Учёт основных средств и анализ эффективности их использования (на примере ОАО «Пинский автобусный парк»)

а) первичных бухгалтерских  документов, оформленных в соответствии с требованиями ст. 9 Закона РБ «О бухгалтерском  учёте и отчётности»;

б) регистров бухгалтерского учета (Программа 1С).

 

2.2 Документальное  оформление хозяйственных операций по учету

      основных средств

 

Систематизация и накопление информации осуществляется в учётных и бухгалтерских регистрах. Учетными регистрами называются формы (таблицы), предназначенные для ведения учётных записей и используемые в системе бухгалтерского, оперативного и статистического учёта. Бухгалтерский учёт строго документален. Записи осуществляются только на основании правильно заполненных первичных учётных документов.

Первичные учётные  документы – это документы, в которых хозяйственные операции находят своё первичное отражение. Они составляются ответственными исполнителями совместно с другими участниками операции  и служат гарантией достоверности бухгалтерских данных.

Первичные учётные документы  создаются в момент совершения хозяйственной операции и фиксируют факт её совершения. Своевременное документальное оформление хозяйственных операций является неотъемлемым атрибутом обеспечения эффективного контроля  за сохранностью материальных и денежных средств, основой для дальнейшего наблюдения за деятельностью лиц, наделённых правом распоряжаться имуществом предприятия.

Первичные документы  принимаются к учёту, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Формы первичной учётной документации по учёту основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк» утверждены Постановлением Министерства финансов РБ от 10.01.2009 г. «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения типовых форм первичной документации».

Учёт основных средств  в ОАО «Пинский автобусный парк»  оформляется следующими первичными документами, представленными на рисунке 2.3.

 

 

Рисунок 2.3 – Первичный учёт основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк»

 

Каждая форма первичной  учётной документации оформляется на различных этапах движения основных средств (рисунок 2.4).

Акт о приёме-передаче объектов основных средств (ф. № ОС-1) составляется при оформлении приёма-передачи основных средств членами приёмочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации, и утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. Акты составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2) выписывается передающей стороной в трёх экземплярах: 1 – передаётся в бухгалтерию, 2 – остаётся у лица, ответственного за сохранность основных средств сдатчика, 3 – передаётся получателю. Накладная подписывается материально ответственными лицами получателя и сдатчика.

 

 

Рисунок 2.4 – Классификация первичной документации по направлениям

                         движения основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк»

 

Акт о приёме-сдаче  отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3), подписанный членами приёмочной комиссии и представителем организации, производившей ремонт сдают в бухгалтерию организации. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных, ф. № ОС-4), акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4а) составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй – остаётся у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. При списании автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передаётся документ, подтверждающий снятие его с учёта в Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь.

Инвентарная карточка учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6) заполняется в одном экземпляре на основании документа на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, на капитальный ремонт и списание.

Первичные учётные документы  в организации создаются исполнителями и поступают в бухгалтерию в соответствии с утверждённым графиком документооборота [Приложение Г]. Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений, а также участие в нем минимально необходимого числа подразделений и исполнителей.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер и утверждается распоряжением (приказом) руководителя организации. График оформляется в виде перечня выполняемых каждым подразделением организации (конкретным исполнителем) работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием связи между ними и сроков выполнения работ.

Документооборот по поступлению  основных средств. При приобретении основных средств Пинским автобусным парком можно определить следующий порядок движения первичной документации по учёту основных средств. Схема движения первичной документации по объектам основных средств при поступлении от поставщиков в автобусный парк представлена на рисунке 2.5.

 

 

 

Рисунок 2.5 – Схема движения первичной документации при поступлении

                         объектов основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк»

                     от поставщиков

 

При поступлении объектов основных средств в автобусный парк основанием для приёма служат товарная накладная формы ТН-2 [Приложение 6] и техническая документация по объекту основных средств. На основании этих документов объект основных средств принимается к учёту, бухгалтерией организации составляется акт о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1 [Приложение 7], а на основании акта по поступлению составляют инвентарную карточку формы ОС-6 [Приложение 8].

Документооборот по списанию основных средств. Основанием для составления первичной документации при списании основных средств является приказ, на основании которого бухгалтерия организации составляет:

- акт о списании  объекта основных средств (кроме  автотранспортных), форма ОС-4;

- акт о списании  автотранспортных средств, форма ОС-4а [Приложение 34].

Схема движения первичной  документации по объектам основных средств  при их списании представлена на рисунке 2.6.

 

 

 

Рисунок 2.6 – Схема движения первичной документации при выбытии объектов

                         основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк»

 

Документирование хозяйственных  операций и обработка первичных  документов занимают более 50 % объёма учётно-вычислительных работ, поэтому в снижении трудоёмкости выписки и обработки первичных документов кроются значительные резервы сокращения затрат труда по управлению производством.

В настоящее время наблюдается  тенденция к ужесточению требований к рациональной организации документооборота, качеству оформления и хранения документов, усиливается ответственность должностных лиц в случае выявленных нарушений движения первичных учётных документов.

 

2.3 Синтетический  и аналитический учет основных  средств

 

Среди всех активов организации  значительный удельный вес занимают основные средства. На протяжении длительного периода использования основные средства поступают в организацию и передаются в эксплуатацию, изнашиваются в результате эксплуатации, подвергаются ремонту, при помощи которого восстанавливаются их физические качества, перемещаются внутри предприятия, выбывают с предприятия вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего применения.

 Для отражения в учёте операций, связанных с движением основных средств, в ОАО «Пинский автобусный парк» используется синтетический счёт 01 «Основные средства».

На счете 01 «Основные средства» отражаются наличие и движение собственных основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, полученных в аренду (лизинг) (рисунок 2.7).

Основные средства принимаются  к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.

На основании Типового плана счетов с учётом особенностей финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Пинский автобусный парк» разрабатывает и ведёт внутренний рабочий план счетов с разбивкой по субсчетам и аналитическим счетам [Приложение Ж].

 

 

Рисунок 2.7 – Учёт основных средств

 

Для получения информации об объектах основных средств автобусного парка к счёту 01 «Основные средства» открыты следующие субсчета, представленные в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 – Виды и характеристика субсчетов к счёту 01 «Основные средства» в

                                  ОАО «Пинский автобусный парк»

 

01 «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА»
Наименование субсчёта	Характеристика субсчёта
01/1 «Основные средства, собственные»	Отражаются объекты основных средств производственного и непроизводственного назначения, используемые в производственной и хозяйственной деятельности ОАО «Пинский автобусный парк»
01/2 «Основные средства, полученные в лизинг»	Учитываются объекты основных средств, полученные по договорам досрочной аренды и лизинга с правом выкупа, а также доверительного управления.

 

Окончание таблицы 2.1

01 «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА»
Наименование субсчёта	Характеристика субсчёта
01/3 «Выбытие основных  средств»	Учитывается выбытие объектов основных средств (списание, безвозмездная передача и другие случаи) и формируется их остаточная стоимость.
01/4 «Основные средства (приращенная стоимость)»	Беларусбанк
01/5 «Основные средства (приращенная стоимость)»	БПС-банк

 

Поступление основных средств в ОАО «Пинский автобусный парк» осуществляется в соответствии с Постановлением Министерства финансов РБ от 20.12.2001 г. № 127 (в ред. от 25.06.2010 г. № 77) «Об утверждении инструкции об отражении в бухгалтерском учёте хозяйственных операций с основными средствами» с использованием счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчёт 08/1 «Приобретение объектов основных средств». По дебету этого субсчёта собирается информация о фактических затратах по приобретению основных средств, т. е. формируется первоначальная стоимость объекта (рисунок 2.8).

 

 

Рисунок 2.8 – Формирование стоимости основных средств

 

Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию и оформленных  в установленном порядке, списывают с кредита счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы» в дебет счёта 01 «Основные средства».

Процесс расширенного воспроизводства  требует непрерывного пополнения и обновления основных средств. Основные средства поступают в организацию в результате приобретения за плату. Рассмотрим процесс приобретения за плату и документальное оформление основных средств (автобусов МАЗ) Пинским автобусным парком (таблица 2.2).

 

Таблица 2.2 – Хозяйственные операции по поступлению основных средств в

                                 ОАО «Пинский автобусный парк»

 

Содержание хозяйственной  операции	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.	Наименование документов	Примечание
	Дебет	Кредит
Приобретение 2 автобусов МАЗ	08/1	60/1	625 357 000	ТН-2
НДС 20 %	18/1	60/1	125 071 400	ТН-2
Перечислена оплата	60/1 60/1	51 55	750 428 400		Собств. ср-ва За счёт кретита
Приняты на баланс ОАО «Пинский автобусный парк» 2 автобуса МАЗ	01/1	08/1	626 034 582	ОС-1, ОС-6
Страхование транспортного средства	76/2	52/4	27530 евро	Страховое свидетельство

 

Прием объекта основных средств оформляется актом о приеме-передаче (ф. № ОС-1) [Приложение 7], к акту прилагаются оправдательные документы на поступление объекта – товарная накладная (ф. ТН-2) [Приложение 6]. Утверждённый руководителем организации акт приема-передачи объекта основных средств передаётся в бухгалтерию, открывающую согласно этим документам инвентарную карточку (ф. № ОС-6) [Приложение 8]. Поступившее автотранспортное средство подлежит обязательному страхованию [Приложение 5].

При ведении бухгалтерского учёта записи хозяйственных операций производятся на основании первичных документов и регистров в Журнале-ордере № 13 [Приложение 3], который составляется ежемесячно. Также ежемесячно составляется анализ счёта 01/1 [Приложение 2].