Учёт необоротных активов в бюджетной организации

Для осуществления контроля за сохранностью карточек и полнотой учёта объектов необоротных активов инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учёту основных средств по форме № ОЗ-10 (бюджет), которые ведутся бухгалтерией предприятия в одном экземпляре по классификационным группам объектов необоротных активов с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта, его названия и отметок о выбытии. Описи инвентарных карточек по учёту необоротных активов подлежат передаче в архив тогда, когда в последнюю инвентарную карточку вносится отметка о списании объекта необоротных активов по их местонахождению материально ответственные лица ведут инвентарные списки основных средств по форме №-11 (бюджет), в которых записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное наименование, первоначальную (балансовую) стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дата и номер документа и причина выбытия (перемещения). При этом данные пообъектного учёта необоротных активов по их местонахождению (эксплуатации) подлежат периодическому сличению с записями в инвентарных карточках, ведущихся в бухгалтерии учреждения.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учёта составляются оборотные ведомости по каждой группе субсчетов, которые объединяются соответствующим синтетическим счётом. Итоги оборотов и остатков каждого субсчёта оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатков данных соответствующих счетов книги «Журнал главная» по форме № 308.

1.2.2 Учёт приобретения необоротных активов

В бухгалтерском учёте операции, связанные с приобретением необоротных активов, отражаются с учётом следующих особенностей.

Сформированная с учётом ранее указанных требований первоначальная стоимость необоротных активов отражается в бухгалтерском учёте на счетах 10 «Основные средства», 11 «Прочие необоротные материальные активы», 12 «Нематериальные активы», а все затраты, понесённые бюджетной организацией, которые не включаются в первоначальную стоимость объекта, относятся на фактические расходы учреждения и отражаются в бухгалтерском учёте по Дт субсчетов 801, 802, 811 (в зависимости от того, за счёт каких средств был приобретён необоротный актив) и Кт 364, 675.

В бухгалтерском учёте зачисление поступивших объектов в состав необоротных активов отражается записью:

Дт 101 – 122 – Кт 364 – при поступлении оплаченных необоротных активов;

Дт 101 – 122 – Кт 675 – при поступлении необоротных активов, оплата за которые ещё не перечислена.

Во-вторых, в бюджетных организациях при поступлении необоротных активов создаётся (увеличивается) фонд в необоротных активах, учёт которого ведётся на субсчёте 401 «Фонд в необоротных активах». На стоимость поступивших необоротных активов одновременно производится запись по кредиту субсчёта 401 и дебету субсчетов 801, 802, 811 – 813 ( в зависимости от того, за счёт каких средств был приобретён необоротный актив). Обращаем внимание, что на субсчёте 401 отражается только первоначальная стоимость необоротного актива, учтённая на счетах 10 «Основные средства», 11 «Прочие необоротные нематериальные активы», 12 «Нематериальные активы».

И, наконец, в-третьих, учёт необоротных активов, за исключением библиотечных фондов, малоценных необоротных материальных активов, белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, материалов долгосрочного использования для научных целей и имеющих ограниченное использование, ведётся в полных гривнах, без копеек. Сумма копеек, уплаченных за приобретение необоротных активов, относится на расходы бюджетного учреждения. В зависимости от того, за счёт средств какого фонда (общего или специального) приобретается на объект необоротных активов, списание сумм копеек в бухгалтерском учёте отражаются записью: Дт 801, 802, 811 – Кт 364, 675. Причём сумма копеек, уплаченных при покупке необоротных активов, учреждение относит на расходы того отчётного периода, в каком они были приобретены.

В бухгалтерском учёте приобретение необоротных активов отражается следующими записями:

Таблица 1 «Отражение в бухгалтерском учёте приобретений необоротных активов»

При приобретении необоротных активов путём централизованной поставки бюджетные организации должны руководствоваться Инструкцией о порядке отражения в учёте бюджетных учреждений операций по централизованной поставке материальных ценностей, утверждённой приказом Государственного казначейства Украины от 10.08.2001 г. № 142/181 [6].

1.3 Безвозмездное получение необоротных активов

Бюджетные учреждения могут получать необоротные активы от других предприятий, организаций в качестве гуманитарной помощи.

Учёт основных средств  и других необоротных активов, полученных бюджетным учреждением как гуманитарная помощь, должен осуществляться в соответствии с требованиями таких документов:

–       Закона Украины «О гуманитарной помощи» от 22.10.99 г. № 1192-ХIV;

–       Порядка получения благотворительных (добровольных) взносов и пожертвований от юридических и физических лиц бюджетными учреждениями и заведениями образования, здравоохранения, культуры, науки, спорта и физического воспитания для нужд их финансирования, утверждённого постановлением КМУ от 04.08.2000 г.; [13]

–       Инструкция по учёту основных средств и прочих необоротных активов бюджетных учреждений, утверждённой приказом Государственного казначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61; [2]

–       Порядка бухгалтерского учёта и отчётности в бюджетных учреждениях гуманитарной помощи, утверждённого приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. № 113. [12]

Порядок зачисления на баланс бюджетной организации необоротных активов, поступивших в виде гуманитарной помощи, производится аналогично необоротным активам, приобретённым за денежные средства.

Такие необоротные активы принимаются комиссией, созданной приказом руководителя учреждения. При этом в состав комиссии обязательно должны входить работник бухгалтерии и представитель вышестоящей организации.

