Організація обліку і аудиту розрахунків з оплати праці

Для забезпечення правильного використання фонду  оплати праці необхідно обліковувати виробіток продукції або виконаний  обсяг робіт кожного працівника і правильність нарахування заробітної плати згідно з установленими  нормами і розцінками.

Облік виробітку  здійснюється залежно від технологічного процесу виробництва, системи організації  і оплати праці за типовими формами, в рапортах про виробіток, маршрутних листках, у відомостях обліку виробітку, нарядах та інших документах.

Окрім оплати за відпрацьований час, виконаний обсяг  робіт і виготовлену продукцію, заробітна плата може нараховуватися згідно з чинним законодавством і  за інших умов або причин, що стосуються діяльності даного підприємства.

Щоб визначити  заробітну плату, яка підлягає виплаті кожному працюючому, роблять розрахунок виробітку за місяць з відкиданням від цієї суми необхідних утримань. Розрахунок здійснюють в розрахунковій або розрахунково-платіжній відомості.

Розрахунково-платіжні відомості складають щомісячно по кожному цеху, фермі, допоміжній службі або відділу з групуванням прізвищ робітників і службовців за окремими категоріями працюючих та іншими ознаками [73].

Узагальнення  інформації про розрахунки за виплатами  працівникам, які належать як до облікового, так і не до облікового складу підприємства, з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), за не одержані в установлений строк з каси підприємства суми з виплат працівникам, за іншими поточними виплатами ведуть на синтетичному рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» [60].

Рахунок 66 «Розрахунки  за виплатами працівникам» має такі субрахунки:

• 661 «Розрахунки за заробітною платою»;
• 662 «Розрахунки з депонентами»;
• 663 «Розрахунки за іншими виплатами».

За кредитом рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога по тимчасовій непрацездатності, інші належні до нарахування працівникам виплати, за дебетом – виплата основної та додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо; вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати (погашення заборгованості перед працівниками за іншими виплатами); утримання податку з доходів фізичних осіб, відрахування на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежів за виконавчими документами та інші утримання з виплат працівникам.

Заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі одержання підприємством готівки для виплати через касу підприємства та неотримання її працівниками в установлений строк відображається за дебетом субрахунків 661 «Розрахунки за заробітною платою» і 663 «Розрахунки за іншими виплатами» та кредитом субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

На субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами» ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.

Аналітичний облік розрахунків  ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань [36].

Витрати підприємства можна враховувати  за елементами (із застосуванням рахунків класу 8) i за видами діяльності, тобто  в розрізі центрів виникнення витрат: виробництво, збут, управління та ін. Для обліку за видами діяльності призначено рахунки класу 9.

Під час формування витрат за елементами слід мати на увазі, що у класі 8 на рахунку 81 «Витрати на оплату праці» передбачено шість субрахунків, що дають змогу з метою управлінського обліку аналізувати витрати на оплату праці:

• 811 «Виплати за окладами i тарифами» – відображаються витрати на виплату основної заробітної плати відповідно до прийнятої на підприємстві системи оплати праці;
• 812 «Премії та заохочення» – відображаються витрати на виплату додаткової заробітної плати відповідно до прийнятої на підприємстві системи оплати праці (премії, виплати за підсумками роботи за рік, за вислугу років та ін.);
• 813 «Компенсаційні виплати» – узагальнюється інформація про витрати на гарантійні та компенсаційні виплати персоналу, пов'язані з індексацією заробітної плати тощо, в порядку і розмірах, передбачених законодавством.
• 814 «Оплата відпусток» – узагальнюється інформація про витрати на оплату щорічних відпусток персоналу підприємства або щомісячні відрахування на створення забезпечення майбутніх виплат відпусток.
• 815 «Оплата іншого невідпрацьованого часу» – узагальнюється інформація про витрати на виплати персоналу підприємства за невідпрацьований час, що передбачені законодавством.
• 816 «Інші витрати на оплату праці» – узагальнюється інформація про інші витрати на оплату праці, які визнаються елементами витрат на оплату праці.

Нарахування зборів відображається на відповідних субрахунках рахунку 82 «Відрахування на соціальні заходи":

• 821 «Відрахування на пенсійне забезпечення»;
• 822 «Відрахування на соціальне страхування»;
• 823 «Відрахування на випадок безробіття»;
• 824 «Відрахування на соціальне страхування від нещасного випадку».

Якщо підприємство використовує рахунки тільки класу 9, то нарахування витрат на оплату праці й обов’язкових зборів відноситиметься

до дебету відповідних рахунків:

• 23 «Виробництво» – оплата праці працівників, безпосередньо зайнятих у виробництві товарів (робіт, послуг) і відрахування на неї;
• 91 «Загальновиробничі витрати» – оплата праці апарату управління і відрахування на неї;
• 92 «Адміністративні витрати» – оплата праці продавців, персоналу відділу збуту, торгових агентів і відрахування на неї;
• 93 «Витрати на збут» – оплата праці працівників об'єктів соціально-культурного призначення і відрахування на неї;
• 949 «Інші витрати операційної діяльності» – інші нарахування працівникам і відрахування на них [36].

Відповідно до Наказу Мінфіну від 09.12.2011 р. №1591 «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку», оновлений План рахунків не містить субрахунків, але підприємства можуть самостійно вводити субрахунки, виходячи з потреб управління, контролю, аналізу та звітності, а також використовувати субрахунки, визначені Інструкцією про застосування Плану рахунків (наказ Мінфіну №291 від 30.11.99 р.) [59].

Отже, правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці визначається Кодексом законів про працю України. Законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами. Особливості обліку розрахунків з оплати праці регулюють Закон України про оплату праці, Положення (Стандарти) бухгалтерського обліку, Інструкція зі статистики заробітної плати.

 

 

1.3 Організація аудиту розрахунків з оплати праці

 

 

Аудит розрахунків з оплати праці відіграє важливу роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту. Це пов’язано з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги і сконцентрованості, оскільки пов’язаний з обробленням великої кількості первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу [71].

Мета проведення аудиту розрахунків  з оплати праці полягає в незалежному  професійному судженні аудитора щодо правильності відображення у фінансовій звітності підприємства інформації про розрахунки з оплати праці  а також про реальність сум  заборгованостей, які числяться в бухгалтерському обліку на дату проведення перевірки [53].

Основними завданнями аудиту розрахунків з оплати праці є:

• підтвердження достовірності нарахувань та виплат робітникам та службовцям, відображення даних процесів в обліку;
• з’ясування законності та повноти утримань із заробітної плати та інших виплат працівникам на користь підприємства, інших суб’єктів;
• перевірка організації аналітичного обліку розрахунків з оплати праці та взаємозв’язку аналітичного та синтетичного обліку;
• оцінка заходів, яких вживає адміністрація з метою своєчасного стягнення заборгованості працівників, є важливими джерелами інформації для перевірки цих питань [71].

Перевірку правильності нарахування і виплати заробітної плати аудитор насамперед починає з планування, під яким розуміється розробка загальної стратегії виконання завдань детальний підхід до очікуваного характеру термінів і масштабів аудиторської перевірки і плану аудиту для зменшення аудиторського ризику відносно допустимого низького рівня [53].

З'ясувавши метод організації  перевірки та кількість необхідних аудиторських процедур, які дадуть можливість встановити об'єктивну істину щодо інформації з питань дотримання трудового законодавства та розрахунків з оплати праці, виконавець аудиту складає робочу програму. Робоча програма повинна охоплювати такі питання:

• перевірка наявності внутрішніх нормативних документів, що регулюють трудові відносини на підприємстві;
• відповідність встановлених державою гарантій і компенсацій щодо праці і її оплати у внутрішніх нормативних документах чинному законодавству;
• дотримання на підприємстві встановлених державою гарантій і компенсацій щодо праці і її оплати;
• перевірка вхідних залишків у розрахунках з оплати праці;
• перевірка реальності операцій по заробітній платі, відображених в обліку;
• перевірка повноти відображення в обліку операцій по заробітній платі;
• перевірка правильності нарахувань на заробітну плату та утримань із неї;
• перевірка своєчасності видачі заробітної плати;
• перевірка правильності бухгалтерського обліку заробітної плати;
• перевірка достовірності залишків, відображених у фінансовій звітності підприємства, стану розрахунків із заробітної плати та з державними цільовими фондами [44].

Програма аудиту дотримання трудового законодавства і розрахунків  з оплати праці зазначено в  Додатку А.

Джерела інформації при перевірці розрахунків з оплати праці зображені на рисунку 1.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3 – Джерела  інформації при перевірці розрахунків  з оплати праці

 

На початковому етапі необхідно скласти загальний план аудиторської перевірки оцінити її обсяг аудиторську програму та визначитися з аудиторськими процедурами зібрати необхідну інформацію про замовника провести оцінку ведення бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю на підприємстві встановити рівень суттєвості аудиторські ризики та провести документальне оформлення зібраної інформації Оскільки аудит розрахунків з оплати праці є одним з найбільш ємних і масштабних процесів то використовувати суцільну перевірку не доцільно аудитор найчастіше використовує вибіркову перевірку при проведенні такого аудиту [71].

Перевірку основного етапу аудиту бажано розпочати зі встановлення реальності вхідного залишку незалежно від того, хто за договором несе відповідальність за його достовірність.

Для цього необхідно  зіставити залишок на кінець попереднього періоду (з регістрів і форм звітності за попередній період) із залишком на початок звітного періоду (з регістрів і форм звітності звітного періоду). На практиці відомі факти неправильного перенесення залишків як помилково, так і навмисно.

За наявності відхилень  у залишках по рахунках з оплати праці у осіб, що відповідають за цю частину облікової роботи, беруть пояснення, з'ясовують причини і приводять у відповідність вхідні залишки.

На наступному етапі  перевіряють відповідність синтетичного й аналітичного обліку у розрахунках  з оплати праці й за страхуванням у звітному періоді. Результати відображають у робочому документі.

За наявності таких відхилень  аудитор повинен установити причини  їх наявності, за можливості скоригувати  залишки, встановити залишки, шо відповідають істині. Якщо відхилення є досить суттєвими, аудитору необхідно запропонувати підприємству відновити облік розрахунків з оплати праці і встановити об'єктивні залишки.

Перевірка розрахунків з оплати праці є трудомістким процесом, тому аудитор проводить лише вибіркову  перевірку найважливіших розрахунків.

 Важливо правильно провести  вибірку. З цією метою необхідно  звернутися до МСА 530 «Аудиторська вибірка та інші процедури вибіркової перевірки».