Учет и анализ расчетов с дебиторами и кредиторами

При выборочной проверке счетов-фактур, которые выписывались покупателям, была проверена правильность начисления суммы НДС. Во всех проверенных счетах не вызвала сомнений правильность отражения  НДС, который выделен отдельной  строкой или графой. Таким образом, можно сделать вывод, что налог  был начислен в соответствии с  законодательством.

Все счета-фактуры на реализованные  товары регистрируют не только в книге  продаж с выделением суммы НДС, но и в журнале учета выставленных счетов-фактур. При проверке было проведено  выборочное сопоставление выставленных счетов-фактур данным журнала учета  выставленных счетов-фактур. Процедура  осуществлялась с целью проверки полноты регистрации выставленных счетов-фактур, нарушений не выявлено.

Все хозяйственные операции отражены на тех счетах бухгалтерского учета, которые по экономическому смыслу соответствуют совершенным операциям. При проверке соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета нарушений  нет.

В Дирекции все задолженности возникли в связи с несовпадением сроков отгрузки и оплаты товаров, задолженность является текущей.

Списание дебиторской  задолженности, нереальной к взысканию, производилось в декабре 2009 г. за счет финансового результата, так как учетной политикой Дирекции не предусмотрено создание резерва. Списание производилось на основании приказа руководителя и данных инвентаризации расчетов путем отнесения сумм на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

В ходе проведения аудита расчетов с покупателями и заказчиками  были выявлены следующие нарушения, представленные в таблице 2.3.10

Таблица 2.3.10 - Характер, виды и оценка выявленных нарушений, выявленных в ходе проведения аудита расчетов с покупателями и заказчиками

№п/п	Виды и характер выявленных нарушений	Оценка влияния нарушений
		На достоверность бухгалтерской  отчетности	На налогообложение	Рекомендации
1	2	3	4	5
1	Неполное заполнение реквизитов в  договорах поставки товаров			Исправить нарушение. В дальнейшем заполнять правильно.
2	Первичные документы расчетов с  покупателями и заказчиками встречающиеся  неунифицированной формы			Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1990г. №132
3	Отсутствие картотеки хранения первичных документов в архиве			Федеральный закон от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции последующих изменений)
4	Отсутствие актов о выделении  документов к уничтожению			Исправить нарушение.
5	Нарушение сроков инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками			Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
6	Отсутствие сверки расчетов с покупателями и заказчиками, с банком	Возможная недостоверность учета  и отчетности		Исправить нарушение

 

Осуществим проверку соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия. Для осуществления этой процедуры сверим список лиц, имеющих на это право со списком лиц фактически получивших денежные средства (Приложение К). Результаты проверки обобщим в таблице 2.3.11.

Таблица 2.3.11- Проверка соответствия лиц, получающих денежные

                            средства под отчет за 2009 год

№ п/п	Ф.И.О. лиц по приказу Читинской  Дирекции связи	Ф.И.О. лиц фактически  поучивших деньги подотчет	Примечания аудитора
1	2	3	4
1	Тюкавкин Н.Н.	Тюкавкин Н.Н.	-
2	Полуполтинных Ю.И.	Полуполтинных Ю.И.	-
3	Кузнецова А.И.	-	уволена
4		Капустин Д.В.	Не указан в списке
5	Воронецкая А.Ю.	Воронецкая А.Ю.	-
6	Полищук К.С.	Полищук К.С.
7	Лоншакова Л.С.	-	уволена

 

По данным проверки установлено, что в Дирекции имеется список лиц, имеющих право получать деньги подотчет, однако этот список не обновляется, если работники Дирекции, указанные в нем  увольняются. Это свидетельствует о слабом внутреннем контроле.

Далее была осуществлена проверка соответствия фактического расхода  подотчетных сумм целям, на которые  они были выданы. Для проведения данной процедуры сверены служебные  задания на командировку, приказы  и оправдательные документы, приложенные  к авансовым отчетам подотчетных  лиц за исследуемый период. Результаты проверки обобщены в таблице 2.3.12

Таблица 2.3.12 - Проверка соответствия целевого расходования подотчетных сумм 

№ п/п	Ф.И.О. подотчетных лиц	Расходы		Откл (+/-)
		По заданию	Фактические
1	2	3	4	5
1	Тюкавкин Н.Н.	Командировка	Командировка	-
2	Полуполтинных Ю.И.	Канцелярские расходы	Канцелярские расходы	-
4	Кузнецова А.И.	Хозяйственные нужды	Хозяйственные нужды	-
5	Лоншакова Л.С.	Командировка	Командировка	-
6	Воронецкая А.Ю.	Хозяйственные нужды	Хозяйственные нужды	-
7	Полищук К.С.	Канцелярские расходы	Канцелярские расходы	-

 

По данным проверки нарушений не выявлено, т.е. нецелевого расходования подотчетных сумм нет.

По этапам проверок расчетов с подотчетными лицами  установлено следующее:

Авансовые отчеты, предоставленные подотчетными лицами, недооформлены, в частности:

-в авансовых отчетах  не указаны остатки на начало  и на конец месяца;

- на обратной стороне авансового отчета не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»

- на обратной стороне авансового отчета не проставляется корреспонденции   счетов. Таким образом, выявлен слабый контроль за оформлением документов.

В соответствии с п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» передача выданных по отчет наличных денег одним лицом другому не допускается, в Читинской Дирекции связи нарушений по данному пункту не выявлено.

Своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты.

Лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, в соответствии с Указом Центрального банка Российской Федерации  от 14.11.2001 г. № 1050 « Об установлении предельного  размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» не нарушен.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут  приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. Такой факт на предприятии не обнаружен.

Инвентаризация  производится согласно срокам установленным руководителем Читинской Дирекции связи (Приложение Л).

Суммы по недостачам полностью отнесены на виновных лиц, соблюдаются сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, хищений и растрат.

Таким образом, проведенная выборочная аудиторская  проверка расчетов  в Дирекции  за 2009 год выявила ряд нарушений  в порядке документального оформления и ведения бухгалтерского учета  по данным расчетам.

Все это дало возможность наметить пути совершенствования учета и контроля расчетов с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами для Читинской Дирекции связи, что изложено в главе 3 работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Рекомендации  по совершенствованию  учета  и контроля дебиторской и кредиторской  задолженности

3.1 Инвентаризация  дебиторской и кредиторской задолженности  – как средство контроля. Формирование резерва по сомнительным долгам

Цель инвентаризации–  это выявление просроченной дебиторской  и кредиторской задолженности для  работы с сомнительными долгами  и подтверждение балансовых данных на определенную дату. Она проводится для того, что бы соблюсти принцип  консервативности, не завысить активы организации и не ввести пользователей в заблуждение.

Инвентаризация проводится как выборочно, так и сплошным методом. Не все организации могут разослать акты сверок всем дебиторам и кредиторам, поскольку количество контрагентов может достигать несколько тысяч. Оптимальная схема инвентаризации – это сверка расчетов со всеми крупнейшими контрагентами (такие контрагенты определяются по сальдо на конец и начало периода и по оборотам), а также выборочная сверка с определённым количеством контрагентов.

В международной практике распространена инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности аудиторами. При этом акты сверки на бланке организации за подписью ответственных лиц направляются дебиторам и кредиторам с указанием в качестве обратного адреса почтовых реквизитов компании, которая проводит аудит. Это дает аудиторам уверенность в полноте отражения и правильности оценки дебиторской и кредиторской задолженностей. Для целей аудита такая инвентаризация проводится обычно не чаще одного раза в год, но для целей учета компании может требоваться более частая инвентаризация расчетов.

Существует две формы  актов сверки - положительная и  отрицательная.

В акте сверки отрицательной  формы указываются сумма дебиторской  или кредиторской задолженности  компании на определенную дату и просьба  прислать обратно акт сверки только в случае несогласия контрагента  с указанной суммой. При неполучении ответа задолженность считается подтвержденной.

В акте сверки положительной  формы содержится просьба выслать  обратно акт сверки в любом  случае (при соответствии с данными  учета контрагента или при  наличии разногласий). Сумма задолженности  по данным компании может указываться, хотя в международной практике этого  делать не рекомендуется, чтобы контрагент отразил в акте сумму задолженности  в соответствии со своим учетом.

Дебиторская задолженность  учитывает суммы за выполненные, оказанные или переданные, но не оплаченные товары и услуги. Эти  суммы не включены в налоговую  базу на добавленную стоимость за истекшие периоды с момента образования  дебиторской задолженности. Не учитывается  задолженность по операциям реализации товаров имущественных прав, товаров  и услуг, перечисленным в пунктах 2 и 5 (статья 170 Налогового кодекса Российской Федерации) и дебиторская задолженность  по операциям из пункта 1 статьи 164.

Инвентаризация кредиторской задолженности учитывает суммы принятые к учету, но не оплаченные товары и услуги. В составе задолженностей имеются предъявленные суммы налога на добавленную стоимость, которые не были включены в налоговые вычеты за истекшие налоговые периоды. Не учитывается кредиторская задолженность по товарам и услугам, приобретенным для осуществления операций, перечисленных в пунктах 2 и 5 статьи 170 Кодекса, а также кредиторская задолженность по товарам и услугам, приобретенным для осуществления операций, перечисленных в пункте 1 статьи 164 Кодекса.

Результаты инвентаризации оформляются справкой, в которой  указан вид применяемой учетной  политики.

Для усовершенствования учета  и контроля  расчетов по дебиторской  и кредиторской задолженности  Дирекция должна исключить формальный подход к  инвентаризации обязательств, своевременно выяснять причины расхождений в актах сверки расчетов с контрагентами.

Усилить контроль за правильностью осуществления расчетов с другими хозяйствующими субъектами, кредитными организациями, органами государственной и законодательной власти, с физическими лицами.

Главный бухгалтер должен более тщательно контролировать правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, так как в процессе инвентаризации расчетов по состоянию на 31 декабря 2009 года в Дирекции было выявлено наличие депонентской задолженности в сумме 2500 рублей с истекшим в марте 2006 года сроком исковой давности (3 года).

Инвентаризация расчетов показала, что Дирекция нарушила требования бухгалтерского законодательства и налогового, что привело к занижению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Поэтому, в данной ситуации бухгалтеру организации необходимо внести в учет исправления, сдать в налоговую инспекцию уточненные расчеты по прибыли за I квартал 2006 года (учитывая, что форму заполняются нарастающим итогом уточненные нужно сдать и за полугодие, 9 месяцев, год), произвести доплату налога и пени.

Так же должен осуществляться постоянный контроль за правильностью расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями.

Учетной политикой Дирекции не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, что является упущением, так как резерв по сомнительным долгам позволяет организациям равномерно учитывать расходы, которые возникают с необходимостью списания не погашенной вовремя дебиторской задолженности. Формирование резерва по сомнительным долгам требует обеспечения аналитического учета задолженностей в рамках каждого договора. Это потребует координации действий бухгалтерской и юридической службы предприятия. Но с точки зрения оптимизации налогообложения в условиях применения метода начисления экономическая выгода от создания данного вида резервов очевидна, поскольку позволяет: