Учет денежных средств

     В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию ООО «АЦ Авангард-Барнаул» в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ООО «АЦ Авангард-Барнаул»

       Рабочий план счетов бухгалтерского  учета ООО «АЦ Авангард-Барнаул» разработан на основе типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов РФ.

     Учет  денежных средств на предприятии  осуществляется: наличных денег –  счет 50 «Касса» с ведением кассовой книги (КО-4); безналичные расчеты – счет 51 «Расчетные счета» и субсчет 2 «Чековые книжки» счета 55 «Специальные счета в банках» и счета 57 «Переводы в пути». Чековая книжка выдана директору ООО «АЦ Авангард-Барнаул». Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50, к которому открыты субсчета: 50.1. – касса организации; 50.2 – операционная касса; 50.3 – денежные документы. Однако несмотря на то, что рабочим планом счетов предусмотрено 3 субсчета к счету 50 «Касса», операции ведутся лишь по первому субсчету. На счете 1 учитываются наличные денежные средства в кассе организации. По дебету счета 50.1 отражается поступление денег в кассу. Поступление денежных средств в кассу ООО «АЦ Авангард-Барнаул» осуществляется: с расчетного счета в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными от клиентов за предоставление услуг предоставляемых ООО «АЦ Авангард-Барнаул». При поступлении денежных средств в кассу бухгалтером-кассиром оформляется приходный кассовый ордер, квитанция от которого отдается вносителю денег.

    При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег  в кассу. Это может быть возврат  неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка.

    Обязательно указывается: от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название, если от физического  лица – фамилия, имя, отчество. Сумма  проставляется цифрами и прописью.

    В приложении указываются первичные  документы, на основании которых  составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат  составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки  и номер. Все остальные указанные  на бланке реквизиты также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

    Отрывную  квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги, например, на выдачу зарплаты, были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

     Из  кассы ООО «АЦ Авангард-Барнаул» денежные средства могут быть выданы бухгалтером-кассиром: на оплату труда работникам организации (платежная ведомость, составляется главным бухгалтером); под отчет для приобретения хозяйственных материалов необходимых при работе организации (например – канцелярские товары), в этом случае бухгалтером-кассиром оформляется расходный кассовый ордер, который затем подписывают директор и главный бухгалтер, а после этого материально-ответственное лицо получает деньги в кассе. Все выплаты из кассы по страховым договорам оформляются страховыми агентами, затем заполняется расходный кассовый ордер, подписываемый директором и гл. бухгалтером.

    Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным  бухгалтером и руководителем  организации.

    Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный  ордер на выдачу денежных средств  под отчет на хозяйственные нужды  может быть выписан только при  предъявлении заявления с визой  руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы – при  наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера указывается в строке «Приложение».

    Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма», за исключением копеек. Ордер также подписывает сотрудник, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму, ставит дату получения и свою подпись. Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.

    Расходные кассовые ордера регистрируются в журнале  регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности. В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно-платежную ведомость. Ведомость оформляется при выдаче заработной платы работникам организации.

    На  общую сумму, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет  расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

    При работе с кассовыми документами кассиром ООО «АЦ Авангард-Барнаул»   соблюдаются следующие требования:

    - приходные кассовые ордера и  квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;

    - в этих документах не допускаются  подчистки, помарки или исправления;

    - прием и выдача денег по  кассовым ордерам производится  только в день их составления;

    - в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Все приходные и расходные кассовые ордера, оформленные и проведенные  по кассе за день, складываются в  порядке их поступления. Затем суммы  по этим первичным документам и номера документов заносятся бухгалтером-кассиром при помощи программы в компьютер, где и происходит формирование кассовой книги и отчета кассира-операциониста.

     К концу рабочего дня бухгалтер-кассир предварительно подсчитывает остаток денежных средств и при контроле со стороны главного бухгалтера определяет сумму для инкассации. На предприятии ООО «АЦ Авангард-Барнаул» установлен лимит кассы в размере 80 руб. Все денежные средства сверх лимита вносятся в банк. Кассир оформляет накладные и запаковывает инкассаторскую сумку с помощью специального пломбиратора. Инкассация происходит в промежуток времени между 17- 30 и 18 - 00 часами. Инкассаторы забирают готовую сумку, оставляют новую на следующий день.

     Услуги  инкассации предприятию ООО «АЦ Авангард-Барнаул» оказывает банк, в котором у организации открыт расчетный счет – «Промсвязьбанк», для оплаты услуг инкассации на расчетный счет организации банком выставляется платежное требование. В течение месяца инкассированные суммы проводятся в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета».

     В последний день месяца для учета  инкассированных сумм применяется  счет 57 «Переводы в пути». На основании ежедневных отчетов кассира по итогам месяца формируется оборотная ведомость по счету 50. Сальдо на начало должно совпадать с остатком наличных денег на начало дня в кассе первого числа месяца. Сальдо на конец по оборотной ведомости совпадает с остатком денежных средств в кассе на конец дня последнего числа месяца. Дебетовые обороты по счету 50 «Касса» таблица 3 приложений сверяются с соответствующими оборотами корреспондирующих счетов и обороты по кредиту счета 50 «Касса» таблица 4 приложений. По кредиту счета 50 отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы ООО «АЦ Авангард-Барнаул», корреспондирующими счетами могут быть: счета учета расчетов с рабочими и служащими, счета учета расчетов с дебиторами и кредиторами, счета учета денежных средств в банке и другие счета.

     Один  раз в квартал в кассе организации проводится инвентаризация. Следует отметить, что на предприятии соблюдаются все требования порядка ведения кассовых операций. Недостач или хищений денежных средств в кассе организации за все время его существования не было выявлено. При ошибочном отнесении бухгалтером-кассиром хозяйственной операции на другой корреспондирующий счет, все эти ошибки выявляются и устраняются при формировании программой «1С: Бухгалтерия» оборотов за месяц.

     При планировании и проведении аудита отчетности, нами рассмотрено состояние внутреннего контроля у ООО «АЦ Авангард-Барнаул». Мы рассмотрели состояние внутреннего контроля исключительно для того, чтобы определить объем работ, необходимых для формирования аудиторского заключения о доверенности бухгалтерской отчетности.

     В целом, обнаруженные нами нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской отчетности по учету денежных средств представлены в следующем параграфе выпускной квалификационной работы.

     3.2. Выводы по проведенной аудиторской проверке  

       Результаты проведенной нами проверки учета денежных средств в организации показывают, что проверенные финансово-хозяйственные операции с денежными средствами осуществлялись ООО «АЦ Авангард-Барнаул» во всех существенных отношениях в соответствии с Нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет.

     1. Для определения состояния внутреннего контроля в ООО «АЦ Авангард-Барнаул» были изучены нормативные документы исследуемого организации. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям, перечень форм документов, использующихся на данном предприятии, а также график документооборота на 2011 г.

     Данные  разработки необходимы для осуществления качественной работы бухгалтерии на предприятии ООО «АЦ Авангард-Барнаул», а также всего организации в целом.

      Последствия:

     Их отсутствие приводит к возникновению большого числа ошибок при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат организации.

     Отсутствие  графика документооборота иногда приводит к задержке подачи отчетов подотчетных лиц, отсюда возникают трудности в работе бухгалтерии организации ООО «АЦ Авангард-Барнаул».

     Рекомендации:

     В связи с этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной политике и разработать необходимые документы с целью совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля.

     2.   При проверке состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля по данному разделу было обнаружено:

      1. В октябре 2010 г работник Общества Соколова Н.Ф. являлась подотчетным лицом, и оплачивала от имени ООО «АЦ Авангард-Барнаул» полученный товар от поставщика «АЦ Авангард-Барнаул», согласно договору № 3150/28/09100-09 от 17.10.09г.

      Оплата  произведена путем получения  из кассы ООО «АЦ Авангард-Барнаул» и внесения в кассу подразделения - ДГЭ денежных средств (таблица 3.2).

      Таблица 3.2

      Данные  по оплате полученного товара

      В результате проделанных хозяйственных  операций в аудируемом периоде в  учете ООО «АЦ Авангард-Барнаул» произошло превышение лимита расчетов наличными между юридическими лицами.