Учет и анализ расчетов с дебиторами и кредиторами

Основными задачами дирекции являются:

• обеспечение технологической связью структурных подразделений ОАО «РЖД» в границах обслуживания дирекции для организации перевозочного процесса, управления структурными подразделениями ОАО «РЖД», финансовыми ресурсами и персоналом, с приоритетом обеспечения безопасности движения поездов;
• оказание возмездных услуг связи в рамках выданных федеральным органом исполнительной власти лицензий на оказание услуг связи;
• осуществление иных видов деятельности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, внутренними документами ОАО «РЖД».

Дирекция не является юридическим  лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО «РЖД» на основании  доверенности, выданной начальнику дирекции, а также на основании Положения  о Читинской дирекции связи.

Дирекция имеет отдельный  баланс, входящий в сводный баланс Центральной станции связи.

Дирекция в соответствии с возложенными на неё задачами осуществляет следующие функции:

• разрабатывает и проводит мероприятия по безопасности движения поездов;
• организует бесперебойную работу средств связи и содержит в исправном состоянии сооружения, устройства и аппаратуру связи;
• обеспечивает мобилизационную готовность систем связи для работы в чрезвычайных ситуациях;
• обеспечивает безопасные условия труда и охрану труда в дирекции и региональных центрах связи;
• ведет в установленном порядке управленческий, статистический учет и отчетность, представляет соответствующую отчетность в Центральную станцию связи;
• планирует, контролирует и анализирует производственно-финансовую деятельность региональных центров связи;
• проводит в дирекции и региональных центрах связи  работу по организации труда, регулированию заработной платы и социальной защите работников  на основе единой социальной политики ОАО «РЖД» и коллективного договора.

 В состав Читинской  дирекции связи входят  три  структурных подразделения:

• Читинский региональный центр связи;
• Могочинский региональный центр связи;
• Белогорский региональный центр связи.

Региональные центры связи  не являются юридическими лицами и  осуществляет свою деятельность от имени  ОАО «РЖД» на основании доверенностей, выданных начальникам центров, в  пределах выделенных доверенностями полномочий, а также на основании Положений  о региональных центрах связи.

Среднесписочная численность  работников дирекции составляет 1425 человек, в том числе:

- Дирекция собственно  – 44 человек;

- Читинский региональный  центр связи – 522 человек;

- Могочинский региональный центр связи – 359 человек;

- Белогорский региональный  центр связи – 500 человек.

Объём  выполненных работ  в хозяйстве связи измеряется в условных единицах технической  оснащенности  и по  Читинской  дирекции  связи  за  2010 год    составил  2 613,8 тех. единиц,  или 100,4 % к плану, 116,6 % к 2009 году.

Эксплуатационные расходы по Читинской  дирекции связи за 12 месяцев 2010 года составили 1 454 172 тыс. руб.,  при плане 1 452 302 тыс.руб., или к плану 100,1%. Доходы от прочей реализации  (оказание услуг связи сторонним организациям) составили 33 505 тыс. руб.

Общая сумма дебиторской задолженности  на 01.01.2011 г.  составила  8 363 тыс. руб., в  том числе  по  покупателям  и  заказчикам 4 942 тыс.руб., снижения к началу года нет. 

Общая сумма кредиторской задолженности  на 01.01.2011 г. составила   53 997 тыс. руб., в том  числе  поставщики  и  подрядчики 6 705 тыс.руб., снижения  к началу года нет.

Финансово-хозяйственная  деятельность Дирекции осуществляется в соответствии с нормативными документами  ОАО «РЖД» и Центральной станции  связи.

Центральная станция связи  предоставляет дирекции оперативную  самостоятельность в осуществлении  финансово-хозяйственной деятельности при выполнении своих функций.

Финансирование Дирекции  осуществляется в установленном  порядке финансовой службой Центральной  станции связи.

Дирекция от имени ОАО  «РЖД» строит свои взаимоотношения  с другими юридическими и физическими  лицами на основе договоров, соглашений, контрактов.

Источниками финансовых средств  дирекции являются:

• средства, выделенные ОАО «РЖД»;
• доходы от реализации  услуг, оказываемых дирекцией.

 Права и обязанности   дирекции в отношениях с юридическими  и физическими лицами определяются  договорами, заключаемыми дирекцией  на основании доверенности, выданной  Центральной станцией связи от  имени ОАО «РЖД», и регулируются  законодательством Российской Федерации,  нормативными документами ОАО  «РЖД».

 В целях организации  финансовых расчетов   при создании  дирекции связи  01.04. 2008 года с   ОАО « Читапромстройбанк» г. Чита  заключен договор № 3025 об открытии расчетного счета (после реорганизации – филиал ОАО «Транскредитбанк» в г. Чите).

Документооборот с банком строится на основании системы «Банк-Клиент». Согласно данного  договора, на расчетный счет  поступает финансирование от Центральной станции связи в соответствии  с заявкой Дирекции. Финансирование Дирекции  осуществляется в соответствии с утвержденным платежным балансом за текущий месяц.

Кроме договора на открытие расчетного счета Дирекцией с  филиалом  ОАО «Транскредитбанк»  в г. Чита заключен договор № 3025/1 на открытие подсобного (доходного) расчетного счета. На данный счет в соответствиями с условиями заключенных доходных договоров поступает выручка за оказанные дирекцией услуги связи и прочие услуги.

 В конце каждого  рабочего дня поступившая за  день выручка перечисляется   банком на расчетный счет, с  которого перечисляется на расчетный  счет вышестоящей организации.

Кроме безналичных расчетов, выручка от населения частично  собирается кассирами региональных центров связи. Согласно договоров, заключенных с  региональными  управлениями Росинкас, данная выручка ежедневно инкассируется. По Забайкальскому краю зачисляется непосредственно на расчетный счет, по Амурской области на транзитный счет филиала ОАО «Транскредитбанк» в г. Благовещенск согласно договора№ 98, с которого в конце каждого рабочего дня перечисляется на доходный счет Дирекции.

Функции по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию бухгалтерской и налоговой отчетности дирекции выполняются специалистами  Забайкальского регионального общего центра обслуживания (ЗабОЦОР). Обязанности работников  отдела по обслуживанию Читинской дирекции связи распределены следующим образом:

• отдел по обслуживанию Читинской дирекции связи в целом и дирекции собственно:
• учет расчетов по начислению заработной платы, страховых взносов,   по материалам, основным средствам, прочим и прочим материальным расходам дирекции собственно;
• сводная отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды, расчетам с НПФ «Благосостояние»;
• осуществление функций по ведению расчетного счета (проведение платежей по обязательствам дирекции в целом);
• учет расчетов с дебиторами и кредиторами в целом по дирекции, составление сводной отчетности, осуществление функций по ведению подсобного (доходного) счета;
• осуществление функций по ведению налогового учета, начисление налогов;
• учет внутрихозяйственных расчетов;
• сводная отчетность по основным средствам, движению материалов;
• составление сводной бухгалтерской отчетности.

Обязанности работников группы по обслуживанию региональных центров  связи:

• учет расчетов по начислению заработной платы, страховых взносов,   по материалам, электроэнергии, топливу, основным средствам, прочим и прочим материальным расходам региональных центров связи;
• учет расчетов с дебиторами и кредиторами региональных центров связи, формирование актов сверки расчетов, сличительных ведомостей.

Взаимоотношения по организации бухгалтерского учета с обслуживаемой организацией – Читинской дирекцией связи определяются Регламентом взаимодействия и Регламентом документооборота.

Согласно  учетной политике ведение бухгалтерского и налогового учета осуществляет бухгалтерия Дирекции во главе с главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Читинской Дирекции связи.

Бухгалтерский учет Дирекции ведется по журнально-ордерной форме с одновременной автоматизацией всех участков учета с помощью программы ЕК АСУФР. Основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости. Амортизация по объектам основных средств начисляется линейным способом, исходя из сроков полезного использования этих объектов. Управленческие расходы полностью признаются в себестоимости оказанных услуг в качестве расходов по обычным видам деятельности. Резервы по сомнительным долгам не создаются. Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год.

 

2.2 Документальное  оформление расчетов с дебиторами  и кредиторами в организации

В исследуемой организации  основными видами дебиторской и  кредиторской задолженности являются расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками и подотчетными лицами. Рассмотрим существующий порядок расчетов с этими лицами. Отношения между поставщиками, покупателями организуют в рамках договоров в компьютерной среде (Приложение А).

АСУ «Договоры ЦСС» является составной частью информационной системы, обеспечивающей ведение учета на предприятии.

Пример ведения договорных обязательств в системе АСУ «Договоры  ЦСС» представлен на рисунке 2.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Организация ведения  договорных обязательств

в АСУ «Договоры ЦСС»

Ведение договорных обязательств в АСУ «Договоры ЦСС» осуществляется  на основании Регламента взаимодействия подразделений ЦСС.

После перевода договора в  АСУ «Договоры ЦСС»  в статус «подписано»  в договоре автоматически  появляются вкладки Акты» и «Платежи», на которых ведется процесс исполнения договора. Ежемесячно, не позднее трех дней со дня подписания отчетных документов инициаторы дирекции и  региональных центров связи вводят отчетные документы  во вкладку «Акты», прописывая период выполненных работ, сумму по акту с разбивкой по видам деятельности, прикрепляют отсканированный файл акта (товарной накладной) и счета-фактуры.

В течение двух дней со дня  оплаты исполненных обязательств во вкладку «Платежи» вводятся отчетные документы по оплате.

Возможности системы позволяют  в любой момент времени:

• формировать реестры договоров  в любом разрезе;
• иметь   полную информацию по любому действующему договору;
• формировать отчетность по контролю плановых и фактически исполненных обязательств по договора, разовым счетам и наличным платежам к утвержденным бюджетным параметрам предприятия;
• формировать потребность в денежных средства для оплаты обязательств по договорам;
• контролировать оплату исполненных обязательств.

Обязательным условием бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности является ведение договоров в системе ЕК АСУФР.

Таким образом, ведение учета по договорам дирекции одновременно производится в двух информационных системах, в перспективе планируется интеграция данных систем с целью уменьшения объема ручной работы в системе «Договоры ЦСС».

В период с 10 по 12 число месяца, следующего за отчетным, при закрытии периода  формируется бухгалтерская  и управленческая отчетность. Формой управленческой отчетности является форма 7-У, в которой отражаются расходы  предприятия по элементам затрат, статьям номенклатуры расходов и  видам деятельности, а также доходы предприятия за отчетный месяц.

Расчеты с покупателями и  поставщиками производятся платежными поручениями, платежными требованиями-поручениями, в виде товарообменных операций.

В Дирекции связи в расчетах с покупателями применяется как  наличная, так и безналичная форма расчетов. Расчеты наличными производятся в пределах 100000 рублей по одной сделке. В безналичном порядке расчеты проводятся только через банки и другие кредитные организации.

На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги предприятие предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производится следующие бухгалтерские записи: