Совершенствование учета, анализа и аудита запасов

В целях осуществления систематического контроля за сохранностью ТМЗ, бухгалтера ТОО «Казцинк» в составе постоянно действующих инвентаризационных комиссий  ежемесячно проводят контрольно-выборочные проверки остатков отдельных видов материалов, пользующихся особым спросом.

     Контроль за использованием материалов в производстве осуществляется силами контрольно-ревизионного бюро, которые используют инвентарный метод (инвентаризация).

Следует отметить, что себестоимость реализуемых товарно-материальных запасов признается как расход в тот отчетный период, в который признается связанный с ним доход. Сумма любых списаний до чистой стоимости реализации и все потери товарно-материальных запасов признаются как расход в течение того отчетного периода,  в котором произошло списание или понесен убыток. Сумма восстановления стоимости раннее списанных товарно-материальных запасов, в результате повышения чистой стоимости реализации, признается как снижение себестоимости реализованных ТМЗ в тот  отчетный период, в который происходит повышение стоимости.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режима работы. Инвентаризация – проверка соответствия фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризационные описи – документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату .

В соответствии со стандартом бухгалтерского учета № 24 «Организация бухгалтерской службы» в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие обязано проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. При этом инвентаризацию  имущества и финансовых обязательств следует проводить  – не реже одного раза в год, кроме случаев когда проведение инвентаризации обязательно.

В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел);

- при установлении фактов хищений и злоупотреблений, а также при порче товарно-материальных запасов;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.

Конкретные сроки и виды инвентаризации отдельных активов, собственных и привлеченных средств должны быть определены в Учетной политике предприятия.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета с целью обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности; проверка реальности учтенных  обязательств, а также оценка неучтенных объектов имущества.

Для проведения инвентаризации имущества организацией создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. В состав инвентаризационной комиссии рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов, при необходимости – представителей службы внешнего аудита.

.

Аудит как способ совершенствования учета  запасов

Аудиторская деятельность в РК регламентируется Законом РК от 18.10. 1993г. № 2446-ХII «Об аудиторской деятельности в РК». Основной целью аудита товарно-материальных запасов является:

1.Установление правильности ведения учета;

2.Получение точных сведений о наличии и движении запасов в местах их хранения; 

3.Обеспечение сохранности товарно-материальных запасов и соблюдение установленных нормативов их производственного потребления;

4.Выявление и реализация ненужных хозяйствующему субъекту материальных запасов с целью мобилизации материальных ресурсов.

Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов  должна включать следующие процедуры аудита.

      Таблица 1.5 - Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов

При проверке товарно-материальных запасов на РГОК ТОО “Казцинк”  установлено наличие их тождества с данными баланса, Главной книги, и машиннограмм, сальдово-оборотных ведомостей и других учетных регистров.

При проверке правильности ведения синтетического и аналитического

учета товарно-материальных запасов убеждаемся  в соответствии синтетической и аналитической информации на последнюю отчетную дату по счетам подраздела 1300 «Запасы». Согласованность данных аналитического и синтетического учета проверяется  по оборотным и сальдовым ведомостям, составляемых по каждому материально ответственному лицу (складу), машиннограмме по учету  движения материалов, по Главной книге и балансу.

Чрезвычайно велико значение аудиторской проверки сохранности, правильного использования и организации учета сырья, материалов, топлива, запасных частей, отнесенные на счета 1311-1318 подраздела 1300 «Запасы» Международных стандартов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов.

В деле обеспечения сохранности материальных ценностей имеет значение своевременное и качественное проведение инвентаризации.

При проверке соответствия фактического наличия товарно-материальных запасов учетным данным,  обращаемся к данным годовой инвентаризации, проведенной по состоянию на 1 октября 2009 года, по приказу № 452 от 9.09.2009 года. Инвентаризация прошла в установленные сроки, с составлением Протокола заседания Центральной инвентаризационной комиссии.

В ходе проверки установлено, что  результаты инвентаризации оформляются правильно и своевременно. Выявленные излишки оприходованы на склад в октябре месяце, в том же  месяце сделаны бухгалтерские проводки и их стоимость отнесена на доходы. Инвентаризационные описи, сличительные ведомости оформлены аккуратно, без исправлений и подчисток. Везде имеются подписи материально ответственных лиц и членов инвентаризационной комиссии. Комиссия  определила стоимость выявленных излишков. Акт об этом прилагается.

Во время инвентаризации была обнаружена недостача запасных частей, и вина материально ответственного лица доказана.  Расходы были списаны по фактической стоимости, а доходы по рыночной стоимости. На сумму недостачи был выписан счет. Так же была обнаружена недостача, но вина материально ответственного лица не доказана, эта недостача была списана в октябре месяце  за счет предприятия, так как сохранность была не обеспечена по вине администрации РГОК.

Списание ГСМ  (бензина и дизтоплива) на складе № 13 КМТК, на АЗС транспортного цеха  по итогам инвентаризации  и в течении года происходило по нормам естественной убыли. Списание в пределах естественной убыли  производилось только в пределах недостач.

Предметом внимания аудитора должно стать соблюдение порядка хранения материальных ценностей на складах, соответствие мест хранения условиям сохранности отдельных видов запасов. Проверку наличия и сохранности  материальных ценностей аудитор начинает с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.

Несмотря на то, что в подразделениях ТОО «Казцинк» регулярно проверяется состояние и правильное использование складских помещений, наличие пожарной и охранной сигнализации, стеллажей, соблюдение установленных правил хранения материальных ценностей, правильно ли осуществляется порядок  приемки, отпуска товарно-материальных запасов складское хозяйство далеко до совершенства. На складах Обогатительной фабрики и Тишинского рудника протекают крыши, все склады РГОК слабо механизированы. На складах много ручного труда.

В ТОО «Казцинк» действует метрологическая служба, которая постоянно следит за состоянием весового хозяйства и других измерительных приборов. На каждом складе имеются книги, где отмечается состояние весового хозяйства.

Важным условием обеспечения сохранности является правильно организованная охрана. Для подразделений ТОО «Казцинк» разработано единое «Положение о  вывозе (выносе) материальных ценностей» с охраняемых территорий промышленных комплексов ТОО «Казцинк». Эффективность работы контрольно-пропускных пунктов можно проконтроливать  внезапной проверкой за ввозом и вывозом материальных ценностей. Неоднократные аудиторские проверки доказали, что на РГОК соблюдается  установленный порядок оформления и регистрация пропусков работниками охраны, своевременность возврата в бухгалтерию использованных пропусков, и не практикуется вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанными лицами, не имеющими на это право или вывоз по устным разрешениям и запискам. Постоянно обновляются приказы о назначении лиц, имеющих право подписи материальных пропусков.

Пропускная система осуществляется с учетом производственных взаимосвязей между отдельными территориально обособленными специализированными цехами. Оформление пропуска на вывоз сырья и полуфабрикатов в порядке внутренней кооперации требует от работников хозяйствующего субъекта тщательного контроля. При выявлении нарушений и злоупотреблений в производственной деятельности цехов (неполное отражение производственной продукции, приписки, хищения, искажения в учете) пропуска используют в качестве источника контроля. Их данные сопоставляются с фактическим количеством, ассортиментом, качеством и стоимостью вывезенных материальных ценностей, отраженных в счетах-фактурах, накладных, спецификациях, ярлыках и других сопроводительных документах.

Ежегодно на РГОК в начале года обновляется  список лиц имеющих право получения товарно-материальных ценностей.

При проверке обнаружено, что в карточке складского учета не указывается норма запаса и вообще она не разрабатывается. Необходимо обратить на это внимание, потому что если фактическое наличие меньше нормы запаса, то возможны перебои в работе, если превышает, то, значит, имеются сверхнормативные запасы, что свидетельствует о дополнительном изъятии средств из оборота предприятия.

Подбор и расстановка материально ответственных лиц на склады РГОК осуществляется аттестационной комиссией, созданной по приказу  комплекса во главе с торговым представителем.  После одобрения аттестационной комиссии с материально ответственным лицом  заключается договор о полной материальной ответственности и издается приказ о назначении. Учет на складе как правило осуществляет специалист складского хозяйства Специалиста склада принимают на работу по согласованию с начальником отдела бухгалтерского учета и от должности он может освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем комплекса.

В соответствии с учетной политикой проводятся выборочные проверки не реже одного раза в месяц, с обязательной проверкой дефицитных товарно-материальных запасов, как силами контрольно-ревизионного бюро ТОО «Казцинк», так и бухгалтерами финансовой бухгалтерии. Сроки проведения инвентаризации  приближены к годовому отчету.

В обязательном порядке проводятся  инвентаризации при смене материально-ответственных лиц.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах хозяйствующего субъекта   является проверка складского учета. Уровень учета товарно-материальных ценностей неразрывно связан с состоянием и организацией складского и весоизмерительного хозяйства.

На складе складской количественный учет ведется в карточках складского учета материалов. Поэтому аудитор в первую очередь должен проверить ведутся ли карточки складского учета. При проверке обнаружено, специалисты склада своевременно  делают записи в карточках складского учета. Записи в карточках складского учета соответствуют документам по приходу и расходу. Внезапная проверка всех первичных документов специалистов склада выявила, что приходные документы по неотфактурованным поставкам в карточках складского учета разнесены своевременно, остатки по карточкам выводятся правильно, подсчитываются итоги по приходу и расходу  товарно-материальных ценностей за месяц. Подпись бухгалтера на втором экземпляре реестра  и в карточке складского учета (в графе “контроль”) свидетельствует о том, что все документы проверены по количеству, содержанию и форме, а также о правильности записей в карточке складского учета материалов (товаров).