Внутренний аудит предприятия

Нечто подобное можно применить и на предприятии. Каждый менеджер готовит свой перечень важнейших объектов управления и  свой, актуальный с его точки зрения, перечень нуждающихся в стандартизации процессов, структурных единиц, ресурсов, показателей.

Чтобы конкретному  менеджеру выделить именно важнейшие  объекты управления и, с другой стороны, важнейшие же не пропустить, мучительно «вытаскивая» их из памяти, следует  обратиться к документам, постоянно  вращающимся вокруг. Это, во-первых, уже существующие на предприятии  нормативные документы, начиная  от «Миссии» и до «Должностной инструкции». Они пока еще разрозненны, но в  них уже зафиксированы действительно  важные и существенные объекты управления.

Во-вторых, это  документы, связанные с текущей  деятельностью — первичные документы  бухгалтерского учета, плановые и отчетные формы и т.д. В них по частоте  упоминания, величине стоимостных оценок и другим критериям можно выделить важнейшие объекты управления.

Вариант второй — использовать принцип процессного  подхода, как в стандартах серии ISO-9000. Всеобщий менеджмент качества как  важнейшую категорию объектов управления выделяет «процессы». В связи с этим, во-первых, целесообразно начать как раз со стандартизации процессов. Во-вторых, использовать при формировании последовательности разработки внутренних нормативных документов те же подходы, которые применяются для определения приоритетности процессов при проведении их описания и последующего реинжиниринга.

Объекты управления 
Определения объектам управления можно давать на основании:

• существующих определений во внешних нормативных актах;
• определений, зафиксированных в умных книгах;
• собственных формулировок.

Актуальность  и трудность выбора правильных определений  для объектов управления очевидна (Пример 2).

Пример 2

Рассмотрим понятие  «Запасы». 
Заимствование определения этому термину из внешних нормативных документов приведет, в том числе, к отечественному стандарту в области ведения бухгалтерского учета ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов», к его п. 3: «Материально-производственные запасы — часть имущества:

• используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;
• предназначенная для продажи;
• используемая для управленческих нужд организации...»

При этом п. 2 данного  «Положения» уточняет, что «... настоящее  Положение не применяется в отношении  основных средств и незавершенного производства». Таким образом, незавершенное  производство «Положение» к запасам  не относит.  
Теперь определение из Международного стандарта финансовой отчетности (IAS 2): «Запасы — это активы:

а) предназначенные  для продажи в ходе нормальной деятельности; 
б) в процессе производства для такой продажи; или 
с) в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг...»

Далее в п. 5 данного  стандарта определение раскрывается: «Запасы включают товары, закупленные  и хранящиеся для перепродажи... Запасы также включают готовую или незавершенную  продукцию, выпущенную компанией и  включающую сырье и материалы, предназначенные  для дальнейшего использования  в производственном процессе. В случае с компанией сферы услуг запасы включают стоимость услуг, для которой  компания еще не признала соответствующую  величину дохода».

Таким образом, взяв за основу IAS 2, предприятие относит  незавершенное производство к категории  запасов. Если она соглашается с  трактовкой запасов отечественным  стандартом ПБУ 5/98, то вынуждена незавершенное  производство исключить из категории  запасов.

Еще более наглядным  является пример с такими созвучными и близкими понятиями как «расходы», «затраты», «издержки». Сколько искаженных бюджетов было подготовлено и сколько  не самых правильных управленческих решений было принято из-за некорректной квалификации упомянутых показателей!

 
Любое некорректное определение объекта  управления может потянуть за собой  шлейф методологических проблем. Тем  не менее, можно сформулировать основные способы решения этой проблемы.

Правило первое. Подбирая определение тому или иному понятию, следует помнить о тех методологических последствиях, которые данное определение вызывает, т.е. при рассмотрении различных вариантов определений следует анализировать последствия применения каждого из них.

Правило второе. Определение, которое дается тому или иному термину, должно быть понятно сотрудникам предприятия, не носить формальный характер. Для этого, кроме собственно раскрытия термина, полезно дать к нему некоторый комментарий, раскрывающий доступным языком трудные для понимания моменты.

Особенности разработки классификаторов  и справочников

Можно выделить два принципиальных подхода к  проведению классификации любых  объектов, в том числе и объектов управления.

1. Использование иерархических уровней детализации классифицируемых объектов.  
   Классификация осуществляется с использованием схемы «класс объектов — группа объектов — вид объектов — подвид объектов — объект».
2. Использование для классификации объектов собственно классификационных признаков. Под признаком классификации понимается признаваемая существенной категория свойств (характеристик) объектов, позволяющая осуществить их группировку (систематизацию). Количество возможных признаков классификации для любого объекта может быть достаточно большим. Поэтому при формировании классификаторов необходимо выбрать именно те признаки, которые являются существенными с точки зрения управления данным объектом.

Например, можно  выделить около двух десятков признаков  классификации объекта управления «затраты». Но с точки зрения практического  применения существенной признается только их часть.

Таким образом, каждый классификатор определяет существенные признаки классификации каких-либо объектов, с использованием которых  осуществляется группировка данных объектов. Кроме того, на основании  выделенных признаков классификации  разрабатывается структура цифровых идентификационных кодов, используемых для обозначения объектов.

Представленные  подходы к классификации объектов должны быть реализованы таким образом, чтобы, с одной стороны, используемые признаки позволили выделить все  необходимые для управления свойства (характеристики) объектов, и, с другой стороны, разработанная классификация  была достаточно удобной, а присваиваемые  коды не были слишком громоздки.

Следует сказать, что в ряде случаев при разработке на предприятии собственных классификаторов  является целесообразным использование  общероссийских классификаторов, хотя бы частично. Например, берется за основу соответствующий общероссийский классификатор  и дополняется необходимыми классификационными признаками.

При оформлении справочников можно также использовать 2 способа.  

1. Справочник имеет статус приложения к классификатору. В этом случае все необходимые вспомогательные реквизиты могут быть опущены, и справочник будет представлять собой перечень всех выделенных на предприятии объектов с указанием их идентификационных кодов.
2. Справочник оформляется в виде самостоятельного документа. В этом случае он, как и документы всех других категорий, должен быть соответствующим образом структурирован и снабжен всеми необходимыми реквизитами, т.е. содержать разделы «Назначение», «Область применения», «Термины и сокращения», «Ответственность» и т.д.