Учет денежных средств

3) указанные  сверхлимитные остатки должны  быть получены в обслуживающем  предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

     Таким образом, для правильного определения  потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле 1.1. 

       П = ОР + Л - ОП - О,                        (1.1.)

где   П - потребность предприятия в  наличных денежных средствах;

ОР - ожидаемый  расход;

Л - лимит  хранения денежных средств;

ОП - ожидаемый  приход наличных денежных средств в  кассу предприятия за счет выручки  от реализации и других операций;

О- остаток  наличных денежных средств в кассе  на дату определения потребности.

   Если  предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, предприятия имеют право на получение  наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

     Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется:

• при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке;
• от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;
• от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
• от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

   Получение денежных средств со счетов, открытых предприятиям в учреждениях банков, производится по чекам. Чековые книжки выдаются предприятию учреждением  банка по заявлению установленной  формы.

     Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (см. Приложение №1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия.

   До  передачи в кассу приходный ордер  обязательно регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  документов (форма N КО-3).

     Приходные кассовые ордера запрещено  выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

     Выдача наличных денежных средств  из кассы предприятия производится:

• на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
• под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;
• по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

   Выдача  наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (см. Приложение №2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру  для исполнения.

     На  предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

     При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

     Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

     Если  выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям (см. Приложение №6) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     На  титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в  платежной (расчетно-платежной) ведомости  против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки "Депонировано";

б) составить  реестр депонированных сумм;

в) в  конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью.

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N_".

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

       В приходных и расходных кассовых  ордерах должны быть указано  основание для их составления  и перечислены прилагаемые к ним документы.

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам  могут производиться только в  день их составления.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие  и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие  перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

     Каждое  предприятие ведет одну кассовую книгу (см. Приложение №4). Количество листов в ней должно быть заверено подписями  руководителя и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операции за день и выводит остаток денег на следующий день. Запись в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми расходными и приходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.

       Контроль за правильным ведением  кассовой книги возлагается на  главного бухгалтера.

     Порядок ведения кассовых операций обязывает  руководителей предприятий создавать условия, необходимые для обеспечения сохранности наличных денежных средств не только в помещении кассы, но и при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

     Для ведения кассовых операций в штате  предприятия предусмотрена должность  кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

       Помещение кассы должно быть  изолированно, а двери в кассу  во время совершения операции  заперты с внутренней стороны.  Доступ в помещение кассы, не  имеющим отношение к ее работе, воспрещается. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать их посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, хранятся у руководителей организации. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

       Кассир не может передоверить  кому бы то ни было выполнение  своих обязанностей. В случае  внезапного оставления кассиром работы, находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии.

       Кассир в соответствии с действующим  законодательством [14] о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате, как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     На  момент инвентаризации (ревизии) наличных денежных средств в кассе кассир составляет отчет по имеющимся приходным и расходным кассовым ордерам и выводит остаток в кассе по учетным данным. Затем, полистно, проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Фактическое наличие сверяется с данными учета и определяется результат инвентаризации.

     Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (с соблюдением требований Трудового кодекса РФ).