Учёт необоротных активов в бюджетной организации

Суммы, перечисленные за выполненные строительно-монтажные работы, и стоимость переданных подрядчику конструкций и деталей, строительных материалов для строительно-монтажных работ отражаются по дебету субсчёта 631 и кредиту субсчетов 201, 202, 204 и счетов 31, 32.

По окончании строительства стоимость выполненных строительно-монтажных работ отражается по дебету субсчетов 801. 802, 811 и кредиту субсчёта 631.

Как видим, субсчёт 631 используется в случаях, когда бюджетной организацией заключён договор с подрядчиками на выполнение строительно-монтажных работ, работ по капитальному строительству. Что касается субсчетов 364, 675, то они отражаются в случаях, когда подрядчиком выполнены работы не относящиеся к категории строительных, т.е. при расчётах предоставленные услуги (услуги по транспортировке, доставке и т.п.), а также ремонтные работы.

При выполнении ремонтных работ подрядным способом затраты на проведение ремонта в бухгалтерском учёте отражаются записями по дебету субсчетов 801, 802, 811 – 813 с кредита субсчетов 364 «Расчёты с прочими дебиторами», 675 «Расчёты с прочими кредиторами». При этом основанием для осуществления этих записей является подписанный сторонами акт сдачи-приёмки выполненных подрядных работ.

При выполнении ремонтных работ хозяйственным способом затраты, связанные с проведением ремонта, формируется из стоимости израсходованных материалов, запасных частей, начисленной заработной платы, отчислений на социальные мероприятия и др.

Стоимость материалов, запасных частей, приобретённых бюджетной организацией для выполнения ремонтных работ, учитывается на субсчетах 201 «Сырьё и материалы», 238 «Запасные части к машинам и оборудованию». По мере передачи таких материалов, запасных частей со склада для выполнения ремонтных работ их стоимость списывается с кредита соответствующих счетов учёта запасов в дебет субсчетов 801, 802, 811 – 813.

При этом отпуск материальных ценностей со склада учреждения для выполнения ремонтных работ оформляется накладной (требованием) типовой формы № З-3, утверждённой приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130.

Начисление заработной платы работникам, выполняющим ремонтные работы, и отчислений на социальные мероприятия отражается с кредита счетов 661 «Расчёты по заработной плате», 65 «Расчёты по страхованию» в дебет счетов 801, 802, 811 – 813.

Независимо от того каким способом выполнялись ремонтные работы в учреждении (подрядным или хозяйственным), в обоих случаях после проведения ремонта объектов необоротных активов оформляется Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов формы № ОЗ-2 (бюджет), типовая форма которого утверждена Инструкцией № 125.

В акте указывается сметная стоимость ремонта согласно утверждённому расчёту расходов, необходимых для их осуществления, и фактическая стоимость законченных работ.

Изменения в характеристике объекта необоротных активов, связанные с его  ремонтом – указываются в соответствующем разделе акта и в техническом паспорте объекта.

Акт, подписанный работником бюджетной организации, уполномоченным на приёмку необоротных активов, и представителем структурного подразделения учреждения, производившего ремонт, сдают в бухгалтерию учреждения, где выполняются соответствующие записи в инвентарных карточках учёта необоротных активов о выполненном ремонте. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения.

В случае если ремонт выполняет стороннее предприятие (организация), акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем учреждения, уполномоченным на приёмку необоротных активов, и представителем предприятия (организации), производившего их ремонт. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию учреждения, где выполняются соответствующие в инвентарных карточках учёта необоротных активов. Второй экземпляр передают предприятию, которое выполняло ремонтные работы.

2.2 Техническое обслуживание необоротных активов

В отличие от ремонтных работ, которые представляют собой комплекс операций по восстановлению объекта и увеличению его долговечности, каждая организация систематически проводит мероприятия, необходимые для поддержания объектов необоротных активов в рабочем состоянии.

Подобного рода мероприятия направлены на определения технического состояния необоротных активов и соответствия требованиям безопасности, для установления объектов, пребывающих в неудовлетворительном техническом и аварийном состоянии и определения возможности их дальнейшей безопасной эксплуатации, а также для разработки неотложных мероприятий по восстановлению работоспособности таких объектов. Помимо указанных заданий, целью таких технических осмотров является разработка предложений по технической эксплуатации необоротных активов, а также качества проведения всех видов ремонта.

Для соблюдения вышеуказанных требований по эксплуатации необоротных активов все необоротные активы, находящиеся на балансе бюджетной организации, должны находиться под постоянным наблюдением инженерно-технических работников, ответственных за сохранность этих объектов.

Разновидность работ, проводимых при техническом обслуживании необоротных активов, прежде всего зависит от того, к какой группе относится объект.

Так, при техническом обслуживании зданий (сооружений) проводится комплекс работ, направленных на поддержание исправности элементов зданий или заданных параметров и режимов работы технического оборудования.

Техническое обслуживание включает работы по контролю ха их техническим состоянием, устранению неисправностей, требующие немедленного выполнения, подготовку зданий к  сезонной эксплуатации, также по обеспечению воздушного обмена, температуры, влажности и других показателей помещений.

Техническое обслуживание оборудования представляет собой комплекс работ, необходимых для поддержания работоспособности оборудования между ремонтами и выполняемых с учётом установленных в эксплуатационной документации значений наработки или через установленные интервалы времени.

Под техническим обслуживанием транспортных средств понимается комплекс операций или операция по поддержанию работоспособности или исправности во время использования по назначению, хранения и транспортировки транспортного средства.

Различают следующие виды технического обслуживания транспортных средств:

–       ежедневное обслуживание (ЕО);

–       первое техническое обслуживание (ТО-1);

–       второе техническое обслуживание (ТО-2);

–       сезонное техническое обслуживание.

Перечень операций, относящихся к техническому обслуживанию, и периодичность их проведения установлены Положением о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утверждённым приказом Министерства транспорта Украины от 30.03.98 г. № 102.

Ежедневное обслуживание транспортного средства проводится после работы с целью подготовки его к дальнейшей эксплуатации. Оно предусматривает: проверку технического состояния, выполнение работ по поддержанию надлежащего внешнего вида транспортного вида, заправку эксплуатационными жидкостями, устранение обнаруженных неисправностей, санитарную обработку транспортного средства, уборочно-моечные работы.

Первое и второе техническое обслуживание включает в себя контрольно-диагностические, крепёжные, регулировочные работы по основным агрегатам и системам автомобиля, а также смазочные и очистительные работы.

Таким образом, система технического обслуживания, проводимого в учреждениях и организациях, призвана обеспечить поддержание объектов необоротных активов в рабочем состоянии и предотвращение неожиданного выхода их из строя, а также своевременную подготовку необходимых запасных частей и материалов. Другими словами к техническому обслуживанию зданий, сооружений, оборудование можно отвести практически все работы по текущему содержанию таких объектов.

К составу затрат на проведение технического обслуживания относятся: стоимость израсходованных материалов, запасных частей, заработная плата, отчисления на социальные мероприятия  и др., которые отражаются в составе фактических расходов бюджетной организации по соответствующим кодам экономической классификации, которая утверждена приказом Министерства финансов Украины от 27.12.2001 г. № 604.

Так, расходы, связанные с содержанием транспортных средств, в частности, на проведение планово-технического обслуживания, приобретение запчастей, отражаются по коду 1135 «Оплата транспортных услуг и содержание транспортных средств»; расходы, связанные с техническим обслуживанием оборудования, компьютерной, множительной, медицинской и другой техники, - по коду 1137 «Текущий ремонт оборудования, инвентаря и зданий; техническое обслуживание оборудования».

В бухгалтерском учёте стоимость материалов, запасных частей, приобретённых бюджетной организацией для проведения технического обслуживания объектов необоротных активов, учитывается на субсчетах 202 «Оборудование, конструкции и детали к установке», 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности», 238 «Запасные части к машинам и оборудованию». По мере передачи таких материалов, запасных частей, деталей со склада их стоимость списывается с кредита указанных субсчетов учёта запасов в дебет субсчетов 801, 802, 811 – 813.

В аналитическом учёте основанием для списания материалов, запасных частей для проведения технического обслуживания являются накладная (требование) по форме № З-3 или заборная карта по форме № З-5, типовые формы которых утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130. [8]

2.3 Модернизация необоротных активов

Инструкцией № 64 предусмотрены случаи, когда в ходе эксплуатации необоротных активов первоначальная стоимость может изменяться. Это происходит в случае, когда организация осуществляет работы по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации необоротных активов, которые привели к дополнительному укомплектованию таких активов.

Другими словами, увеличение первоначальной стоимости необоротных активов имеет место при выполнении работ, направленных на улучшение эксплуатационных качеств активов, в результате которых они приобретают новые качества. Суть достройки и реконструкции заключается в расширении существующих возможностей объекта необоротных активов, получении каких-то новых технических характеристик, ранее не свойственных данному объекту.

Для правильной классификации работ, осуществляемых учреждением, целесообразно создать комиссию, которая произведёт осмотр объекта, в отношении которого планируется осуществить мероприятия по реконструкции, достройке и т.п., и установит их характер.

Практика показывает, что в большей части работы по реконструкции и достройке необоротных активов организаций выполняются подрядчиками, т.е. сторонними организациями. Поэтому далее рассмотрим именно такой вариант расчётов.

Как указывалось выше, работы по достройке, дооборудованию и модернизации относятся на увеличение первоначальной стоимости объекта необоротных активов. Кроме того, такие суммы подлежат списанию на фактические расходы бюджетной организации. При этом сумма расходов отражается по соответствующему коду экономической классификации ниже в таблице.

Таблица 2 «Коды экономической классификации по техническому обслуживанию»