Організація і облік грошового обігу і розрахунків

 

Погашення касових  документів виконує касир, за допомогою  спеціального штампа касових документів, з метою запобігання зловживання  цими документами, шляхом їх повторного використання.

 

2.1.2 Видача готівки  з каси

 

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів (додаток 9), типова форма № 2 чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

При заповненні видаткового  касового ордера необхідно вказати  наступні реквізити:

–      найменування підприємства, організації;

–      номер  видаткового документа;

–      дату його складання;

–      кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського  обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;

–      суму, видавану по цьому видатковому документі;

–      код цільового  призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;

–      кому і  на якій підставі видані кошти.

Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні

заповнюватися бухгалтером  тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну (3 роки).

Документи на видачу готівки  повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером чи підприємства особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заявки на видачу готівки, рахунки і т.п.) із указівкою про це в розділі «Додаток». Якщо на документах, прикладених до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язкова.

У випадку видачі готівки  фізичній особі по видатковому документу касир повинний перевірити пред’явлений документ, що затверджує особу, наприклад паспорт, або документ що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки декільком  особам, то одержувачі також пред’являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній графі документа. Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну особу по окремій відомості.

Видачу готівки касир  здійснює тільки особі, зазначеної у  видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням (додаток 7), оформленим у встановленому порядку відповідно до чинного законодавства, у тому числі й особа, що не має можливості в зв’язку з чи хворобою по інших поважних причинах розписатися власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені і по батькові держувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім’я і по батькові особи, якій доручено одержати наявні.

При цьому в графі „ Видати ” указуються прізвище і ініціали довіреної особи, у графі „ Підстава ” — призначення платежу, у графі „Додаток ” — доручення, у графі „ Документ ” — реквізити документа довіреної особи.

Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: „ За дорученням ”. Доручення залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера відомості.

Виплати, пов’язані з  оплатою праці, стипендій, здійснюються касиром підприємства  по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по видаткових касових ордерах. На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера чи осіб, уповноважених керівником, із указівкою термінів видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).

Аналогічно може оформлятися  й одноразова видача готівки на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби і т.п.), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, зв’язані зі службовими відрядженнями, декільком особам.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної платіжній ( розрахунково - платіжної) відомості.

Одноразові видачі готівки  на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.

Після здійснення виплат, зв’язаних  з оплатою праці, стипендій, по платіжних відомостях, касир повинний:

–      у платіжній  відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата,

поставити чи штамп зробити  напис: «Депонована»;

–      скласти  реєстр депонованих сум;

–      наприкінці відомості указати фактично виплачену  суму і недоотриману

суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним  підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»;

–      виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по

відомості, зареєструвати  його і здійснити відповідний  запис у касовій книзі.

Бухгалтерія робить перевірку  оцінок, зроблених касирами в платіжних

відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них  сум.

Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача. Якщо закупівля сільгосппродукції і заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то зведення про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також  видаткові документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

Як указувалося вище в  прибутковому і видатковому касовому ордерах указується підстава для їхнього складання і вказуються в реквізиті «Додаток» прикладені до них документи (таблиця 2.2).

 

   Таблиця 2.2

     Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій    

№п/п	Касовий документ	Господарська операція	Підстава
1.	ВКО	Видача з каси під звіт на господарські витрати	Розпорядження керівника  підприємства
2.	ВКО	Видача із каси під звіт на командировочні нестатки	Наказ керівника підприємства
3.	ВКО	Здача наявного виторгу в  банк: — самостійно — шляхом   інкасації	Оголошення на внесок наявними Супровідна   відомість
4.	ВКО	Оплата праці	Платіжна (разрахунково — платіжна) відомість
5.	ВКО	Видача позички працівнику	Договір про надання позички

 

Видача прибуткових касових  ордерів і видаткових документів на руки особам, що чи вносять одержують наявні, забороняється.

Прийом і видача готівки  по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їхнього складання. Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах забороняється.

При одержанні прибуткових  касових чи ордерів видаткових документів касир зобов’язаний перевірити:

• наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а

на видатковому документі  — дозвільного напису керівника  чи особи, ним

уповноваженої;

• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• наявність перерахованих у документах додатків.

У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог  касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення. Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після чи одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до них документах ставиться чи штамп напис «Оплачено» із указівкою дати (число, місяць, рік).

До передачі в касу прибуткові касові чи ордери видаткові документи

реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових  і видаткових

касових документів. Видаткові  касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунок-але-платіжних) відомостей на виплати, зв’язані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових  документів — форми № ДО-3 та №3-а (додаток 8).

Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й  окремо на видаткові касові документи. Журнал форми № За заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по розсуду керівництва замість журналів форми № ДО-3.

Реєстрація прибуткових  і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп’ютерних коштів, що забезпечують формування і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому призначенню.

     Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який

покладений обов’язок  збереження документів, в окремому чи сейфі спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

     Винос з охоронюваного приміщення касових документів дозволяється тільки в окремих випадках і тільки по письмовому дозволі чи керівника головного бухгалтера.

До кінця робочого дня  документи обов’язково повертають. Довідки по касових документах (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам за їхньою вимогою у випадках, передбачених чинним законодавством України. Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.

 

2.1.3 Касова книга  та її призначення

 

Усі надходження і видачі готівки у національній валюті підприємства враховують у касовій книзі (додаток№ 1), типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 №51. Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касою, веде одну касову книгу для обліку операцій з наявними в національній валюті (без обліку кас відособлених підрозділів).

Підприємство веде на кожен  вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи. Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції по видачі (прийому) готівки на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових чи ордерів застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг, самостійно здають наявний виторг у касу тустанови банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, видавані й оформлювані підприємством — юридичною особою, у склад якого вони входять.

Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із

застосуванням РРО (РК) і  не проводять при цьому касових  операцій по видачі (прийому) готівки з каси на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриманий наявний виторг на підприємство — юридична особа, до складу якого вони входять у встановлений їм термін, можуть не вести касову книгу.

Запису в касовій книзі  здійснюються в двох екземплярах (через  копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Інші екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери.