдап алынған тауарлардың және бөлек ыдыстардың сомалары көрсетіледі де, материалдық жауапты тұлға қол қойп растайды.

Егер жабдықтаушының ілеспе құжаттарының бланкідегі мөртабанға ұқсас  мәтіні болса,онда материалдық жауапты  тұлға соған сәйкес оның барлық  деректемелерін (реквизиттерін) толтырады  да, қол қойып растайды. Тауарларды қабылдап алуды құжатпен рәсімдеудің  мұндай әдісі ұтымды, себебі құжаттардың  саны және оларды жасауға кететін  еңбек шығыны қысқарады. Тек олардың  сандық және сапалық айырмашылығы анықталғанда немесе әрбір қоймаларға (дүкендерге) түсетін тауарларға жабдықтаушының бір-ақ құжаты болған жағдайда түскен тауарларға жеке қабылдау құжаты жасалады.

Атап айту керек, таурларды  қабылдап алуды жабдықтаушының ілеспе құжаттарына мөртаңба қойып рәсімдеу барлық жағдайда жасалмайды. Бұл бәрінен  бұрын жеміс-көкөніс және басқа  да тез бұзылатын тағамдарға қатысты,себебі оларда әрқашан табиғи шығындар есебінен ауытқулар болады. Мұндай тағамдарды қабылдап алу қабылдау кесімін жасаумен рәсімделеді де, онда қабылданған тағамдардың тізімі, олардың саны мен сомасы, сондай-ақ жабдықтаушының құжаттарынан айырмашылығы көрсетіледі.

Пломбалаудың ақаулығы (бұзылғандығы), сондай-ақ тауар салынған контейнерлер,жәшіктер,бумалар (тендер) және жабдықтаушылардың басқа  да ыдыстарының бүтіндігі бұзылған жағдайда олар тауарды жеткізген  адамның қатысуымен ашылады. Егер тауарларды қабылдау кезінде келіп түскен тауарлардың  ілеспе құжаттар бойынша тауарлардың  саны (салмағы, массасы) туралы деректер мен нақты қабылданған тауарлардың  саны (салмағы, массасы) және сапасы арасынды сәйкессіздік анықталса,жабдықтаушының өкілі шақыртылады,егер бұл келісім-шартта немесе жеткізудің ерекшк келісім-шарттында  қарастырылса, тауарларды қабылдау тоқтатылады. Ол белгіленген мерзімде келмеген немесе мұндай өкілді шақыру міндетті емес болған жағдайда тауарларды қабылдап алу және кесім жасауда құштарлығы жоқ  мекеменің құзыретті өкілінің қатысуымен тауарларды қабылдау ережесінде қарастырылған  тәртіпке сәйкес немесе, егер жабдықтаушы  жазбаша келісім берсе, қандай болса  да бір өкілсіз (бір жақты) жүргізуге  болады.

Қабылдап алу кезінде  түскен тауарлардың сапасының ілеспе құжаттарының мәліметтеріне сәйкессіздігі  анықталса және жабдықтаушының өкілі  келмеген жағдайда әрі қарай қабылдауға қатысу үшін сауда-өнеркәсіп палатасының  жергілікті органының немесе тауарлық сараптау бюросының өкілін шақырту  қажет. Тауарларды қабылдауға қатысу үшін қоғам өкіліне куәлік беріледі.

Тауарларды қабылдау нәтижесі және олардың сандық және сапалық  жағынан анықталған сәйкессіздіктері тиісті арнайы «Тауарлық-материалдық құндылықтарды қабылдау кезіндегі анықталған сандық айырмашылықтар жөніндегі кесім» немесе «Тауарлық-материалдық құндылықтарды қабылдау кезіндегі анықталған сапалық айырмашылықтар жөніндегі кесім» жасаумен рәсімделеді. Бұл құжаттарға тек айырмашылықтары анықталған тауарлық-материалдық құндылықтар жөнінде ғана мәліметтер жазылады, айырмашылықтары анықталмаған тауарлық-материалдық құндылықтар кесімдетүгендеп жазылмайды да, тек кесімнің соңына мынадай мазмұнда белгі жасалады: «Қалған тауарлық-материалдық құндылықтардан айырмашылықтар анықталмаған».

Кесімде әдеттегі мағлұматтардан басқа, құжат бойынша қандай көлемде (орын саны, жүктің жалпы (брутто) салмағы, ыдыстың және жүктің таза (нетто) салмағы) тауарлар келіп түсуі керек және қабылдап алынған құндылықтардың нақты  көлемі көрсетіледі, егер сандық айырмашылық анықталса, ал егерсапалық болса, онда тауарлардың сапалық айырмашылықтары, олардың түрі мен себептері,тауарлар төменгі ауыстырғаннан кейінгі олардың бағасы мен басқа мәліметтер жазылады. Әрбір кез-келген жағдайда кесімде анықталған айырмашылықтардың сипаттамасы жетіспеушіліктің себептері мен пайда болған жері жөнінде комиссяның қорытындылары беріледі.

Шот-фактуралардың және тауар-көлік  құжаттарының барлық даналарына қойма (дүкен) меңгерушісі кесім жасалғаны  жөнінде жазу жасайды.

Нақты келіп түскен және материалдық жауапты тұлғалар қабылдап алғантауарлар мен ыдыстарға  екі дана қабылдау құжатын толтырады  да, бірінші данасы менеджерге (экспедиторға) немесе автокөлік жүргізушісіне береді,ал екіншісі қойма (дүкен) меңгерушісінде қалады. Бұдан басқа көрсетілген құжаттардың бір-бір данасын материалдық жауапты тұлға өзіне қалдырады да, қалғанын жабдықтаушының өкіліне береді.

Импорттық  тауарларды  сандық   және  сапалық  жағынан    қабылдап   алуды  арнайы   комиссия  сауда - өндірістік   палатасының  немесе  тауарлық     сараптау   бюросының    өкілінің   қатысуымен    жүргізеді. Мұндай  мүмкіншілік болмайтын жерде  тауарлар басқа мүдделі емес мекемелердің өкілдерінің қатысуымен қабылданады. Оларда тауарларды қабылдап алуға қатысуына  құқық беретін куәлік (сенімхат) болуы керек.

Егер импорттық тауарларды қабылдап алу кезінде олардың  сапасы тиісті емес, түгел емес және жетіспешілігі анықталса, онда «Импорттық тауарларды қабылдап алу кезіндегі анықталған сандық және сапалық айырмашылықтар жөніндегі кесім» жасалады. Ол әрбір шетелдік фирмаларға және шетелдік фирмалардың фабрикалық буып-түюлі түрінде келіп түскен тауарларға жасалған наряд-тапсырыс бес данадан жасалады (екі данасы- Қазақстандық және басқа мекемелерімен есептесу үшін және үш данасы фирмаға талап жасау үшін), ал басқа жабдықтаушылардың көтерме базасы буып-түйген шетелдік тауарларға екі дана жазылады: біріншісі жабдықтаушыларға талап (шағым) хат үшін,екіншісі – тауарлық-материалдық қорлардың қозғалысын есепке алу үшін.

Егер сауда мекемесі сапасы жаман тауарларды қабылдап алудан бас  тартса,ол бұл туралы дереу жабдықтаушыға  хабарлауға міндетті де,тауарларды жауапты  сақтауға қабылдап алады.

Жабдықтаушы хабарлама қағазды  алған кезден бастап жедел түрде  тауарларды тиісті орнына жұмсау туралы бұйрық береді. Олай болмаған жағдайда, қабылдаушының тауарларды жабдықтаушыға  қайитарып беруге құқылы.

Кесім үш данадан жасалады да, арнайы қабылдау комиссиясының  барлық мүшелері қол қояды және кесім  жасаған күннің келесі күнінен кешіктірмей, сауда мекемесінің жетекшісі  оны бекітеді. Кесімнің бір данасын  талап (шағым) хатпен бірге жабдықтаушыға  немесе көлік мекемесінежіберіледі,екіншісі бухгалтерияға беріледі, үшінші данасы материалдық жауапты тұлғада  қалады. Ілеспе тауарлық құжатына жасалған кесім туралы оның номері туралы мен  күнін көрсетіп белгі жасалуы  қажет.

Талап (шағым) хатына сондай-ақ мынандай құжаттар тіркеледі: төлем  талап-тапсырма көшірмесі, теміржол құжатының (коносаменттің, әуе жол құжаты, тауар  көлік құжаты) көшірмесі, тауарларды қабылдап алуға қатысқан өкілдің куәлігінің (сенімхатының) көшірмесі, талаптың есептелуі, буып-түю жазба қағаздары, бума картасы және т.б. бір айдың ішінде жабдықтаушы талапты (шағымды) қанағаттандырмаса, талап (шағым) материалдары талап сомасының көлеміне байланысты экономикалық сотқа немесе жауапкердің жоғары тұрған мекемесіне жіберіледі.

Сапасы немесе жиынтығы тиісті жәрежеде емес тауарларды жеткізуге  байланысты жолдаған талаптардан (шағымдардан) туындайтын үлкен сомадағы дебиторлық қарыздарды болдырмау мақсатында сауда  мекемелері (кәсіпорындары) акцептсіз  тәртіппен жабдықтаушының шотынан  артық төленген соманы бұрын есепке қосылған төлем шотына аударуына құқы бар. Егер кесім тауарларды анықталған сандық (сапалық) жағынан қабылдау үшін белгіленген мерзімде жасалса, мұндай талапты банк сатып алушыдан инкассоға және қарызды қамтамасыз етуге тауарларды қабылдап алу кезінде анықталған сандық (сапалық) айырмашылықтар жөніндегі кесім жасағаннан кейін   10 күннен аспайтын мерзім ішінде қабылдайды.