На принятые необоротные активы комиссия составляет акт приёмки-передачи основных средств по форме № ОЗ-1, в котором указывается:

–       наименование;

–       количество;

–       Стоимость полученных материальных ценностей по рыночным свободным ценам на их аналогичные виды;

–       Процент их износа (при получении необоротных активов, бывших в употреблении).

Акт подписывается членами комиссии, на нём материально ответственное лицо расписывается о принятии этих ценностей на ответственное хранение.

Одновременно полученному объекту присваивается инвентарный или номенклатурный номер, который обязательно приводится в акте.

Для учёта объектов необоротных активов, полученных в виде гуманитарной помощи, применяются типовые формы первичных документов, утверждённые Инструкцией № 125.

При этом Инструкцией № 64 определено, что учёт таких объектов необоротных активов ведётся отдельно от материальных ценностей, приобретённых учреждением за счёт общего и специального фонда сметы. Поэтому для выделения таких объектов из общего количества необоротных активов целесообразно на инвентарной карточке, инвентарном списке, описи инвентарных карточек по учёту основных средств делать надпись «Безвозмездно полученные» или «Гуманитарная помощь».

Согласно Инструкции № 68 бесплатное получение необоротных активов бюджетными организациями отражается в бухгалтерском учёте по Дт 101 – 122 – Кт 713/1. Одновременно производится запись – Дт 813/1 – Кт 401. При получении необоротных активов, бывших в эксплуатации, сумма износа отражается по Дт 813/1 и Кт 131 – 133.

Данные о необоротных активах, полученных бюджетной организацией в качестве гуманитарной помощи, приводятся в объяснительной записке к квартальному и годовому отчётам, а также в форме № 5 «Отчёт о движении основных средств» в строке 170 «От безвозмездных поступлений».

Помимо указанных форм отчётности бюджетные организации, данные о безвозмездно полученном имуществе должны показать в Отчёте об использовании средств неприбыльными организациями, порядок заполнения которого утверждён приказом ГНАУ от 16.01.98 г. № 27. [14] Так, в частности, стоимость имущества, полученного бюджетной организацией как безвозвратная финансовая помощь, безвозмездные поступления отражается по строке 2, поступившего в качестве добровольных пожертвований, - по строке 4, а также по строке 23 Отчёта об использовании средств неприбыльных организаций и учреждений.

1.4. Износ необоротных активов

В соответствии с Инструкцией № 64 на необоротные активы учреждений и организаций, содержащихся за счёт бюджетных средств, амортизационные отчисления не начисляются, а производится начисление износа в последний рабочий день за год. Причём износ начисляется за полный календарный год независимо от даты их поступления.

Износ начисляется на здания и сооружения, передающие устройства, машины и оборудования, рабочий скот, транспортные средства, инструменты, приборы, производственный (включая устройства) и хозяйственный инвентарь, многолетние насаждения, достигшие эксплуатационного возраста.

Инструкцией определён перечень необоротных активов, на которые износ не начисляется:

1)      земельные участки и капитальные расходы на улучшение земель;

2)      здания и сооружения, являющиеся уникальными памятниками архитектуры и искусства;

3)      оборудование, экспонаты, образцы, действующие и недействующие модели, макеты и другие наглядные пособия, которые находятся в кабинетах и лабораториях и используются с учебной и научной целью;

4)      продуктивный и племенной скот, служебных собак, декоративных и подопытных животных;

5)      многолетние насаждения, не достигшие эксплуатационного возраста;

6)      сценично-постановочные средства;

7)      документацию по типовому проектированию;

8)      фильмофонды;

9)      экспонаты животного мира (в зоопарках и других аналогичных учреждениях);

10)  библиотечные фонды;

11)  музейные и художественные ценности;

12)  малоценные необоротные материальные активы;

13)  бельё, постельные принадлежности, одежду и обувь;

14)  природные ресурсы;

15)  временные нетитульные сооружения;

16)  материалы долгосрочного использования для научных потребностей;

17)  необоротные материальные активы специального назначения.

Кроме того, износ не начисляется также по необоротным активам учреждений, находящихся за границей.

Для начисления износа необоротные активы подразделены на 3 группы, за которыми закреплены соответствующие субсчета. Схема начисления износа на необоротные активы приведена в приложении А.

Нормы износа устанавливаются в процентах к первоначальной стоимости каждой группы необоротных активов на конец отчётного года:

группа 1 – 5 %;

группа 2 – 25 %;

группа 3 – 15 %.

Износ объектов (предметов) необоротных активов определяется в последний день декабря в гривнах без копеек за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчётного года они приобретены или построены) в соответствии с установленными нормами. Начисление износа не может производиться более чем на     100 % стоимости необоротных активов. Если на объект необоротных активов начислен износ в размере 100 %, а он пригоден для дальнейшей эксплуатации, то это не может быть основанием для их списания.

В инвентарных карточках учёта необоротных активов по формам № ОЗ-6 (бюджет) и № ОЗ-8 (бюджет) записывается годовая норма износа в процентах и гривнах. Ежегодно из карточек учёта необоротных активов сумма износа переносится в Ведомость начисления износа на основные средства по форме № ОЗ-12 (бюджет).

В бухгалтерском учёте учёт износа основных средств, нематериальных активов и других необоротных материальных активов ведётся на счёте 13 «Износ необоротных активов», к которому открываются такие субсчета: