Учет материально- производственных запасов с применением информационных технологий

Но, при обнаружении ошибки после проведения инвентаризации заведующая складом может до открытия склада или складской кладовой заявить  об этом председателю инвентаризационной комиссии. Вследствие этого проверяющий осуществляет повторную проверку указанного факта и в случае его подтверждения производит исправление выявленной ошибки в установленном порядке, т.е. зачеркиванием ранее занесенных данных и пишет "исправленному верить" и ставит свою подпись, а если указанный факт не подтвердился, то инвентаризационная опись передается для обработки в бухгалтерию.

После окончания инвентаризации заведующая склада дает расписку о  том, что все материальные ценности, определенные в инвентаризационной описи пересчитаны в её присутствии, с результатами инвентаризации согласна и претензий к проверяющим не имею. Затем все данные о проведении инвентаризации проверяющий передает в бухгалтерия для выявления результатов.

После проведения инвентаризации материальных ценностей и выявления  ее результатов все документы  подвергаются тщательной проверке. Проверяющий начинает проверять правильность оформления инвентаризационной описи, сверяет фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета - журналу-ордеру № 10, машинограмме), потом проверяет цены, таксировка, итоги в описаниях.

При этом на ООО «Агрофирма Степановская» для оформления инвентаризации применяют форму разработанную министерством - форма № инв-3. "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей".

При проведении инвентаризации на ООО «Агрофирма Степановская» инвентаризационная опись заполняется в двух экземплярах: один - для работы в бухгалтерию, а второй - контрольной проверки.

Инвентаризационная опись  по материальным ценностям заполняется  на ООО «Агрофирма Степановская» ручным способом и с использованием средств вычислительной или другой организационной техники (Приложение 55). Ручная инвентаризационная опись заполняется разборчивым подчерком, чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

В начале инвентаризационной описи указываем наименование инвентаризуемой  организации ООО «Агрофирма Степановская». Далее пишется структурная единица предприятия склад №1. Затем в опись вносим основание, для проведения инвентаризации основанное на приказе.

Перед началом заполнения инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, о том, что  к началу проведения инвентаризации все документы по движению материальных ценностей сданы в бухгалтерию. После этой расписки приступают к  заполнению данных по материальным ценностям  фактического наличия и по данным бухгалтерского учета.

Наименование инвентаризуемых  материальных ценностей, их количество указываем в описях по их номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В инвентаризационной описи  заполняют графу "фактическое  наличие согласно данным фактического наличия материальных ценностей  на складе №1" и заполняют графу "по данным бухгалтерского учета  согласно выданным остаткам по складу №1" на дату инвентаризации. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если в заполнении инвентаризационной описи возникла ошибка, то исправление  ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутым правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также и заведующей склада.

В описях, заполняют все  строки в подряд, не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней странице описи делают отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационную опись  подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.

В конце инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, подтверждающую проверку комиссией  материальных ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных  в описи материальных ценностей  на ответственное хранение.

После заполнения инвентаризационной описи проверяющий определяет расхождения  по описи между фактическим наличием на складе №1 и данным бухгалтерского учета. Затем для выявленных результатов  по инвентаризации на основании инвентаризационной описи проверяющий составляет сличительную ведомость, которая включает только те материальные ценности, по которым  при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Сличительную ведомость  подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.

При выявленной недостаче  материальных ценностей заведующая складом пишет письменное объяснение, по какой причине возникла недостача. При выявленном излишке заведующая складом пишет письменное объяснение указывая причины появления неучтенных в бухгалтерском учете материальных ценностей.

После получения письменных объяснений от заведующей складом проверяющий  устанавливает цену материальных ценностей, по которым были выявлены расхождения, на момент проведения инвентаризации. Для этого берется справка  по ценам.

После получения справки  проверяющий в сличительную ведомость  вносит установленную цену на момент проведения инвентаризации.

На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и  причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между  данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Инвентаризация материальных ценностей проводится комиссией  в составе. Данные об остатках ценностей  со слов материально ответственных  лиц или по данным учета без  проверки их фактического наличия в  инвентаризационную опись не вносятся, все данные записываются только при  их фактическом наличии на складе №1.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей бухгалтер берет второй экземпляр  инвентаризационной описи, первичные  документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее.

Для рассмотрения проведения правильности инвентаризации по материальным ценностям бухгалтер начинает с  установления реального сальдо на счете 10 "Материалы". Бухгалтер начинает сравнение путем установления на ближайшую к проверке дату тождественность  записей об остатках товаров на счете 10 "Материалы", указанных в балансе, данным Главной книги, регистров  аналитического учета и лицевых  счетов заведующей складом.

Бухгалтер, получив данные по остаткам материальных ценностей  по складу №1, сравнивает с данными  записями в инвентаризационной описи  по фактическому наличию материальных ценностей на складе №1. При сравнении  данных по инвентаризации видно, были ли выявлены расхождения.

Выявленные при инвентаризации расхождения представляются на рассмотрение руководителю ООО «Агрофирма Степановская», который на основании предоставленных данных принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена  инвентаризация. Все выявленные при  инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными  бухгалтерского учета на ООО «Агрофирма Степановская» регулируется в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете и отчетности".

Если в ходе проведения инвентаризации на ООО «Агрофирма Степановская» выявляются излишние материальные ценности, то такие материалы приходуются и относятся на доходы предприятия. Следовательно, в бухгалтерском учете формируется приходный ордер на излишне выявленные материальные ценности.            

Если же в ходе инвентаризации на была обнаружена недостача материальных ценностей, то при проведении инвентаризации проверяющим выявляется виновное лицо, например, - заведующая складом. Если проверяющий установил, что недостача была сделана по вине заведующей складом, то сумма недостачи удерживается из её заработной платы по ценам на дату проведения инвентаризации с учетом НДС.

      По результатам проведенной инвентаризации на ООО «Агрофирма Степановская» проверяющий составляет акт контрольной проверки инвентаризации материальных ценностей, который подписывают лица проводившие проверку, председатель инвентаризационной комиссии и члены инвентаризационной комиссии.

В акте проверки проверяющий указывает:

- основания назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должность, фамилия и инициалы лица, проводившего проверку;

- дата начала и завершения проверки (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки;

- должность, фамилия и инициалы работников проверяемого пункта ответственного хранения, обязанных подписать акт проверки, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также лиц, привлекаемых к проверке;

наименование, местонахождение  и подчиненность проверяемой  организации, ее учетный номер плательщика, реквизиты расчетного счета;

наличие книги учета проверок, а также информация о произведенной  в ней записи о данной проверке;

какие приняты меры по выявленным предыдущими проверками фактам нарушения  актов законодательства.

Поверяющий в акте подробно отражается состояние работы с товарами и материалами на складе №1 и складской  кладовой в следующем порядке: общие  сведения; количественная сохранность; условия хранения; качественное состояние; учет и отчетность; выводы; предложения (Приложение 59).

В акте проверки проверяющий указывает документы и другие доказательства, подтверждающие факты нарушения количественной и качественной сохранности товаров и виновность должностного лица. При выявленном факте нарушения расходования материальных ценностей проверяющим устанавливается размер причиненного вреда, причины нарушений и лица, действия (бездействие) которых повлекли нарушение ответственного хранения. При выявлении фактов совершения подлога документов проверяющий имеет право изымать подлинные документы, взамен которых оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями работника контролирующего органа и главного бухгалтера (другого должностного лица) проверяемого склада.

Проверяющий несет персональную ответственность за качество проведенной проверки и достоверность указанных в акте результатов проверки. Он имеет право с учетом полномочий давать руководителю предприятия обязательные для исполнения предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений в установленные законодательством сроки.

Совершенствование учета производственных запасов

Вопросы совершенствования  учета производственных запасов  всегда находились в центре внимания научных и практических работников. Объясняется это сложностью и  трудоемкостью данного раздела  бухгалтерского учета, на него приходится свыше 30% всей экономической информации, возникающей на предприятии.

Анализ предприятия ООО «Агрофирма Степановская»  не составляет исключение, показывает, что на предприятии существуют недостатки учета производственных запасов. Это проявляется при инвентаризациях, а также при сверках данных складского учета, когда выявляются недостачи и расхождения за счет пересортировки отдельных видов материалов. Имеют место и ошибки в первичных документах, характеризующих поступление и движение материалов.

В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность  новых организационных и методических подходов в решении проблем учета запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, с другой - широким внедрением компьютерных технологий.

Метод учета поступления  материалов по учетным ценам с  использованием счетов 15 и 16 на ООО «Агрофирма Степановская»  используется незаслуженно редко. На первый взгляд, налицо явное увеличение трудоемкости учетных работ - использование в учете трех счетов вместо одного.

Однако для оперативного ведения учета этот способ представляется более выгодным и позволяет в  любой момент иметь наиболее точную информацию о наличии и движении материалов в денежном выражении.

Также улучшению ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной  документации, широкое внедрение  типовых унифицированных форм, повышение  уровня автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка  приемки, хранения и расходования сырья, материалов, комплектующих изделий  и т.п., ограничение числа должностных  лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.