Организация бухгалтерского учета материалов, анализ эффективности и контроля их использования

Контроль осуществляется бухгалтерией. Работник бухгалтерии  систематически проверяет правильность оформления первичных документов, полноту и своевременность записей. Остатки материально-производственных запасов, выводятся в карточках складского учета, подтверждаются подписью бухгалтера и производится приемка бухгалтером первичных документов.

Количественные остатки  в карточках складского учета  по окончании месяца переносятся материально-ответственными лицами в ведомость учета остатков материалов на складе - сальдовую книгу, после проверки которой производится таксировка товарно-материальных ценностей по учетным ценам для получения стоимости по каждой группе товарно-материальных ценностей и общего итога по складу.

Регистрами аналитического учета движения группе материально-производственных запасов при этом методе являются накопительные ведомости по приходу и расходу материалов и групповые оборотные ведомости, которые ведутся в стоимостном выражении. Ведомости ведутся по каждому из складов в разрезе субсчетов и групп группе материально-производственных запасов. В конце месяца они используются для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу. Правильное ведение складского учета проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе материалов в сальдовой книге с аналитическими остатками в групповой оборотной ведомости.

При обнаружении расхождений  составляется сортовая оборотная ведомость по тем материалам, по которым выявлено расхождение.

Периодически итоговые данные накопительных ведомостей по приходу и расходу записываются в соответствующие разделы ведомости движения группе материально-производственных запасов. Для выявления поступления группе материально-производственных запасов (включая материалы собственной выработки) в конце месяца составляется справка, в которую переносятся дебетовые обороты из других учетных регистров. Данные этой справки о фактической себестоимости группе материально-производственных запасов переносятся в приходную часть ведомости о движении группе материально-производственных запасов. Сюда же из ведомости предшествующего месяца переносятся остатки на начало месяца по учетным ценам и фактической себестоимости.

По окончании месяца в ведомости движения группе материально-производственных запасов выводятся конечные остатки группе товарно-материальных ценностей по учетным ценам и фактической себестоимости. Остатки группе материально-производственных запасов выводят в итоговые данные сальдовой книги (ведомости).

А те же остатки по фактической  себестоимости должны соответствовать счету материала главной книги. Так увязываются данные сортового аналитического учета и синтетического бухгалтерского учета группе материально-производственных запасов.

Сальдовый метод получил  широкое распространение и является наиболее рациональным в различных условиях. В условиях использования современной вычислительной техники этот метод учета дает наиболее точные данные о наличии, использовании и движении группе товарно-материальных ценностей.

К основным способам ведения  синтетического учета материально-производственных запасов относятся:

-   методы групп  и оценки материальных ресурсов;

- система документации  и документооборота по оформлению оперативного движения материальных ресурсов;

- использование счетов  бухгалтерского учета и системы  учетных регистров для ведения  синтетического и аналитического  учета материальных ресурсов;

-  порядок проведения  инвентаризации и отражение ее  результатов в регистрах бухгалтерского учета;

- порядок обработки  учета информации по учету  материальных ресурсов.

 Важное значение  имеет организация системы снабжения  предприятия материальными ценностями, наличие хорошего складского  хозяйства, оснащение учебных  подразделений и мест хранения  товарно-материальных ценностей современной вычислительной техникой, средствами регистрации и передачи информации.

Для правильного учета материально-производственных запасов на предприятии надо установить список личной ответственности за приемку-выдачу материальных ценностей, оформление операций и хранение материалов. С такими лицами должны заключаться письменные договоры о материальной ответственности. Должны быть определены лица, которым можно подписывать документы на выдачу материалов и т.д.

Для обеспечения производства сырьем и материалами на предприятии  осуществляется постоянное пополнение производственных запасов: за счет поставщиков, собственного производства, от ликвидации основных средств и т.д.

Основной источник поступления материально-производственных запасов - закупка у поставщиков. Предприятие заключает договоры с поставщиком, где указаны:

- номенклатура;

- качество;

- сроки и размер  поставок;

- порядок расчетов;

- права и обязанности  сторон и т.д.

Оперативный учет заключения договоров и контроль за из выполнением  осуществляется отделом материально-технического снабжения. Поставщик высылает расчетные и сопроводительные документы: счета-фактуры, транспортные документы и другие документы.

Для контроля за поступлением материальных ценностей все расчетные и товарные документы регистрируются в отделе снабжения в журнале учета поступления грузов. Расчетные документы либо акцептуются либо дается мотивированный отказ. После проверки и регистрации расчетные документы передаются в бухгалтерию. Дается распоряжение экспедитору на доставку материальных ценностей. На получение грузов у поставщика экспедитору выдается доверенность. Все данные о выдаче и расписке в получении доверенности фиксируются на корешке доверенности или в журнале.

Прибывшие грузы сверяются по весу и количеству в соответствии с документами. При обнаружении повреждений пломб, тары и т.д. составляется коммерческий акт, что является основой для претензий к поставщику.

При приобретении материально-производственных запасов типичными ошибками являются  случаи неотфактурованных поставок - по которым расчетные документы не выданы. Если документы акцептованы, а материалы не поступили, они считаются как «материалы в пути». Ошибочно привезенные материалы или материалы не по договору принимаются предприятием на ответное хранение.

Экспедиторы привозят материалы  и сдают их заведующему складом, который проверяет соответствие товара сопроводительным документам и оформляет приемку выпиской приходных ордеров, где указывается наименование поставщика, № склада, наименование и номенклатура материалов, количество, цена, сумма.

В целях сокращения количества первичных документов разрешается  оформлять приемку без выписки приходных ордеров при отсутствии расхождений. На документах поставщика проставляется штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Также может использоваться товарно-транспортная накладная как приходный документ.

Материально-производственные запасы, имеющие количественные или качественные расхождения оформляются актом о приемке материалов, который составлен комиссией с участием зав. складом, поставщика или третьего лица. В акте указывается наименование поставщика, № склада, наименование материалов, их номера, количество, качество фактических материалов и материалов по сопроводительным документам. Расхождения показываются в этом же акте. Акт составляется в двух экземплярах: первый используется для оприходования фактически принятых материалов, второй передается отделу снабжения для оформления претензий поставщику. Этим же актом оформляются неотфактурованные материалы.

При переходе к рыночным отношениям увеличился объем сделок, совершаемых между юридическими и физическими лицами по поводу приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет. Материально-производственные запасы, приобретенные за наличные деньги в магазинах и т.д., подотчетное лицо передает заведующему складом, который выписывает приходные ордера в общем порядке. При составлении авансового отчета должны быть приложены документы, подтверждающие покупку: чеки магазинов, торгово-закупочные акты при приобретении материалов и т.д.

Поступление материалов от собственных цехов, а также  оприходование отходов производства, возврат неиспользованных материалов и поступление материалов от ликвидации основных средств оформляют накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах - первый остается в цехе, второй направляется на склад в качестве приходного документа.

После оприходования материально-производственных запасов все документы передаются заведующим складом в бухгалтерию. Данные приходных документов используются для формирования показателей по поступлению материалов и отражения их в бухгалтерском учете.

При операциях по приобретению материально-производственных запасов в зависимости от источников поступления применяют журнал-ордер №6 (от поставщиков), №7 (через подотчетных лиц) и №10/1 (собственное изготовление, отходы и т.д.).

В учетных регистрах  от поставщиков записи ведут линейно-позиционным  способом от каждого поставщика: наименование и номер счета поставщика, общая сумма по расчетному документу и дается разбивка этой суммы по дебетуемым счетам, в отдельной графе отражается сумма НДС, указанная в расчетных документах, стоимость товарно-материальных ценностей по учетным ценам, а на основании банковских выписок делается отметка об оплате счетов поставщиков.

Поступившие в отчетном месяце материальные ценности, по которым  не предъявлены расчетные документы, отражаются по учетным ценам. Вместо номера счета проставляется буква "Н" - неотфактурованные поставки.

При поступлении расчетных документов произведенные записи сторнируются и делаются  новые записи в соответствии с полученными документами.

В учетных регистрах  также отражаются материалы в  пути. Их стоимость определяется на основании акцептованных и оплаченных документов поставщиков. В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а при поступлении груза производятся обычные бухгалтерские записи.

Могут быть выявлены излишки  или недостачи. Излишки материалов приходуются по акту и показываются отдельными строками как неотфактурованные поставки. Суммы по недостачам грузов по предъявленным претензиям отражаются в отдельной графе.

В зависимости от принятой организации учета поступление  производственных запасов может  быть отражено:

а) При использовании  счетов 15 и 16. В этом случае процесс снабжения отражается по Дебету счета 15 на стоимость материалов и по Дебету 19 на сумму НДС и на всю сумму Кт 60.

Если материальные ценности поступили от подотчетных лиц, то: Дебет 15 - Кредит 71.

Если у населения: Дебет 15 - Кредит 76

Если материалы поступили  от собственных цехов: Дебет 15 - Кредит 23, 20

Запись по Дебет 15 и  по Кредит 60 производится независимо от получения расчетных документов и времени поступивших материалов.

Оприходование ТМЦ, фактически поступивших на предприятие, осуществляется по учетным ценам и отражаются: Дебет 10 - Кредит 15.

Сумма разницы в стоимости  списывается на счет отклонения в  стоимости материалов счету 16.

Аналитический учет по счету 16 ведется по группам товарно-материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений. Остаток по счету 15 показывает стоимость материальных ресурсов, находящихся в пути. При составлении бухгалтерского баланса, он отражается в подразделе запасы: сырье, материалы и т.д. в разделе оборотные активы.

Допускается списывать остаток на счете 10.

б) порядок отражения  процесса снабжения без использования 15 и 16:

 Оприходованные товарно-материальные  ценности отражается сразу по  счету 10: Дебет 10 - Кредит 60, 76, 71 - на стоимость материалов. Налог на добавленную стоимость отражается на счету 19: Дт 19- Кт 60,76,71.

Поступившие материалы  приходуются независимо от момента  получения расчетных документов. Стоимость материалов, находящихся  в пути, отражается на счете 10 - Материалы обычной записью с выделением их в аналитическом учете как "Материалы в пути". В начале следующего месяца эта запись сторнируется.

Важная особенность - на счете 10 формируется фактическая  себестоимость материальных ресурсов, а объем их поступления - по учетным ценам, и суммы расходов по заготовлению и доставке отражается в аналитическом учете.

Независимо от принятой организации учета поступления  материальных ресурсов суммы предъявляемых  претензий поставщикам на счетах бухгалтерского учета отражаются: Дебет 63 - Кредит 60.

В расчетных документах поступившие суммы НДС фиксируются по Дебет 19 - Кредит 60 .

В случае отказа от оплаты поставщику материалов принимаются предприятием на ответственное хранение и учитываются на забалансовом счете 002. Такие материально-производственные запасы хранятся на складе обособленно и до поступления указаний поставщика не могут быть использованы.

Реализация материальных ресурсов производится по ценам, которые устанавливаются предприятием самостоятельно с учетом рыночных цен на аналогичную продукцию.

Полная стоимость реализованной продукции складывается из ее производственной себестоимости и коммерческих расходов, связанных с ее продажей.

Прибыль от реализации определяется как разница между ценой продажи  — выручкой и полной стоимостью реализованной продукции.

Для учета реализации продукции, выполненных работ и  оказанных услуг используется активно-пассивный счет 90 «Продажи».

Схема счета 90 «Продажи»

Таблица 1.1