Тауарларды қабылдап алумен қатар бір уақытта ыдыстарды  да сандық және сапалық көрсеткіштері  бойынша қабылдайды. Мұнда ыдыстарды  таңбасына, бүтіндігіне, қаптардың  белгіленген сапасына, бағалардың дұрыстығына  және т.б.көп көңіл бөлінеді. Қоймаға  қабылданған ыдыстардың  саны, сапасы және бағалары мен жабдықтаушының құжаттарының мәліметтерінің арасында айырмашылықтар анықталған жағдайда белгіленген тәртіпте тиісті кесім жасалады.

Тауарлармен бірге түскен ыдыстар мен буып-түю материалдары сатуға болатындай мүмкіндіктегі  бағамен  бағаланады және арнайы комиссияның  жасаған жабдықтаушының шотында көрсетілмеген ыдыстарды қабылдау кесіміне сәкес қабылданып алынады.

Қолма-қол   есептесіп  алынған   тауарларды құжаттық   рәсімдеу

Нарықтық    экономика   жағдайында  сауда   мекемелері (кәсіпорындары)   тауарларды   заңды   тұлғалардан (жабдықтаушылардан)  және  жеке  тұлғалардан (фермелерден, кәсіпкерлерден   және  т.б.)  қолма-қол  есептесіп    ала  алады. Мұнда   келіп   түскен  немесе  сатып   алынатын  тауарлар  үшін   есеп   айырысуды   сауда   мекемесінің  (кәсіпорнының)  кассасынан  немесе   тауарлар  сатып   алуға   кассадан  материалдық жауапты   тұлғаларға (қойма, дүкен меңгерушісіне)  берілген  есеп  берілетін сомадан салт   ақшамен   жүргізіледі.

Тауарларды  сатып  алудың  негізі  болып   жабдықтаушылармен  жасалған  сатып   алу-сату (жеткізіп  тұру)  келісім-шарттары  қызмет  етеді   де, онда  есептесу  түрі  (үлгісі) «қолма-қол  төлеу»  деп көрсетіледі.    

Сатып    алу-сату (жеткізіп  тұру)  келісім  шарттарына  сәйкес   жоғарыда  көрсетілген   тұлғалар (әрі  қарай  жабдықтаушылар) тиеліп  жіберілген  немесе  жабтықтаушының  өкілі  жеткізген  тауарларңа  үш  немесе   төрт   дана  қажетті  ілеспе  тауарлық    құжаттар (шот-фактуралар, тауар-көлік  құжаттары    және  басқалар)  жазылады. Оларға жеткізілетін тауарларың салмғы (массасы) немесе саны және олардың  сапасы (сапалық куәлік, сәйкестік  сертификаты, лабороториялық сараптаудың  нәтижесі туралы анықтама және т.б.) жөніндегі  құжаттар тіркелуі керек.

Тауарларды жабдықтаушының өкілі жеткізген кезде өккілдің тауарларды жеткізуге алғаны туралы қол қойылған ілеспе құжаттардың  бір данасын жабдықтаушы өзінде қалдырады жда, қалған үш (екі) данасын  өзінің өкіліне береді.

Сауда мекемесінің қоймасына (дүкеніне келіп түскен тауарларды материалдық жауапты тұлға (қойма  немесе дүкен меңгерушісі) жабдықтаушы  өкілінен саны және сапасы бойынша  өткен баптарда айтылған ретпен қабылдап алады. Тауарларды толық қабылдап алғаннан соң материалдық жауапты тұлға (қойма немесе дүкен меңгерушісі) ілеспе құжаттардың барлық данасына қол қойып, құжаттардың бір данасын  өзінде қалдырады да, екі данасын  сауда мекемесінің (кәсіпорнының) кассасы арқылы тауарлар үшін есеп айырысуға жабдықтаушының өкіліне береді. Бұдан ілеспе тауарлық құжаттардың бір данасы төлеу үшін кассаға ұсынылады да, оның негізінде жабдықтаушының өкіліне қолма-қол ақша беруге кассалық шығыс ордері жазылады. Тауарлық құжаттардың бұл данасы кассалық шығыс ордерімен бірге кассирдің есеп беруіне қоса тіркеледі, ал тауарлық құжаттардың соңғы данасы сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қоймасына (дүкеніне) тауарларды өткізгенін растау үшін жабдықтаушының өкілінде қалады.