Учет и аудит товарных операций в организации розничной торговли

    Таблица 2.8

Первичные документы учета торговых операций

     После доставки полученного товара в Мэйджор Электроникс, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы (товарную накладную на получение ТОРГ-12). Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен на основании ТОРГ-12. Эта процедура называется «закрытием доверенности». Листы в книге доверенностей  пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются подписью главного бухгалтера и печатью организации.

     Для приемки товаров на территории организации руководитель назначает приказом материально ответственное лицо, ответственное за приемку товара.  В исследуемой организации материально ответственным лицом является заведующий складом. Обязанности  по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях. О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает заведующему складом, который подготавливает подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы. При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам:

1) по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).

2) по качеству - осуществляется на основе документа, подтверждающего соответствие качества товара. Исходя из условия договора, качество товара может определяться по сертификатам и техническим условиям.

3) по комплектности - если в договоре предусмотрено условие о комплектности, то материально ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию.

     Когда по результатам приемки товара установлено  соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (Приложение 3 – товарная накладная, Приложение 8 – счет-фактура, Приложение 9 - счет) накладывается штамп Мэйджор Электроникс. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной и заверяет ее круглой печатью.

     «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (отечественных)» (форма ТОРГ-2). Применяется для оприходования товаров имеющих количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Акт, составленный по форме ТОРГ-2, является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. В «Мэйджор Электроникс» ответственным за создание является Отдел приемки. За исполнение акта ответственность несет бухгалтер. Хранится данный документ в течение 5 лет. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются все сопроводительные документы (Приложение 3 – товарная накладная, Приложение 8 – счет-фактура, Приложение 9 - счет). Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику. Пример данного акта приведен в Приложении 2 – акт об установленных расхождениях.

       «Акт на списание товаров» (ТОРГ-16). Данная форма применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации применяется.  Составляется в трех экземплярах, подписывается начальником склада и руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

     «Заказ-отборочный лист» (форма Торг-8). Данная форма составляется на оптовых складах при отборе товара. Она выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником оптового склада на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад. На основании данных формы ТОРГ-8 заполняется товарно-транспортная накладная.

     «Товарная накладная» (форма ТОРГ-12). Для продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей в оптовой торговле используют товарную накладную. Она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации и является основанием для их списания с подотчета материально ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. В розничной торговле отпуск (продажа) товаров населению оформляется выдачей чека ККМ и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста (журнал кассира-операциониста форма КМ-4). Пример товарной накладной приведен в Приложении 3 - Товарная накладная.

     «Спецификация» (Форма ТОРГ-10). Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй передается в бухгалтерию. В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

       «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» (Форма ТОРГ-13). Внутреннее размещение товаров между структурными подразделениями организации, в которых работают разные материально ответственные лица, а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации. Движение товаров внутри организации оформляется накладной на внутреннее перемещение. Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей. Подпись материально ответственного лица отпустившего товар, заверяется круглой печатью организации. На накладную обязательно накладывается штамп организации, который подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной. Внутреннее перемещение товара учитывается отдельной строкой в товарном отчете. Хранение товаров на складе «Мэйджор Электроникс» осуществляется путем разделения товаров по наименованию, путем присвоения индекса. Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований. Администрация организации обеспечивает соблюдение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требований пожарной безопасности.

     «Товарный отчет» (форма ТОРГ-29). Применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары. Подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом. Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Пример товарного отчета приведен в Приложении 4 – товарный отчет.

     «Карточка количественно-суммового учета» (форма  ТОРГ-28). Ведется материально ответственным лицом на каждое наименование товара. Записи в карточке производятся в количественном и суммовом выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые материально ответственное лицо сдает в бухгалтерию с товарным отчетом. Данные для отчета следует брать из карточек количественно-суммового учета (ТОРГ-28). Пример карточки количественно-суммового учета приведен в Приложении 5.

       «Сопроводительный реестр сдачи документов» (Форма ТОРГ-31). Применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

     Формы первичных документов и порядок  их использования при осуществлении  денежных расчетов с использованием ККМ установлены постановлением Госкомстата России [35].

     В организации применяется ряд форм для учета денежной выручки, передаваемой кассирами-операционистами.

     «Журнал кассира-операциониста» (форма №  КМ-4). Применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показания счетчиков. На основании показателей журнала формируются данные о полученной организацией наличной выручки. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.