Совершенствование учета, анализа и аудита запасов

Проанализируем схему организации операций по поступлению товарно-материальных запасов на примере Риддерского горно-обогатительного комплекса (РГОК) ТОО «Казцинк».

РГОК получает материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

РГОК ТОО «Казцинк»  получает ТМЗ: на складе поставщика, на станции железной дороги, в аэропорту или непосредственно в своем складском помещении, где их принимает материально-ответственное лицо.

Приемку со склада поставщика (отправителя) осуществляет, как правило,  экспедитор, с которым заключен типовой договор о полной материальной ответственности. Для получения товаров со склада поставщика ему выдается доверенность. На РГОК используется типовая межведомственная форма № 3-1 (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Доверенность заполняется в соответствии с Методическими рекомендациями о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов. Доверенность на РГОК подписывается начальником КМТК и начальником отдела бухгалтерского учета. Экспедитор, после каждого получения товаров, предоставляет в бухгалтерию документ о выполнении поручения и  о сдаче материальных ценностей на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечения срока ее действия, новые доверенности не выдают. Неиспользованные доверенности возвращаются на следующий день по истечению срока доверенности. В журнале выданных доверенностей производится отметка «не использована».

При доставке товарно-материальных запасов на склады РГОК  автотранспортом специалисты складского хозяйства принимают у экспедитора ТМЗ по количеству мест и массе брутто и сопоставляют их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.    В случае, если недостачи или других расхождений фактического наличия ТМЗ с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, кладовщик принявший ТМЗ, подтверждает приемку  штампом предприятия, где указаны фамилия, имя, отчество специалиста склада, № склада.

При выявлении расхождений между фактическими данными и отраженными в товарно-транспортной накладной, или при наличии повреждений в упаковке, проверяют каждое место, о чем должен быть составлен акт. В том случае, если повреждения в упаковке может вызвать потерю в весе, ТМЗ следует принимать по массе нетто и количеству ТМЗ. В акте отражают данные о выявленных расхождениях и указывают ТМЗ, по которым установлены расхождения. Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акт не записывают, но производят запись: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт о выявленных расхождениях составляют в двух экземплярах, его подписывают лица, принимавшие участие в приеме-передаче ТМЗ. Если груз привезен транспортом поставщика, то один экземпляр акта отсылают поставщику, а другой оставляют у материально-ответственного лица получателя, принявшего груз, который передается в бухгалтерию и служит основанием для предъявления поставщику претензии. Если груз доставлен собственным автотранспортом, один экземпляр передается в юридический отдел комплекса для решения вопроса о возмещении материального ущерба.

При доставке ТМЗ железнодорожным транспортом приемку ТМЗ проводят на месте разгрузки вагонов, контейнеров, цистерн, обычно это площадка одного из складов КМТК. Прием ТМЗ производится в присутствии членов комиссии по приему ТМЗ, созданной приказом по комплексу. Комиссия принимает ТМЗ на основании сопроводительного документа-накладной на перевозку груза, в присутствии представителя перевозчика, при необходимости представителя поставщика или независимого наблюдателя. В первую очередь комиссия проверяет целостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, целостность оттисков печати организации, опломбировавшей вагон (контейнер, цистерну).

В случае прибытия груза без сопроводительного документа поставщика, разгрузку ТМЗ оформляют актом, в котором указывается фактическое наличие ТМЗ и отпускная цена, и  разгрузку производят в присутствии представителя поставщика или в присутствии независимого наблюдателя.

Все выявленные недостатки подлежат отражению в акте, форма и содержание которого зависит от причин его составления: нарушения целостности вагона, нарушение или отсутствие пломбы, повреждение тары, несоответствие количества или качества ТМЗ за поврежденной пломбой данным, указанным в сопроводительных документах, простой вагона и т.п.

Акт (ПРИЛОЖЕНИЕ 2) составляется с соблюдением всех правил приемки ТМЗ и  является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации.

По характеру приемки различают приемку: - по количеству;

      - качеству и комплектности.

Во всех случаях товары принимают работники предприятия, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. Аттестационная комиссия комплекса, созданная по приказу  решает  заключить с работником или нет договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами. Если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

Основными товарными документами, служащими для оприходования  ТМЗ являются:

- счет-фактура  (ПРИЛОЖЕНИЕ 3), в котором указаны его порядковый номер и дата  составления, наименование, адрес и РНН покупателя и поставщика ТМЗ, номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость, наименование (описание) поставляемых ТМЗ и их количество, стоимость ТМЗ без налога на добавленную стоимость, сумма акциза по подакцизным ТМЗ, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость ТМЗ с учетом    налога на добавленную стоимость и акциза. Счет-фактуру выписывают в 4-х экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк;

- товарно-транспортная накладная;

- накладная и документы, выписанные материально-ответственным лицом, принявшим товар, а именно:

Приходный ордер. Применяют для учета запасов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления материальных запасов на склад. (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

Акт о приемке материалов. Применяется для  оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков, составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов в  двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки материальных ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций) передают один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материальных запасов,  другой в юридический отдел для направления претензионного письма поставщику.

