Учет кассовых операций и бухгалтерский учет на примере ЗАО «АПК Юность»

       В малых организациях, не имеющих  в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник  по 

   письменному распоряжению руководителя организации  при условии

   заключения  с ним договора о материальной ответственности.

       В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассира производится внезапная  ревизия денежных средств и  других

   ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяют с данными учёта по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. (Приложение 5) При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

       В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна  проводиться проверка правильности  работы программных средств обработки  кассовых документов.

       Ответственность за соблюдение  Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности  в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года). За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94г. № 1006 (18) с организации взимается следующий штраф:

   - в 2-кратном размере произведённого  платежа – за превышение предельного  лимита расчётов наличными средствами  с другими организациями;

   - в 3-кратном размере неоприходованной  суммы – за неоприходование  или не полное оприходование в кассу денежной наличности;

   - в 3 -кратном размере выявленной  сверхлимитной кассовой

   наличности  – за несоблюдение действующего порядка  хранения

   денежных  средств, а также за накопление денег  в кассе сверх лимитов.

       На руководителя организации, допустившего указанные нарушения, возлагается администрацией штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

       Для расчётов с физическими  лицами  и предпринимателями без  образования юридического лица  предельный размер расчётов наличными 100000 рублей.

       Существенные ограничения по  порядку осуществления кассовых  операций устанавливает Указ  Президента Российской Федерации  от 18.08.96г. № 1212 (17). В соответствии  с данным Указом организациям  запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счёт. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведённого взноса.

       Организации запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

       Для учёта расчётов с населением  организация обязана использовать контрольно-кассовую технику.

       Если организация в силу своей специфики, своей деятельности или особенности местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовую технику, то в качестве документов строгой отчётности при расчётах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

   Основными нормативными документами по учету  кассовых операций являются:

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 г. № 129-ФЗ.
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98г. №34н (24.03.2000г);
3. Порядок  ведения кассовых операций  регламентирован Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18  "Об утверждении "Порядка ведения кассовых  операций  в  Российской Федерации" (вместе с "Порядком ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40);
4. Федеральный Закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
5. "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 N 14-П  (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997 N 47);

           6.Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации 

              между юридическими лицами по одной сделке».

          7.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

     В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 г. № 129-ФЗ определено, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

   Основные  правила ведения бухгалтерского учета  денежных средств регламентированы Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об  утверждении  положения  по  ведению  бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

   Рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается организацией на

   основе  Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Министерством финансов Российской Федерации.

   Порядок  ведения кассовых операций  регламентирован  Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18  "Об утверждении "Порядка ведения  кассовых  операций  в  Российской Федерации" (вместе с "Порядком ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40).

   Предприятия, объединения, организации и учреждения  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

   Наличные  деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при  предприятиях для последующей 

   сдачи в банк, а также предприятиям связи  для перечисления на счета в

   банках  на основе заключенных договоров.

   Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

   Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

   Выдача  денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в  отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

   Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учётной документации для предприятий и организаций, которая утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (Приложение 6), подписанным главным бухгалтером и кассиром. При этом выдаётся квитанция( Приложение 7), подписанная также главным

   бухгалтером и кассиром. При получении денег  по чеку с расчётного счёта выписывается приходный кассовый ордер, который  регистрируется в журнале регистрации  и на оборотной стороне корешка  чека записываются

   номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

     Наличные деньги выдаются по  расходным кассовым ордерам (Приложение 8) или другим надлежаще оформленным документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

   Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации  выдаются при предъявлении им паспорта по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа. Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платёжным ведомостям (Приложение 9) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трёх рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платёжной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается. При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовый ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью; приходные документы – «получено», расходные  -«оплачено», с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер.

   Журнал  регистрации( Приложение 10) построен таким  образом, что по

   его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются  номера кассовым документам, проверяется  полнота произведённых кассиром операций.

     Кассовая книга (Приложение 11) ведётся кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано…страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

        Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчётом кассира (Приложение 12). Подчистки и недоговорённые исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег.

        Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчёт с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведётся ежедневно с расчётом остатка на конец каждого дня.

           Бухгалтеры и другие счётные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Для учёта и наличия движения денежных средств в организации используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счёта указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

Кассовые  операции, записанные по кредиту счёта 50 отражаются в журнале-

ордере  №1(Приложение 13). Обороты по дебету этого счёта записываются в

разных  журналах-ордерах и контролируются ведомостью №1 (Приложение 14) Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчёты кассира. Каждому отчёту в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчёт. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчётов. В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчётности. К денежным документам относятся путёвки в дома отдыха и санатории, приобретённые за счёт средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты. Бланки строгой отчётности( трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности».