Організація обліку і аудиту розрахунків з оплати праці

В разі, якщо за результатами інвентаризації виявлено недостатність  накопиченого резерву, проводиться  одноразове донарахування резерву майбутню оплату відпусток пропорційно заробітній платі, прийняту в розрахунок резерву в місяці проведення інвентаризації.

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації профспілковим представником чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводить до відома всіх працівників.

Вітчизняне законодавство не встановлює конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець самостійно розробляє форму такого документа. На підприємстві ПАТ «Сумський завод «Насосенергомаш» графік надання відпусток має такий вигляд (таблиця 2.8):

Таблиця 2.8 – Форма  графіка надання відпусток

Відділ	Прізвище та ініціали працівника	Посада	Вид відпустки	Облік наданих відпусток
				Дата та номер наказу	Дата першого та останнього дня	За який робочий рік
Бухгалтерія	Шевель А.В.	бухгалтер	Щорічна основна	09.03.2012 №8	01.04.2012 25.04.2012	30.05.2011 30.05.2012
Цех №5	Таран П.С.	інженер	Щорічна основна	10.03.2012 №9	04.04.2012 24.04.2012	01.06.2011 30.05.2012

 

Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника. Згідно із частиною одинадцятою статті 10 Закону № 504 це треба зробити не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. 

Письмовим повідомленням у цьому разі може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання щорічної відпустки (додаток2).

Якщо працівник (узгодивши з роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або ж бажає взяти лише частину щорічної основної відпустки – працівник подає відповідну заяву на ім’я керівника підприємства.

На підприємстві надання щорічних відпусток оформляється наказом. Для цього можна використати  типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі – Наказ № 489). Ця форма наказу є рекомендованою, тому роботодавець може внести до неї корективи або скласти наказ довільної форми.

Наказ про надання  щорічної відпустки складається  у двох примірниках, один – для відділу кадрів, другий – для бухгалтерії. Підписує наказ керівник підприємства.

Відповідно до наказу про надання щорічних відпусток відділ кадрів заповнює особову картку працівника (типова форма № П-2), затверджену наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656, у якій є розділ V «Відпустки», де вказується вид відпустки (основна чи додаткова), період, за який вона надається, дата початку й закінчення відпустки, а також номер і дата наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання працівникові щорічної відпустки.

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5), затвердженому Наказом № 489 (далі – Табель), щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим – «08», а щорічні додаткові відпустки – буквеним кодом – «Д» або цифровим – «09». 

Схематично послідовність документального  оформлення процесу надання щорічних відпусток можна зобразити так, як показано на рисунку 2.2.

 

Рисунок 2.2 – Схема оформлення відпусток

 

Отже, на підприємстві створюється  резерв на оплату відпусток з метою усунення негативного фактора, пов'язаного з додатковими витратами на оплату праці та її включенням у собівартість продукції. Створення резерву відбувається за рахунок рівномірного включення у собівартість продукції витрат на оплату відпусток. Створення, використання резерву на оплату відпусток та їх оформлення на підприємстві ПАТ «Сумський завод «Насосенергомаш» ведеться відповідно до чинного законодавства.

 

 

 

 

 

2.4 Організація контролю за розрахунками з оплати праці

 

 

Під час контролю за використанням  фонду оплати праці вивчають і досліджують форму і систему організації оплати праці, тому що в умовах ринкової економіки система оплати праці залежить не тільки від результатів роботи працівників підприємства, але й від ефективності діяльності його виробничих підрозділів.

У нових умовах ринкової економіки значно змінилися процедури контролю. На сьогодні фонд оплати праці і трудові ресурси не є плановими, кожне підприємство самостійно визначає кількісний склад та суму витрат на оплату праці. Але при цьому обов'язково враховують можливості підприємства у виділенні певної суми коштів на оплату праці.

У сучасних умовах значну роль відіграє внутрішній контроль із боку керівників підприємств і бухгалтерської служби. Ці працівники повинні здійснювати оперативний контроль за використанням трудових ресурсів і фондів оплати праці з метою ефективного використання цих витрат.

У системі контролю важливою його формою є ревізія операцій з оплати праці.

На ПАТ «Сумський завод «Насосенергомаш» ревізійна комісія обирається Загальними зборами в кількості 3 (трьох) осіб строком на 3 (три) роки шляхом кумулятивного голосування в порядку, передбаченому чинним законодавством України, Статутом Товариства та Положенням про ревізійну комісію з числа фізичних осіб, які мають повну цивільну дієздатність, та/або з числа юридичних осіб – акціонерів.

При здійсненні контролю за розрахунками з оплати праці Товариства Ревізійна  комісія:

• перевіряє достовірність даних, які містяться у річній фінансовій звітності Товариства, щодо розрахунків з оплати праці;
• перевіряє відповідність ведення бухгалтерського, податкового, статистичного обліку та звітності відповідним нормативним документам;
• перевіряє своєчасність і правильність відображення у бухгалтерському обліку усіх фінансових операцій пов’язаних з оплатою праці відповідно до встановлених правил та порядку їх ведення, вірність розрахунків і дотримання термінів перерахувань до бюджету податків, зборів та інших платежів;
• перевіряє використання коштів резерву на оплату відпускних.

Ревізійна комісія відповідно до покладених на неї завдань здійснює планові та спеціальні перевірки за розрахунками з оплати праці Товариства. За підсумками проведення планових та позапланових перевірок Ревізійна комісія складає висновки та подає їх на розгляд Наглядової ради та органа (акціонера), що був ініціатором перевірки.

За підсумками планової перевірки за результатами фінансового  року Ревізійна комісія готує  висновок, в якому міститься інформація про:

а) підтвердження достовірності та повноти даних, щодо оплати праці на підприємстві за відповідний період;

б) факти порушення чинного законодавства України під час провадження розрахунків з оплати працідіяльності, а також встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку та подання звітності.

Ревізійною комісією Товариства може проводитись спеціальна перевірка. Така перевірка проводиться за ініціативою Ревізійної комісії, за рішенням Загальних зборів, Наглядової ради, Голови Правління або на вимогу акціонерів (акціонера), які на момент подання вимоги сукупно є власниками не менше ніж 10 (десяти) відсотків простих акцій Товариства.

 На вимогу Ревізійної комісії їй надаються всі необхідні матеріали, бухгалтерські та інші документи, а також особисті пояснення посадових осіб Товариства.

Модель контролю і  ревізії операцій щодо оплати праці на ПАТ «Сумський завод «Насосенергомаш» наведено на рисунку 2.3. У цьому стандарті визначені об’єкти, джерела інформації і методичні прийоми контролю і ревізії операцій щодо оплати праці.

 

Обєкти контролю і  ревізії
Трудові ресурси, їх регулювання  і використання	Системи оплати праці  і преміювання та їх застосування	Стан трудової дисципліни і дотримання трудового законодавства	Розрахунки щодо оплати праці	Первинна документація щодо обліку праці та заробітної плати	Бухгалтерський облік  праці та її оплати

Джерела інформації
Трудове законодавство	Законодавчі акти про  підприємництво та підприємство	Нормативно-законодавча  інформація щодо праці та заробітної плати	Нормативно-довідкова  інформація щодо обліку праці та заробітної плати	Первинна документація щодо обліку та правил її складання	Реєстри бухгалтерського  обліку і звітність

Методичні прийоми контролю
Розрахунково-аналітичні			Документальні
Економічний аналіз	Аналітичні і статистичні  розрахунки	Економіко-математичні  методи	Нормативно-правове регулювання	Інформаційне моделювання	Експертизи різних видів	Камеральні перевірки  норм і розцінок	Дослідження документів
							За формою і змістом	Зустрічна перевірка	Взаємний контроль операцій і документів	Аналітична і логічна  перевірка

Методичні прийоми узагальнення і реалізації результатів контролю
Групування проміжних  результатів ревізії			Аналітичне групування виявлених недоліків	Узагальнення результатів  ревізії і складання її акта	Розробка пропозицій щодо усунення недоліків	Реалізація пропозицій за актом ревізії
Хронологічне	Систематизоване	Хронологічно-систематизоване

 

Рисунок 2.3 – Обєкти, джерела та методичні прийоми ревізії розрахунків з оплати праці на ПАТ «Сумський завод «Насосенергомаш»

Під час ревізії особливе значення має використання фактографічної інформації, що наведена в таблиці 2.9.

У таблиці конкретизується  облікова, позаоблікова інформація, що підлягає перевірці під час ревізії, розкривається її зміст та визначається використання в контрольно-ревізійному процесі.

 

Таблиця 2.9 – Фактографічна інформація, що використовується під час контролю трудових ресурсів і ревізії операцій щодо оплати праці

№з/п	Назва документа	Зміст інформації	Використання інформації в контрольно-ревізійному процесі
1.	Наказ (розпорядження ) про прийняття на роботу	Порядок зарахування  на роботу постійних, тимчасових, сезонних працівників	Контроль приймання працівників на роботу , дотримання трудового законодавства
2.	Особова картка	Професійна і соціальна  характеристика працівника	Перевірка якісних показників працівників
3.	Наказ (розпорядження ) про перевід на іншу роботу	Порядок переміщення робітників у межах підприємства	Перевірка дотримання трудового законодавства
4.	Наказ про  надання відпустки	Облік використання відпусток  працівниками	Перевірка дотримання трудового законодавства
5.	Наказ (розпорядження ) про припинення трудового договору	Порядок припинення трудових відносин із працівниками	Перевірка дотримання трудового законодавства
6.	Табель обліку використання робочого часу і розрахунків заробітної плати	Щоденний облік використання робочого часу	Контроль використання робочого часу
7.	Розрахунково-платіжна відомість	Порядок нарахування  і видачі заробітної плати працівникам	Контроль оплати праці
8.	Особові рахунки працівників	Облік заробітної плати  працівника за весь період роботи на даному підприємстві	Контроль обліку праці й її оплати
9.	Наряди на виконання  робіт і їх оплату	Облік виконання робіт  і їх оплата	Контроль виконання  робіт і їх оплата
10.	Відомості (машинограми) аналітичного і синтетичного обліку за рахунками 66 “Розрахунки з оплати праці ”	Облік заробітної плати (оплати праці) і розрахунків з робітниками і службовцями	Контроль  використання заробітної плати (оплати праці) і розрахунків із робітниками і службовцями