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения, в производстве (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым не установлены нормы естественной убыли. Оформленный документ  является основанием для списания с ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приемке материалов. Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении.

Акт о потерях в пределах норм естественной убыли. Применяется при оформлении выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады комплекса от поставщиков,  на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ПРИЛОЖЕНИЕ 6). Применяется при учете запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

В ТОО «Казцинк» разработано положение об оформлении отпуска материальных ценностей с центральных складов АО «Казцинк». Данное положение было введено в действие с 01.01.2002 года.

Материалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на  хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Учетной политикой  ТОО «Казцинк» предусмотрен единый порядок отпуска материалов со складов по всем подразделениям, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получать материалы со складов.

Материалы отпускаются со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производство, применяются, в основном следующие документы:

- Разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям;

- Накопительные, оформляющие многократный отпуск материалов по одному направлению и назначению;

- Лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве.

Применение различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов и их использованием.

Лимитно-заборная карта (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для  текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды в соответствии с утвержденными нормами и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. ЛЗК  представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного номенклатурного номера материала по определенному назначению.  ЛЗК составляется технологами цеха (завода, фабрики), начальниками горных участков рудников, 25-28 числа месяца предшествующего отчетному. Этот документ выписывается в двух экземплярах (для цеха и склада), подписывается вышеназванными специалистами и руководителем отдела комплектации промышленного комплекса, курирующих данное направление с заполнением шифра затрат на производство лицами, составляющими ЛЗК.

При повторном получении материалов по ЛЗК на склад представляется экземпляр, находящийся у получателя материалов. Специалист склада проставляет в обоих экземплярах ЛЗК дату и фактическое количество отпущенных материалов и расписывается в графе отпустил, а получатель в свою очередь, расписывается в графе получил, остающемся на складе. Остаток неиспользованного лимита проставляется в обоих экземплярах ЛЗК после каждой операции. Номенклатурные номера на товарно-материальные ценности в ЛЗК проставляются специалистом центрального склада.

При возникновении ситуации на получение нормируемых товарно-материальных ценностей сверх установленных лимитов по ЛЗК, оформляется  ЛЗК с красной полосой с приложением пояснительной записки.  ЛЗК в обязательном порядке подписывается начальником цеха, руководителем группы отдела комплектации промышленного комплекса и цеховым специалистом по планированию и учету.

Сверхлимитный отпуск и замена одних видов запасов другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц на то уполномоченных.

Заборная карта (ПРИЛОЖЕНИЕ 8) - применяется для отпуска с центральных складов товарно-материальных ценностей, предназначенных для ремонта, технического (сервисного) обслуживания, модернизации, капитального строительства собственными силами и других статей расходов, на которые отсутствуют утвержденные нормативы.

По мере разработки и утверждения нормативов расходования этих товарно-материальных ценностей, что является важной и первостепенной задачей производственных служб, перечень материалов, отпускаемых со склада по ЗК, должен сокращаться за счет расширения перечня материалов, отпускаемых по ЛЗК. Заборная карта составляется в течение отчетного периода  механиками, энергетиками и другими специалистами цеха, курирующими данные работы, подписывается инициатором,  составившим ЗК, начальником цеха, руководителем группы отдела комплектации промышленного комплекса, курирующим данное направление. ЗК могут составляться по нескольким номенклатурам в разрезе центральных складов, отпускающих товарно-материальные ценности.   

Расшифровка к заборной карте, является обязательным приложением к заборной карте и служит основанием для списания товарно-материальных ценностей полученных с центральных складов по заборным картам на соответствующие статьи затрат по смете. В РЗК дается описание использования товарно-материальных ценностей в разрезе объектов, проставляются инвентарные номера объектов основных средств на ремонт, техническое обслуживание и модернизацию которых будут списаны товарно-материальные ценности, полученные по ЗК, указывается наименование объектов капитального строительства по титульным спискам. Подпись инициатора, курирующего данные работы необходима по каждой позиции. При использовании товарно-материальных ценностей, списание которых требует составления дополнительных расчетов либо акта на списание (краска, моющие средства, пиломатериалы на хозяйственные нужды, спирт и т.д.) вышеуказанные расчеты и акты составляются в обязательном порядке инициаторами,  и являются дополнительным приложением к ЛЗК или ЗК.

Лимитно-чековая книжка (ПРИЛОЖЕНИЕ ) применяется для текущего контроля над соблюдением сметы затрат при отпуске с центральных складов товарно-материальных ценностей по заборным картам. Лимитно-чековая книжка выдается на цех на сумму расходов, предусмотренных в смете затрат, при этом ЛЧК оформляется отдельно: