Письменная информация по результатам аудиторской проверки в ЗАО «РУСТ Инк.»

3.3. Рекомендации по совершенствованию расчетов по оплате труда и устранение замечаний

    На  основании проведенной аудиторской  проверки можно предложить следующие  рекомендации по совершенствованию расчетов по оплате труда.

          Расчет заработной платы — сложная и трудоемкая задача. В процессе ее решения наибольший эффект достигается при использовании такой специализированной программы, как «1С: Зарплата и кадры 7.7». С ее помощью осуществляется:

• ведение справочников подразделений, сотрудников, начислений и удержаний, бухгалтерских счетов, шифров производственных заказов и пр.
• ведение табелей рабочего времени, расчет начислений, связанных с повременной и сдельной формами оплаты труда, в том  числе по КТУ;
• расчет отпусков, больничных листов и других отклонений от нормального режима;
• автоматическое начисление различных надбавок, пособий, доплат, регулярных премий и автоматическое удержание алиментов, кредитов, сумм по исполнительным листам судов;
• начисление разовых премий, работа с произвольными начислениями и удержаниями;
• расчет налогов для штатных и внештатных сотрудников;
• печать платежных ведомостей, расчетных листков, лицевых счетов, расчетных ведомостей, платежных поручений, налоговой карточки и пр.;
• контроль выдачи денежных сумм, ведение депонентов;
• распределение заработной платы по бухгалтерским счетам, и объектам затрат;
• составление отчетов в Пенсионный фонд и налоговую инспекцию в электронной форме.

    В ЗАО «РУСТ ИНК.» учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется в программе «1С Предприятия, версия 7.7». однако именно для этого участка расчетов целесообразно использовать одну из перечисленных выше программ.

      При выборе программ надо учитывать возможность их настройки, принимая во внимание различную методику расчета заработной платы на предприятиях разных отраслей и форм собственности. Кроме того, происходят постоянные изменения в законодательстве, а это требует периодической корректировки соответствующих программ. К настройке программ следует отнести: задание и изменение ставок налогов, минимального размера заработной платы, методик расчета начислений, нерабочих дней, реквизитов предприятия и пр. [28, с.8].

    Программа «1С: Зарплата и кадры 7.7» предназначена для работы в среде Windows. Главной особенностью этого продукта является то, что все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы, оформляются при помощи соответствующих документов. Промежуточные расчеты программа выполняет полностью самостоятельно. С одной стороны, это очень удобно — все рассчитывается автоматически, с программой может работать бухгалтер невысокой квалификации. С другой стороны, появление непредусмотренных разработчиком событий вызывает определенные сложности в процессе их регистрации. Эта же проблема возникает и тогда, когда организация имеет структурные подразделения и правила расчетов, заложенные в программу ее разработчиками, которые отличаются от принятых в конкретном подразделении предприятия. В этих случаях необходимо производить настройку и доработку программы, для чего потребуется помощь специалиста.

    Рассмотрим  общую схему формирования информационной базы в автоматическом режиме по расчетам с персоналом организации. Единым источником входной информации выступает личная карточка (ф. №Т-2), на базе которой вначале создаемся информационный массив «Кадры», а затем из этого массива автоматически формируется массив «Лицевые счета». На его основе предусмотрена выдача с ЭВМ машинограммы «Справочник лицевых счетов» с Дополнительными графами (вид оплаты, код налога, номер тарифной сетки и код постоянных удержаний) с последующей их  записью в данный массив. Массив «Лицевые счета» в дальнейшем служит и для автоматического получения массива «Табель», на базе которого начисляется заработная плата работникам с повременной оплатой труда. Технологически выполнение отдельных процедур программой «1С: Зарплата и кадры 7.7» осуществляется следующим образом.

    1. Ведение справочников. В программе  ведутся справочники сотрудников,  должностей, категорий, видов налогов, подразделений. При необходимости с помощью программы можно вести штатное расписание. Справочники доступны для редактирования и пополнения в любой момент.

    2. Учет рабочего времени. В программе  не предусмотрено ведение табелей рабочего времени как таковых. При повременной форме оплаты труда каждому сотруднику определяется, один из графиков работы. Графики могут соответствовать односменным и многосменным режимам работы с различной продолжительностью рабочего дня, числом рабочих дней в неделе и т. д.

    Все события, приводящие к отклонению от нормального графика работы увольнение сотрудника, уход в отпуск, учитываются  путем заполнения соответствующих форм.

    Перевод работника на другую работу, изменение  оклада и графика работы также  оформляются в программе специальным документом, после чего автоматически учитываются при расчете заработной платы. В программе предусмотрена возможность осуществлять пропорциональное изменение окладов всем сотрудникам

    Осуществляется  учет работы по внутреннему совместительству, в порядке расширения зон обслуживания и договорам подряда. Эти договора могут заключаться как с сотрудниками предприятия, так и сторонними лицами, в том числе и на длительный срок с ежемесячными выплатами.

    3. Отпуска, больничные и другие  виды дополнительной заработной платы. Для ввода в программу информации о больничных листах сотрудников необходимо заполнить соответствующую форму. В ней указываются даты открытия и закрытия больничного листа, а также причина нетрудоспособности: общее заболевание, производственная травма, отпуск по уходу за детьми и пр. Средний заработок при расчете больничного листа исчисляется по двум предыдущим месяцам, предшествующим болезни.

    Отпуска также учитываются, путем заполнения специальной формы, в которой нужно указать даты начала и окончания отпуска и его тип: очередной, за свой счет или учебный.

    Помимо  болезней и отпусков может быть налажен  учет неотработанного рабочего времени по причине отгулов, прогулов и вынужденных простоев. Для сдельщиков, может быть учтено время, оплачиваемое им по среднему заработку: вызовы в военкомат, донорские дни, командировки и пр.

    4. Постоянные начисления и удержания.  В личной карточке сотрудника указывается размер постоянной ежемесячной премии в процентах от основного заработка, а также делается отметка, нужно ли взимать с работника профсоюзные взносы.

    Являясь одним из элементов производственных затрат, начисленная заработная плата должна быть включена в издержки производства. Так как номера дебетуемых и кредитуемых счетов для конкретной хозяйственной операции устанавливаются бухгалтером по определенным характеризующим признакам, данную связь можно выразить в виде таблицы и ввести ее в память машины. Отнесение хозяйственных операций по соответствующим синтетическим счетам (шифрам затрат) можно выполнять с помощью таблицы автоматически. Тем самым представляется возможным избавиться от трудоемкого кодирования учетных документов и сократить количество вводимых в ЭВМ показателей.

    Характеризующие признаки и кодовые значения, включаемые в данную таблицу, должны быть строго идентичны кодификаторам, по которым будет осуществляться кодирование входной информации. При полном соответствии по ключевому коду «Вид оплаты, удержания» автоматически производится бухгалтерская запись, т.е. введенная с первичного документа или полученная расчетным путем сумма заработной платы (удержания) записывается в дебет одного счета я в кредит другого

    С помощью программы можно автоматически  удерживать алименты, осуществлять перечисления в банки сумм в счет возврата выданных  сотруднику ссуд, выплаты по исполнительным листам.

    5. Разовые начисления и удержания.  Предусмотрена выплата следующих видов разовых премий: премии из фонда материального поощрения, месячной, квартальной и единовременной. Получателей премии можно ввести списком. Размер премии задается в виде суммы или указывается процент премиальных. При составлении списка получателей премии можно сразу включить в него фамилии всех сотрудников определенного подразделения. Есть возможность учесть приказы руководства предприятия о полном или частичном лишении отдельных работников регулярной премии.

    Программа позволяет учитывать наличие  у сотрудников акций и выплачивать  им дивиденды в соответствии с  их количеством.

    Помимо  этого возможно вводить начисления, указывая их суммы. Предусмотрены многие виды начислений: материальная помощь, различные виды авторского вознаграждения, призы, подарки и пр.

    Один  из принципов построения программы  заключается в том, чтобы обеспечить минимальное вмешательство расчетчика в процесс расчета заработной платы. Хотя изменить вручную суммы начислений и удержаний в электронном аналоге расчетного листка можно, но нельзя произвольным образом добавит туда новые начисления или удержания. Предполагается, что изменения нужно делать в первичных документах. Такой подход уменьшает количество ошибок пользователя, но может оказаться неудобным в ситуации, когда исправления нужно внести срочно и разбираться в причинах отклонения нет времени. Кроме того, это затрудняет обработку информации при различных внештатных ситуациях [28, с.20].

    6. Расчет налогов. При расчете  налога с доходов физических  лиц учитываются разнообразные льготы по его уплате, которыми обладает работник. Предусмотрены следующие виды вычетов: для инвалидов и участников войн; для участников войны в Афганистане; с сумм, потраченных на благотворительность и на жилье; на содержание иждивенцев. Так как Инструкция Госналогслужбы РФ «По применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц», а с вводом в действие с 1 января 2001 г. и части второй Налогового кодекса РФ порядок применения данного налога (с указанной даты — налога на доходы физических лиц, постоянно подвергается изменениям, то авторы программы предоставили пользователю возможность самому изменять размеры и базу вычетов, а также пополнять их список).

    7. Печать форм учета. Программа  может сформировать платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета, расчетные ведомости, платежные поручения, налоговые карточки и пр. Отчеты в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд могут оформляться как по текущим правилам, так и по правилам, действовавшим в прошлые отчетные периоды.

    8. Контроль выдачи денежных сумм. При составлении платежных ведомостей  сумму к выдаче можно округлять.  Порядок округления бухгалтер может выбрать сам -  от десятков копеек до десятков рублей. Денежные суммы можно депонировать, а впоследствии выплачивать.

    Заработная  плата может не выплачиваться  на руки сотрудникам, а полностью  или частично перечисляться на банковские счета. Программа печатает соответствующие платежные поручения.

    9. Распределение заработной платы  по счетам. По результатам расчета  заработной платы программа может  формировать бухгалтерские проводки в формате программы «1С: Бухгалтерия». Средства для анализа распределения заработной платы по объектам затрат не предусмотрены. Нет возможности формировать и различные отчеты аналитического характера — своды по видам начислений, подразделениям и пр.

    10. Отчетность в электронной форме.  Возможна передача анкет и индивидуальных сведений по начислениям в Пенсионный фонд. В электронной форме может быть представлен отчет в налоговую инспекцию о доходах физических лиц. Таким образом, программа «1С: Зарплата и кадры 7.7» предоставляет достаточно широкие возможности для формирования учетной информации в части учета отработанного рабочего времени, начисления заработной платы и удержаний из нее. Можно изменить или добавить документы, произвести корректировку различных расчетов, создать аналитические отчеты, перестроить главное меню[29,с.88].

    В подсистеме реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты - повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

    Следующим пунктом рекомендаций по совершенствованию  расчетов по оплате труда является применение пластиковых карт при  расчете с персоналом.

    Выплачивать зарплату сотрудникам организация  может не только наличными, выдав их из кассы. Есть еще один способ - перечислять деньги на пластиковые карточки работников. Если говорить более точно, деньги в таком случае перечисляются не на карточку, а на карточный лицевой счет в банке.