Учет ликвидных активов

   обеспечить сохранность денежных и иных средств предприятия;

   обеспечить выполнение планов и заданий по использованию средств предприятия, по отгрузке продукции с соблюдением всех условий договора;

   обеспечить соблюдение кадровой политики по подбору и расстановке кадров, особенно на руководящие и материально-ответственные должности;

   обеспечить достоверность учета ликвидных активов и отчетности (бухгалтерской, налоговой), а также полноту управленческой информации;

   соблюдение и выполнение Законов, Положений, Инструкций по всем вопросам финансово-экономической деятельности;

   обеспечить соблюдение внутренних приказов и распоряжений относительно организации работы с ликвидными активами и их учета;

   обеспечить соблюдение расчетно-платежной дисциплины.

Задачи бухгалтерской службы:

 строгое выполнение всех нормативных документов по учету ликвидных активов и финансовой отчетности; выполнение должностных обязанностей каждым работником бухгалтерской службы;

 контроль за работой материально-ответственных лиц по части сохранности денежных средств, своевременного, качественного предоставления отчетности и первичных документов;

 своевременное и достоверное ведение учета, составление регистров учета, финансовой отчетности и сдача ее согласно установленных сроков;

 своевременное начисление и перечисление налогов, платежей в бюджет по операциям с ликвидными активами

 своевременное устранение ранее выявленных нарушений и недостатков в учете и отчетности;

 регулярное проведение инвентаризации ликвидных активов;

 соблюдение правил организации кассы, заполнения регистров строгой отчетности, а также установленного лимита кассы.

Руководством предприятия утверждены внутренние документы относительно организации системы ВХК и распределения обязанностей по контролю отдельных объектов. В рамках приказа об утверждении должностных инструкций определено, что начальник каждого из отделов предприятия осуществляет контроль за работой своего отдела по части выполнения внутренних приказов, соблюдения нормативных документов и своевременности и полноты выполнения операций. Схема ВХК представлена в приложении Щ.

В систему ВХК входят различные службы предприятия, которые осуществляют контроль в рамках своих операций и заданий. Объектами контроля в рамках ликвидных активов являются:

   денежные средства в кассе, текущие и прочие счета в национальной и иностранной валюте, текущая дебиторская задолженность за товары, по претензиям, по возмещению ущерба и прочая задолженность;

   процесс отгрузки продукции покупателям;

   составление бюджетов, кассовых планов, порядок их выполнения;

   порядок осуществления учета операций с ликвидными активами, движения документов и составление отчетности относительно ликвидных активов, качество анализа эффективности использования ликвидных активов.

Источниками информации для контроля за вышеуказанными объектами являются законодательные акты, внутренние приказы, отчеты, данные учета и финансовая отчетность, а также управленческая отчетность, результаты анализа и прочие документы, которые содержат информацию о ликвидных активах.

На предприятии в рамках системы ВХК осуществляется предварительный контроль, который направлен на предупреждение нарушений. Одним из инструментов является проверка главным бухгалтером и директором наиболее важных документов и скрепление их печатью, что позволяет не только контролировать операции с ликвидными активами, но и проверять подчиненных лиц на правильность оформления документов. В рамках предварительного контроля на предприятии проводится инвентаризация ликвидных активов.

Текущий контроль предусматривает проверку работ бухгалтерских служб, материально-ответственных лиц, работников сбыта и аналитики.

Последующий контроль своей целью имеет проверку правильности составления отчетности предприятия и направлен на предупреждение применения штрафных санкций государственными службами.

Контроль за эффективным использованием ликвидных активов осуществляется работниками отдела Управленческого учета и анализа, где ежемесячно составляются бюджеты использования средств предприятия, утверждаемые финансовым директором. По результатам выполнения бюджетов финансовому директору представляется отчет, в котором указываются возникшие отклонения и их причины. Кроме того, в рамках данного отдела проводится надзор за своевременностью погашения дебиторами задолженности, а также проводится анализ эффективности использования ликвидных активов. Работники данного отдела принимают участие в инвентаризации ликвидных активов.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за работой бухгалтерской службы по части документального обеспечения учета ликвидных активов, движения документов между службами предприятия, правильности и своевременности их обработки, соблюдения нормативных документов по учету ликвидных активов, а также принимает участие в инвентаризации ликвидных активов.

В рамках Отдела сбыта и снабжения осуществляется контроль за своевременностью документального оформления отгрузки продукции и полноты ее отгрузки. Контроль за правильностью отражения цен на отгруженную продукцию осуществляется начальником отдела Управленческого учета и анализа.

Относительно соблюдения законодательных актов, регулирующих операции с ликвидными активами, контроль осуществляется юристом предприятия, который также проводит контроль за порядком ведения судебных дел и полнотой их выполнения.

Общий финансовый контроль за деятельностью вышеуказанных структурных подразделений предприятия осуществляет финансовый директор. Он проводит контроль за выполнением внутренних приказов и распоряжений, касающихся ликвидных активов, а также за осуществлением операций с иностранной валютой.

Функционирующая система ВХК на предприятии позволяет контролировать на каждом этапе операции с ликвидными активами как в рамках учета, так и в момент осуществления самой операции. Проведение предварительного, текущего и последующего контроля позволяют предотвратить нарушения и создать эффективную систему учета и организации деятельности на предприятии. Регулярное проведение инвентаризации обеспечивает сохранность ликвидных активов, предотвращает хищение и порчу ценностей. Жесткий контроль за процессом учета на каждой его стадии обеспечивает формирование достоверной информации о ликвидных активах для внешних пользователей. Оперативность поступления информации в высшие структуры предприятия позволяют быстро устранять отклонения и нарушения. Кроме того, постоянный контроль за целесообразностью использования ликвидных активов способствует их эффективному использованию на предприятии.

3        АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА ЛИКВИДНЫХ АКТИВОВ В СИСТЕМЕ   1С: ПРЕДПРИЯТИЕ

3.1     Сравнительная характеристика бухгалтерских программ

«Идеал» для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Автоматизация бухгалтерского учета – это ведение бухгалтерского учета с применением компьютеров и компьютерных программ.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет:

   повысить качество, аналитичность, оперативность учета;

   получать отчетность в самых различных разрезах и формах, не затрачивая на это дополнительных усилий;

   повысить экономичность и эффективность бухгалтерского учета.

Сегодня большинство предприятий используют программные продукты для автоматизации бухгалтерского учета. Но, как показывает практика, желаемый эффект от использования программных средств достигается не всегда. Причин может быть несколько: от неумения отобразить привычные схемы учета средствами программы до недостаточного знания возможностей ее отдельных компонентов.

Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением  первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Наиболее широкое применение на практике получили программа                                        1С: Предприятие 7.7 и программа БЭСТ-ПРО. Сравнительная характеристика этих программ представлена в приложении Э.

Следует отметить, что наиболее широко распространена и применяется на предприятиях программа 1С: Бухгалтерия 7.7 (в т.ч. на ГП «Севвинзавод»), что обусловлено ее многофункциональностью и универсальностью в использовании.

В «1C:Бухгалтерии» удачно сочетаются адаптивные свойства, как инструментальных, так и полнофункциональных систем. С одной стороны, с программой поставляется типовая конфигурация, которая представляет собой готовую настройку для автоматизации наиболее важных участков бухгалтерского учета, т.е. в системе изначально имеется встроенная поддержка для решения задач бухгалтерского учета. С другой стороны, типовая конфигурация открыта для изменения: подготовленный пользователь может изменять алгоритмы работы или добавлять совершенно новые функции для учета специфики конкретной организации, создавая индивидуальный перечень команд управления учетной и отчетной информацией.

Для многих малых и средних предприятий бухгалтерский учет может быть построен с использованием возможностей типовой конфигурации. Основными принципами, положенными в основу разработки типовой конфигурации, являются: 

           ведение бухгалтерского учета «от документа»;

           интеграция систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы;

           обеспечение гибкой настройки аналитики под конкретную предметную область;

           возможность учета новаций в законодательстве без внесения изменений в конфигурацию;

Типовую конфигурацию следует рассматривать как универсальный многофункциональный комплекс готовых решений для поддержки автоматизированного учета на тех участках, которые чаще всего встречаются в практике хозяйствующих субъектов. В ней предусмотрен учет расчетов с контрагентами, работниками и подотчетными лицами; учет расчетов по налогам и взносам во внебюджетные социальные фонды; учет операций по кассе и банку: учет основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, готовой продукции и товаров; учет затрат; учет реализации товаров, продукции, работ, услуг и т.д. При работе с системой используются такие базовые понятия как константы, справочники, документы, журнал, отчеты, обработки и операции.

«1С: Бухгалтерия» выполняет следующие функции учета: ввод, хранение и печать любых первичных документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные отчеты, работа с распределенными информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, а также многопользовательский режим, посредством использования гибких возможностей учета:

       использования многоуровневых планов счетов;

       ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета;

       ведения количественного учета;

       ведения многовалютного учета по неограниченному числу валют;

       ведения на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

       использования сложных проводок.

Таким образом, на основании перечисленных возможностей программ по автоматизации учета можно сделать вывод, что основной его целью является повышение эффективности работы бухгалтера и достижение наглядности и оперативности получения информации в учете по объектам. Особенно эффективно внедрение автоматизированного учета в рамках учета ликвидных активов, поскольку последние обеспечивают текущую деятельность предприятия и требуют оперативного учета.

3.2     Пример учета ликвидных активов в системе 1С: Предприятие 7.7