Учет кассовых операций и бухгалтерский учет на примере ЗАО «АПК Юность»

     Это различие состоит в следующем:  одни программы работают "от документа", а другие - "от операции".

   Несмотря  на то, что в мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских  пакетов различной мощности и  стоимости, российские бухгалтеры и  предприниматели предпочитают отечественные  пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня анализируется уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

   Первый  этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

   Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в  бухгалтерском учете. Именно тогда  были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

   База  данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

   В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

   Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы.

   1.Аппаратные  средства.

   Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

   2.Программные  средства.

   а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые  управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для  максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

   б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

   3.Документация - описание системы и структуры  управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

   4.Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

   5.Данные - необходимая информация, которую  вводят, хранят и обрабатывают  в системе (например, сведения  о хозяйственных операциях).

   6.Процедуры  контроля - в разрезе учета это  процедуры, обеспечивающие корректную  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки. Способ  обработки хозяйственных операций  при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

   Изменения в управлении экономикой, переход  к рыночным отношениям оказывают  значительное влияние на организацию  и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным  системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка. В новом качестве бухгалтер может быть назван «Финансовым менеджером», «бухгалтером – аналитиком».

   Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных компьютеров – необходимого инструмента в   работе бухгалтера. 

   3.3. Особенности учёта кассовых операций  в иностранной валюте. 

       Специфика учёта имущества и  обязательств в иностранной валюте

заключается в пересчёте иностранной валюты в рубли, установлении

периодичности перерасчёта и исчислении и исчислении и учёте курсовых разниц. Порядок  оценки имущества и обязательств организаций  в иностранной валюте установлен специальным Положением по бухгалтерскому учёту «Учёт имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте»    ПБУ 3/2000 (утверждён приказом Минфина РФ от 01.01.2000г. № 2Н).

       Дата совершения операции в  иностранной валюте – это день  возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принятия к бухгалтерскому учёту активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

       Курсовая разница – это разница  между рублёвой оценкой соответствующего  актива или обязательства, стоимость которых  выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу ЦБ РФ, на дату исполнения обязательств по оплате или отчётную дату составления бухгалтерской отчётности за отчётный период, и рублёвой оценкой актива и обязательства, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату принятия их к бухгалтерскому учёту в отчётном периоде или отчётную дату составления бухгалтерской отчётности за предыдущий отчётный период.

       Перерасчёт стоимости денежных  знаков в кассе организации,  средств на счетах, денежных и  платёжных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчётах с юридическими и физическими лицами, остатков средств финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи  РФ в соответствии с заключёнными соглашениями, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчётную дату составления бухгалтерской отчётности.

       Для учёта операций в иностранной  валюте в организациях создаётся специальная касса.  С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассе устанавливается лимит в иностранной валюте. Она должна быть обеспечена всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

       Кассир обязан строго соблюдать  правила  совершения  операций  по приёму и выдаче валюты  из кассы.

       В кассу принимается наличная  иностранная валюта, не вызывающая  сомнений в её подлинности и платёжеспособности. Денежные знаки  повреждённые, ветхие, вызывающие сомнение в платёжеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

       Фальшивые денежные знаки, а  также вызывающие сомнение в  их подлинности клиенту не  возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдаётся квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименование валюты и её достоинство.

       Оплату товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных  валютах. Пересчёт других видов  иностранных валют в доллары  осуществляется по рыночному  курсу, информация о котором  присылается банком в кассу.

   При расчётах за валюту сдача выдаётся обычно  в валюте платежа. С

       согласия покупателей сдача может быть в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

       Для обособленного учёта наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счёту 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.

       Организация имеет право открывать  валютный счёт на территории  РФ в любом банке, уполномоченном  Центральным банком на проведение  операций с валютами. Обычно банки  открывают  счета по отдельным  видам иностранных валют, но можно открывать счета сразу и в нескольких валютах, что позволит избежать конверсий валюты из одной в другую, осуществляемой за плату по действующему курсу международного валютного рынка на день совершения операции. Возникшие при этом курсовые разницы относятся на счёт организации.