Учет кассовых операций и бухгалтерский учет на примере ЗАО «АПК Юность»

       а) в платёжной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставит штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»(Приложение 19);

      б) составить реестр депонированных сумм (Приложение 20);

      в) в конце платёжной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их с общим

   итогом  по платёжной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

            Депонированная ведомость кассиром составляется на основании

   бухгалтерской справки. (Приложение 21).

       На основании приходных и расходных  кассовых ордеров кассир

   ежедневно ведёт кассовую книгу (унифицированная форма № КО – 4), (Приложение 11), эта книга ведётся в единственном экземпляре, прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его кассир сдаёт главному бухгалтеру в конце дня со всеми приходными  и расходными документами в качестве отчёта по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.(Приложение 12) Подчистки и не оговорённые исправления в кассовой книге  запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Сданный кассиром отчёт после заполнения кассовой книги проверяет главный бухгалтер и данные о движении денежных средств выносит в Журнал-ордер № 1 (Приложение 13). Вместе с Журналом-ордером заполняется Ведомость № 1 (Приложение 14). Данные из Журнала –ордера № 1 выносятся бухгалтером в главную книгу.

       Для учёта наличия и движения денежных средств в кассе ЗАО «АПК Юность» используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счёта 50 «Касса» указывает на наличие суммы, поступившей в кассу, а оборот по кредиту на суммы, выданные из кассы.

   Проанализируем  поступление  и расход наличных денежных средств в кассе ЗАО «АПК Юность» за октябрь месяц 2007 года.

   Остаток в кассе на 01.10.2007 составил 78698,88 рублей. В течение месяца

были  произведены поступления в кассу  организации в соответствие с  ведомостью №1 со следующих счетов:

• 90 «Продажи» 378 190,72 рубля
• в том числе 90,1 «Выручка» - 111 369,2 рубля
• 90,2 «Себестоимость продаж» - 206 821,52 рубль
• 90,3 «НДС» - 60 000 рублей
• 51 «Расчётный счёт» - 2 170 000 рублей
• 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» - 204 769,6 рублей
• 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» - 94020 рублей;
• 73,1 «Расчёты по предоставленным займам» - 7300 рублей;
• 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - 3 023,02 рубля;
• 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» - 1 185,92 рублей;
• 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам»  - 14 500 рублей;

   Оборот  по дебету счёта 50 составил: 2 892 989,26 рублей.

   Расход  денежных средств из кассы ЗАО  «АПК Юность» проанализируем по журналу-ордеру №1. Деньги из кассы были списаны  со следующих счетов:

• 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - 336 647,84 рублей;
• 76,6 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» - 281 000 рублей;
• 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» - 124 322,80 рублей;
• 70 « Расчёты с персоналом по оплате труда»  - 2 155 630,61 рублей;
• 76,3 «Расчёты по причитающимся дивидендам и другим доходам» - 19 886 рублей;
• 66,2 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» - 27 705 рублей;
• 99 « Прибыли и убытки» - 4000 рублей;
• 73,1 « Расчёты по предоставленным займам» - 700 рублей;

   Оборот  по кредиту счёту 50 составил 2 949 892,25 рублей.

   Остаток денежных средств в кассе на 01.11.2007 составил 21 795,89 рублей.Проанализировав движение денежных средств в кассе организации видно, что остаток денежных средств в кассе на превышает размера установленного лимита по данной организации (лимит 98 400 рублей). 

   2.3. Учёт подотчётных сумм 

     В практике хозяйственной деятельности  организации часто возникают  расходы, которые производят через  своих сотрудников, которым выдаются  наличные деньги под отчёт.  Расчёты через подотчётных лиц  производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчётным лицам организации получают с расчётного или валютного счетов.

      Подотчётные лица – это работники,  получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя организации на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

           Работник организации получает в кассе аванс. Размер аванса определяется исходя из целей: что надо купить или оплатить. Новый аванс выдаётся при условии полного отчёта по ранее полученным суммам. Деньги под отчёт выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

      Для учёта таких расчётов используется  самостоятельный синтетический счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». По дебету этого счёта отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчёту, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчётных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток

   показывает  задолженность работника перед организацией (дебеторскую),а

кредитовый  – задолженность организации  перед работником (кредиторскую).

      При наличии в организации  отдельных структурных подразделений,

   филиалов  или отдельных видов деятельности к счёту 71 «Расчеты с подотчётными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учёт

   ведётся по каждому подотчётному лицу.

   Работник (подотчётное лицо) должен представить в течение трёх дней авансовый отчёт об израсходованных суммах. К авансовому отчёту прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него  и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчёты об административно-хозяйственных расходах  сдаются с приложением документов, подтверждающих произведённые расходы; неиспользованные остатки подотчётных сумм должны возвращаться в кассу организации. Из кассы ЗАО «АПК Юность» кассир Дорофеева Любовь Анатольевна выдала в под отчёт Суворову С.Г. деньги в сумме    1530 рублей на хозяйственные нужды .

   Дебет    сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

   Кредит  сч. 50 «Касса»

   Суворов,  приобрёл товары  на данную сумму  и отчитался в кассу организации  авансовым отчётом ( Приложение 22) полностью по этой сумме. По данной операции делается бухгалтерская запись: 

   Дебет 10,8 «Строительные материалы»

   Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами»                                                 

       На основании утверждённых руководителем  авансовых отчётов суммы произведённых расходов относятся на бухгалтерские счета:

   дебет  сч. 10 «Материалы»

                      сч .41 «Товары

                     сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

                      сч. 44 «Расходы на продажу»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

       Сумма налога на добавленную  стоимость по приобретённым материальным  ценностям, работам, услугам, оплаченным  из подотчётных сумм, отражаются  по счетам:

   дебет  сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым

                         материально-производственным запасам»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

       При возврате остатка неиспользованного  аванса на бухгалтерских счетах  делается запись:

   дебет   сч. 50 «Касса»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

      Не сданные в срок суммы  неиспользованного аванса можно  считать

   ущербом, причинённым организации. К потерям  можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израсходованные  подотчётным лицом. На счетах бухгалтерского учёта это отражается следующим образом:

   дебет   сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

      На суммы, подлежащие взысканию  с виновных лиц, делается следующая   корреспонденция счетов:

   дебет сч. 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям, субсчёт

                       «Расчёты по возмещению материального ущерба»

   кредит  сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      Расходы подотчётного лица оплачиваются  по фактически произведённым  затратам.

       При командировке работников за границу им выдаётся аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

   дебет сч. 50 «Касса», субсчёт «Касса в иностранной валюте»

   кредит  сч. 52 «Валютные счета»

       При выдаче валютных средств  под отчёт работнику делается запись:

   дебет   сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

   кредит  сч. 50 «Касса», субсчёт «Касса в иностранной  валюте»

       Движение валютных средств отражается  в бухгалтерском учёте в

   валюте  платежа и в рублёвом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи. После возвращения из командировки и сдачи авансового отчёта (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчётных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчёта:

   дебет  сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

               сч. 44 «Расходы на продажу»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

   При изменении за период командировки курса  валют возникшая курсовая  разница  отражается:

   на  положительную разницу

   дебет сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

   кредит  сч.91 «Прочие доходы и расходы»

   на  отрицательную разницу

   дебет  сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

   кредит  сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

   Кроме указанных расчётных отношений  на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами» отражают и расчёты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчёт работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

   дебет   сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»