Управленческий учет и анализ расходов на оплату труда в организации

Для учета рабочего времени применяются формы №  Т-12 «Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы», и № Т-13 «Табель учета  использования рабочего времени».

Эти формы используются также:

для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени; для получения данных об отработанном времени; для расчета заработной платы; для составления статистической отчетности по труду.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий  и неявок с указанием причины, а также часов простоя и  часов сверхурочной работы.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или лицом на это  уполномоченным и передается в расчетный  отдел бухгалтерии два раза в  месяц: для корректировки суммы  выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

Учет явок на работу и использование рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем  регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметку о  неявках и опозданиях делают на основании  соответствующих документов - листах временной нетрудоспособности, справок  о вызове в суд, военкомат и  т.п., которые работники сдают  табельщикам. Часы отработанные сверхурочно  отмечаются по спискам начальников  отделов.

На титульном  листе табеля даны условные обозначения  отработанного и неотработанного  времени. Количество дней и часов  указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной - цифровым.

Для отражения  использования рабочего времени  за каждый день в табеле отведено две  строки - одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним. В случае раздельного учета использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда допускается  использование раздела 1 «Учет использования  рабочего времени» табеля по форме  № Т-12 в качестве самостоятельного документа. Условные обозначения отработанного  и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы №  Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

«Табель учета  использования рабочего времени» применяется  в условиях автоматизированной обработки  данных.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы  с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся:

структурное подразделение;

фамилия, имя, отчество;

профессия (должность);

табельный номер  и т.п.;

то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма  табеля изменяется в соответствии с  принятой технологией обработки  данных.

Необходимо отметить, что табельный учет охватывает всех работников МУК Межпоселковом Культурно-Досуговом Центре. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

В табеле ведется  только учет явок и неявок, отработанного  времени и проводятся данные для  начисления заработной платы по видам  и направлениям затрат. Все остальные  необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета  получают с помощью вычислительных машин.

Начальники каждого  структурного подразделения МУК  Межпоселкового Культурно-Досугового Центре учитывают явки (неявки) сотрудников своего подразделения самостоятельно, и подают данные в отдел кадров. Уполномоченный сотрудник отдела кадров составляет сводный табель на сотрудников всего учреждения в одном экземпляре. Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию учреждения, где на его основе рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем в бухгалтерию передаются приказы о предоставлении отпусков сотрудникам, больничные листки нетрудоспособности и тому подобное. Таким образом, для бухгалтера МУК Межпоселкового Культурно - Досугового Центра табель учета использования рабочего времени является одним из первичных документов, на основании которого производится расчет заработной платы.

В соответствии с законодательством всем работникам предоставляются ежегодные отпуска. Все работники в случае временной  нетрудоспособности получают пособия  в размерах, определенных законодательством.

Оплата работы в выходные и праздничные дни. Оплата работы в праздничные дни  должна подтверждаться приказом на работу в праздничные дни и табелем  учета рабочего времени. Работа в  выходной и праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным  и часовым ставкам, - в размере  не менее двойной дневной или часовой ставки;

работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной номы.

Например, работнику  Смагину А.П. установлена пятидневная  рабочая неделя с двумя выходными  днями в субботу и в воскресенье. Месячный оклад работника - 4000 рублей. Ежемесячная премия - 4000 рублей.

По распоряжению работодателя он отработал выходной день 20января 2008 года.

Дневная тарифная ставка данного работника:

(4000 руб. + 4000 руб.) : 15 дней = 533,33 руб.

Доплата за работу в выходной день составит:

533,33 руб. x 1 день x 2 = 1066,66 руб.

Основанием для  оплаты работы в выходной день является: приказ на работу в выходной день и  табель учета рабочего времени.

По желанию  работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может  быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий  праздничный день оплачивается в  одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата очередных  отпусков. Согласно ст. 114 ТК РФ штатным  работникам ежегодно предоставляются  очередные отпуска. Право на использование  отпуска за первый год работы возникает  у работника по истечении шести  месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику  может быть предоставлен и до истечения  шести месяцев. Отпуск за второй и  последующие годы работы может предоставляться  в любое время рабочего года в  соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной  в данной организации.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно администрацией предприятия в виде графика отпусков, который составляется на календарный год (форма № Т-7). График отпусков - сводный график. При  его составлении учитываются  действующее законодательство, специфика  деятельности организации и пожелания  работников. В МУК Межпоселковом Культурно - Досуговом Центре график отпусков согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем подразделения. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Основанием для  расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого числа, продолжительность отпуска. Минимальная продолжительность  ежегодного оплачиваемого отпуска - 28 календарных дней. При этом нерабочие  праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных  дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен  не позднее, чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных  федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию  в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему  предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК РФ).

Иногда отпуск по соглашению между работником и  работодателем может переноситься на другой срок. В частности, если работнику  своевременно не были выплачены отпускные  или, если он не был предупрежден о  времени начала отпуска за две  недели до его начала. Если во время  отпуска работник заболел (что было подтверждено листком нетрудоспособности), то его отпуск прерывается на количество дней болезни и продлевается по договоренности работника и администрации предприятия.

Пример: Работнику  предоставлен отпуск на 28 календарных  дней с 01 сентября по 28 сентября 2008г.

24 сентября работник  заболел, что подтверждается листком  нетрудоспособности, выданным медицинским  учреждением. Болезнь продолжалась  до 26сентября (всего 3 рабочих дня  по календарю 5-дневной рабочей  недели).

Таким образом, отпуск должен быть продлен на 3 календарных  дней, т.е. до 01 октября 2006г.

Оплата отпуска  производится не позднее, чем за три  дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем  очередной отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна иметь не менее 14 календарных дней.

Необходимо отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть  отпуска, превышающая 28 календарных  дней, по письменному заявлению работника  может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и  работникам в возрасте до 18 лет, а  также работникам, занятым на тяжелых  работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (ст. 126 ТК РФ).

Отзыв работника  из отпуска допускается только с  его согласия. Неиспользованная в  связи с этим часть отпуска  должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или отпуска.

При оплате отпусков необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 г. № 213.

Средний дневной  заработок для оплаты отпусков исчисляется  за последние три календарных  месяца, предшествующих отпуску (с 1-го до 1-го числа), путем деления суммы  начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных  дней). При этом из расчетного периода  исключается время, а также начисленные  суммы, когда работник получал пособие  по временной нетрудоспособности, был  в отпуск без сохранения средней  заработной платы (по семейным обстоятельствам), не работал в связи с простоем не по вине работника, а также по другим причинам, предусмотренным законодательством. Кроме того, при расчете средней  заработной платы из расчетного периода  исключаются праздничные дни, установленные  законодательством.

Рассмотрим на примере расчет суммы отпускных:

Бухгалтеру Терентьевой  Л.П. предоставлен отпуск, согласно графику  отпусков, продолжительностью 18 календарных  дней. В данном примере отпуск начинается с 01 августа 2007 г и заканчивается 18 августа 2007 г. За три месяца, предшествующих месяцу предоставления отпуска, работнику  были произведены следующие начисления:

В мае 2007 г.: оклад  в размере 7500 руб., ежемесячная премия - 7500 руб. Общая сумма начислений - 15000 руб.

В июне 2007 г.: оклад  в размере 7500 руб., ежемесячная премия - 7500 руб. Общая сумма начислений - 15000 руб.

В июле 2007 г.: оклад  в размере 7500 руб., ежемесячная премия - 7500 руб. Общая сумма начислений - 15000 руб.

Сумма среднего дневного заработка составит:

( 15000 руб. + 15000 руб. + 15000 руб.) : (3 x 29,6) = 506,75 руб./дн.

Сумма отпускных: 506,75 руб./дн. x 18 дн. = 9121,50 руб.

Для расчета  причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или  иного отпуска применяется «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-60). При расчете среднего заработка для оплаты отпуска  в графе 3 показывается общая сумма  выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.