Учет ликвидных активов

2.4     Документальное оформление и учет дебиторской задолженности по расчетам

В процессе деятельности ГП «Севастопольский винодельческий завод» наряду с дебиторской задолженностью по товарным операциям возникает также дебиторская задолженность, не связанная с реализацией продукции, товаров, услуг. Для учета такой задолженности используют счет 37 «Расчеты с разными дебиторами», который имеет ряд субсчетов.

Субсчет 371 «Расчеты по выданным авансам» используют для учета авансов, предоставленных другим предприятиям и организациям. Но такую задолженность вряд ли стоит рассматривать в качестве ликвидного актива, поскольку, прежде чем произойдет ее трансформация в денежные средства, она пройдет ряд стадий: выдача аванса – отгрузка продукции – ее реализация, т.е. превращение будет происходить не в быстрые сроки, что противоречит сущности понятия ликвидности.

На субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учет расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами, в т.ч. и документальное оформление, ведется кассиром-бухгалтером. Задолженность подотчетного лица возникает, когда ему выданы денежные средства на приобретение ТМЦ, оплату услуги (работ, товаров) или в случае отправки работника в командировку. В случае выдачи денежных средств работнику предприятия на покупку ТМЦ оформляется Расходный кассовой ордер типовой формы (в системе 1С:Бухгалтерия) с указанием данных получателя и назначений платежа. Согласно графику документооборота, работник предоставляет отчет об использовании денежных средств, выданных в командировку или в подотчет, на следующий день с приложением документов, подтверждающих покупку (оплату). В отчете об использовании денежных средств, выданных в командировку или подотчет, указываются данные работника (ФИО, участок работы), сумма полученных денежных средств, сумма израсходованных средств,  а так же данных документов, подтверждающих использование подотчетных сумм. В случае использования средств, полученных в подотчет, в отчете об использовании денежных средств, выданных в командировку или в подотчет, указывается остаток средств, которые приходуются в кассу по Приходному ордеру (при их фактическом взносе) с указанием номера и даты Приходного ордера в отчете об использовании денежных средств, выданных в командировку иди в подотчет.

Основанием для оформления документов на командировку является Приказ директора, в котором указывает ФИО работника, направляемого в командировку, место командировки, срок,  а так же назначение командировки. На основании приказа бухгалтером-кассиром оформляется командировочное удостоверение, в котором указывается ФИО  работника, направленного в командировку, его должность, пункт назначения, цель командировки и её сроки. Отдельно в командировочном удостоверении бухгалтером приводится расчет расходов (на проживание, приезд и суточные). Командировочное удостоверение предписывается директором, главным бухгалтером и работником. На основании расчета расходов работнику выдается аванс на командировку (на основании расходного ордера). По возвращению работника из командировки в течение трех дней командировочное удостоверение предоставляется финансовому директору, который проверяет: отметки на станциях об отбытии и прибытии, отчет о проделанной работе на время командировки. По результатам проверки финансовый директор делает отметку в удостоверении  о полноте и точности выполненной работы и подтверждает его своей подписью.

После проверки командировочного удостоверения, работник предоставляет его бухгалтеру-кассиру вместе с отчетом об использовании денежных средств, выданных в командировку или в подотчет с документами, подтверждающими расходы на время командировки. Кассир определяет фактическую сумму расходов и, при необходимости, возмещает или приходует подотчетные суммы с оформлением соответствующего кассового ордера. Все командировочные удостоверения формируются и регистрируются в журнале автоматически.

Законом Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. предусмотрено налогообложение излишне израсходованных средств, полученных работником под отчет и невозвращенных в установленные сроки. К работнику применяется штраф – 15 % от суммы невозвращенной наличности, а если работник не возвращает денежные средства в течение отчетного месяца, на который выпадает предельный срок их возврата, то дополнительно, невозвращенная сумма с учетом натурального коэффициента облагается налогом с дохода физических лиц. Предприятие также несет ответственность в виде штрафа 25 % от суммы несвоевременно возращенных средств за нарушение норм обращения наличности.

Основными нормативными актами, которые регламентируют служебные командировки, являются: Постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99г. № 663 и «Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. № 59

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные и возмещаются документально подтвержденные расходы на:

 проезд к месту командировки, обратно и по месту командировки;

 проживание в гостиницах или наем жилого помещения, включенные в эти счета расходы на питание или бытовые услуги;

 оплату телефонных счетов;

 оформление загранпаспорта, виз, обязательное страхование, переводы, уплату налогов и сборов и других затрат, связанных с правилами въезда и нахождения в месте командировки (при командировках за границу);

 оплату горюче-смазочных материалов (по нормам согласно утвержденному маршруту), стоянок, парковок и других сборов (при поездке в командировку на служебном автомобиле).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в командировке (включая день отъезда и день прибытия). Количество дней пребывания в командировке определяется по отметкам командирующей и принимающей сторон на командировоч­ном удостоверении, если командировка была по Украине и в страны, с которыми не установ­лен или упрощен пограничный контроль. Нормы суточных для командировок в Украину и за рубеж различны. Для государственных служащих и работников предприятий, которые полностью или частично финансируются из бюджета, нормы установлены в соответствии со страной пребывания в приложении к Порядку № 663.

Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице Т.1 (приложение Т).

Учет расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им и признанным штрафам, пене, неустойкам ведется на субсчете 374 «Расчеты по претензиям».

Претензии могут быть выставлены за: несоответствие цен, тарифов, качества поставленных материальных ценностей, предоставленных работ (услуг) техническим и другим условиям контракта; несоблюдение договорных обязательств в размерах, преду­смотренных договором или назначенных судом; недостачу грузов сверх норм естественной убыли; брак,  простой и убытки, понесенные по вине поставщи­ков и т.п.

Основанием для признания задолженности являются акты приемки грузов, решения судов, письменные согласия поставщиков удовлетворить претензии.

Для учета расчетов по возмещению предприятию причиненных убытков в результате недостач и потерь от порчи ценностей, недостач и хищения денежных средств используют субсчет 375 «Расче­ты по возмещению причиненных убыт­ков».

Задолженность по возмещению ущерба от порчи, хищения ценности возникает после проведения инвентаризации на предприятии и выявления виновного лица. Основными документами по дебиторской задолженности по возмещению ущерба является ведомость результатов инвентаризации, которая заполняется вручную. На основании этого документа членами инвентаризационной комиссии проводится расчет суммы возмещения ущерба, результаты которого отражается в ведомости результатов инвентаризации, что является основанием для учета задолженности по возмещению ущерба.  Все документы по инвентаризации хранятся у главного бухгалтера. Погашение задолженности может происходить путем взноса виновным лицом денежных средств в размере суммы возмещения в кассу (оформляется приходный кассовый ордер). Также погашение задолженности может производиться путем вычета из зарплаты; тогда документом для учета погашения задолженности является расчетно-платежная ведомость (оформляется автоматизировано в бухгалтерии по учету кадров и зарплаты).

Следует отметить, что на субсчете 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» суммы убытков предприятия отражаются лишь в случае выявления виновного в них лица. При этом виновное лицо считается выявленным только в том случае, если им признана своя вина или его вина установлена по решению суда. Для определения суммы задолженности применяется «Порядок определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных  ценностей» от 21.01.1996г. № 116, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины.

По дебету субсчета 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» отражается сумма ущерба, причиненного предприятию недостачей или хищением, определенная в соответствии с действующим законодательством и отнесенная на виновных лиц. Погашение виновными лицом причиненных предприятию убытков или списание дебиторской задолженности в случае неплатежеспособности виновного лица отражается по кредиту субсчета 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков»

Аналитический учет расчетов по возмещению материального ущерба ведется отдельно по каждому виновному лицу.

Таким образом, учет дебиторской задолженности ведется на субсчетах 372 «Расчеты с подотчетными лицами», 374 «Расчеты по претензиям» и 375 ««Расчеты по возмещению причиненных убытков». Задолженность подотчетного лица возникает при выдаче ему денежных средств на приобретение ТМЦ или же в командировку. Расчеты по претензиям имеют место при нарушении условий договоров поставки продукции, вследствие чего предприятие может понести убытки. Расчеты по возмещению убытков возникают при обнаружении недостач и потерь от порчи ценностей, недостач и хищения денежных средств. Схема документооборота на ГП «Севвинзавод» по учету дебиторской задолженности по расчетам представлена в приложении У.

2.5 Документальное оформление и учет прочей дебиторской задолженности и текущих финансовых инвестиций

Прочая дебиторская задолженность возникает при расчетах, связанных с совместной деятельностью без создания юридического лица, со сторонними организация­ми за различного рода работы, услуги не коммерческого характера (услуги связи, расчеты с учебными заведениями, по исполнительным документам и т.д.), а также при всех видах расчетов с работниками (кроме расчетов по оплате труда и под­отчетными лицами), с таможней, по арендным операциям; связанных с реализацией необоротных активов и запасов. Ее  учет ведется на субсчете 377 «Расчеты с прочими дебиторами».

Счет 377 дебетуется на суммы выданных работникам ссуд, а также на суммы начисленных косвенных расходов в корреспонденции со счетами учета источников предоставления таких ссуд и со счетами учета денежных средств, которыми оплачиваются косвенные расходы, а кредитуется на суммы погашения ссуд и суммы начисленных к оплате расходов отчетного периода, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и со счетами учета косвенных расходов. Образование в конце отчетного периода кредитового сальдо по счету 377 нежелательно.

Аналитический учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами ведется в разрезе дебиторов, по каждой отдельно начисленной сумме.

Типовая корреспонденция счетов по счету 377 «Расчеты с прочими дебиторами» представлена в приложении Ф.

Текущие финансовые инвестиции учитываются на активном счете 35 «Текущие финансовые инвестиции», где ведется учет наличия и движения текущих финансовых инвестиций и эквивалентов денежных средств, в том числе депозитных сертификатов.

Счет 35 «Текущие финансовые инвестиции» имеет следующие субсчета:

351 «Эквиваленты денежных средств»

352 «Прочие текущие финансовые инвестиции».

Определение эквивалентов денежных средств предусмотрено П(С)БУ 2, однако оно не дает четкого ответа, какие именно инвестиции следует относить к эквивалентам. В таком случае следует ссылаться на п. 7 МСБУ 7 "Отчет о движении денежных средств", в котором указывается, что инвестиции могут быть классифицированы в качестве эквивалентов, если они:

   свободно конвертируются в известную сумму денежных средств;

   характеризуются незначительным риском изменения стоимости;

   имеют короткий срок погашения, например в течение трех месяцев.

Как правило, эквиваленты денежных средств содержатся для погашения краткосрочных обязательств, а не для инвестиционных целей.

Другие текущие финансовые инвестиции - это:

   инвестиции со сроком меньше одного года (кроме эквивалентов денежных средств);

   инвестиции в ассоциируемые и дочерние предприятия, которые приобретены и содержатся для продажи в течение 12 месяцев;

   инвестиции в совместную деятельность, которые приобретены и содержатся с целью их дальнейшей продажи в течение 12 месяцев.

Способ приобретения финансовой инвестиции определяет методику отражения этой операции в системе счетов бухгалтерского учета. Согласно П(С)БУ 12 первоначальная стоимость финансовых инвестиций составляет:

   для инвестиций, приобретенных за денежные средства: цена приобретения + комиссионные вознаграждения + пошлина + налоги, сборы, обязательные платежи + другие расходы, непосредственно связанные с приобретением;

   для инвестиций, полученных в обмен на ценные бумаги собственной эмиссии: справедливая стоимость переданных ценных бумаг;

   для финансовых инвестиций, приобретенных в обмен на другие активы: справедливая стоимость переданных активов.

На дату баланса стоимость финансовой инвестиции может изменяться. В зависимости от ее вида, цели приобретения, уровня влияния инвестора на объект инвестирования различают следующие методы оценки финансовой инвестиции: