Организация бухгалтерского учета материалов, анализ эффективности и контроля их использования

Управление материальными  ресурсами как совокупность функций  осуществляется в интересах их потребителя. Предприятие, как правило, имеет  специальное подразделение, которое  и следует рассматривать в  качестве непосредственного субъекта управления. Служба управления материальными ресурсами предприятия, отдел его материально-технического снабжения или отдел (служба) закупок от лица предприятия входят в контакты с продавцами, транспортными и всеми прочими организациями, участвующими в процессе управления материальными ресурсами.

Данное подразделение  – генеральный субъект управления – может делегировать часть своих  функций другим подразделениям предприятия  и даже другим специализированным организациям и предприятиям. В частности, в таком качестве можно рассматривать оптово-посреднические организации и предприятия. При этом клиент – предприятие-потребитель освобождается от тех функций управления материальными ресурсами, которые посредник выполняет лучше и с меньшими затратами. Передача такого рода функций должна происходить добровольно и на платной основе.

Часть функций посредник  получает от продавцов. В этом случае покупатель не вступает в хозяйственные  отношения с производителем материальных ресурсов, а использует в качестве их источника товарные ресурсы, сосредоточенные на складах оптово-торговых предприятий и организаций.

В ряде случаев потребитель (покупатель) приобретает ресурсы  при участии коммерческих посреднических организаций, через брокерские фирмы, действующие при товарных биржах, а также через фирменные сбытовые центры предприятий-изготовителей или через уполномоченных изготовителем дилеров. Посредник, как правило, расположен ближе к потребителю и поэтому более выгоден.

Стратегия управления или  общий план осуществления деятельности по управлению материальными ресурсами исходит из принципиальной оценки расстановки и соотношения сил и факторов, действующих в экономической и социально-политической областях. Учет влияния каждой из сил-факторов определяет конкретную форму стратегии управления.

Критерии такого рода следует рассматривать в качестве важнейших признаков, формализованных  в виде конкретных показателей. С  их помощью оценивается степень  достижения наилучшего результата функционирования объекта управления, т.е. полнота выполнения им своих функций и задач. В этом случае материалопоток следует рассматривать как своего рода конечный объект управления материальными ресурсами. Показатели полноты выполнения его функций четко согласуются с постановкой общей стратегической цели, т.е. максимально полным удовлетворением потребности предприятия в материалах и изделиях при минимальных затратах, имея в виду цены, транспортно-заготовительные, складские, административно-управленческие расходы (см. прил. 4).

Конечным результатом, полезного эффекта коммерческой деятельности в области обеспечения предприятия материальными ресурсами становится четкое выполнение соответствующими подразделениями или службами своей профилирующей функции. Главный оценочный критерий результативности этой деятельности представляет собой органичное соединение трех ключевых моментов – надежности, качества и экономичности. В целом его можно определить как степень удовлетворения плановой потребности – по рациональности выбранного источника поставок, вида транспорта и схемы доставки, по полноте ассортиментного состава, комплектности, по качеству товара, размеру партии, срокам, периодичности поставки, при условии соблюдения заданного норматива затрат. Основной акцент в данном случае сделан на надежность и качество (целевая функция). Требование экономичности необходимо рассматривать в качестве основного элемента системы ограничений по целевой функции.

Деятельность по управлению материальными ресурсами осуществляется в форме выработки, принятия и  реализации управленческих решений. Конкретное их содержание отражает роль субъекта управления в системе экономических отношений. В качестве основных задач при этом рассматриваются.

1. Определение потребности предприятия в материальных ресурсах.
2. Обеспечение конкурентоспособности предприятия за счет использования информации о нововведениях в области материалопотребления в данной отрасли.
3. Изыскание резервов сокращения числа номенклатурных позиций потребляемых материальных ресурсов. Это обеспечивает укрупнение партий ресурсов, поступающих на предприятие, создает условия для относительного снижения цены закупаемых материалов и изделий (скидка при покупке крупными партиями).
4. Выявление потенциальных поставщиков и выбор наиболее выгодного варианта приобретения материальных ресурсов.
5. Закупка материальных ресурсов по наиболее низкой цене при сохранении качества и других требований к материальным ресурсам.
6. Обеспечение бесперебойного поступления материальных ресурсов, которые необходимы данному предприятию для выполнения его задач.
7. Обеспечение высокого качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
8. Поддержание запасов материальных ресурсов, включая производственные запасы, запасы в незавершенном производстве и запасы готовой продукции – на оптимальном уровне.
9. Достижение гармоничного и эффективного взаимодействия службы снабжения с остальными подразделениями предприятия.
10. Достижение целей, поставленных перед службой управления материальными ресурсами, при минимальных управленческих расходах. ⁶

Важнейшее значение для эффективного управления ресурсами имеет тщательная увязка планов производства и строительства с планами материально-технического снабжения. Для решения этой задачи применяются различные методы определения потребности в материальных ресурсах, используется научно обоснованная нормативная база и, в первую очередь, нормы расхода и запасов материальных ресурсов.

Под нормами расхода  понимается плановая мера материальных затрат. Она выражает оптимальное  их количество, требуемое на изготовление единицы продукции или необходимое для выполнения единицы объема работ при планируемом уровне техники, технологии и организации производства.

Нормы запасов выражают плановое количество материальных ресурсов, отвлекаемых из хозяйственного оборота  в запасы – в целях бесперебойного обеспечения производства и строительства. Они устанавливаются в днях, в натуральных единицах измерения и в денежном выражении.

Нормы расхода и запасов  материальных ресурсов должны:

- базироваться на передовой  технике и технологии производства,

отражать прогрессивные формы организации производства и материально-технического снабжения;

- способствовать всемерному  снижению издержек производства, обращения и повышению рентабельности  работы предприятий. 

Эта задача решается путем  применения расчетного метода нормирования. В соответствии с задачами и уровнями планирования (по отдельному предприятию или по их группе) нормы расхода материальных ресурсов и запасов могут быть детализированными (индивидуальными), групповыми и укрупненными.

При наличии технически и экономически обоснованных нормативов потребность производства в материальных ресурсах определяются как произведение удельных норм на планируемые объемы производства с учетом разницы между фактическими (ожидаемыми) остатками материалов и нормативными запасами на конец планового периода.

Управление материальными  ресурсами имеет ряд специфических  особенностей, связанных со способом участия материальных ресурсов в  процессе производства (предметы труда  или средства труда), и, кроме того, с отраслью, к которой относится предприятие-потребитель этих ресурсов. Так, в процессе управления сырьевыми ресурсами народного хозяйства (первичными субстанциями материального производства) объективно возникают задачи их обогащения, организации рациональных транспортных перевозок, полноты использования и рециклизации, т.е. повторного использования – как отходов производственного потребления. Важным аспектом в управлении ресурсами сырья и топлива являются экологические проблемы. То же сырье, но в более конкретной ситуации – для металлургической промышленности (доменное производство, например) – предполагает особые требования к комплектности, в соответствии с рецептурой шихты, а также к периодичности поступления сырья и топлива, исходя из требования непрерывности производственного процесса.

В строительстве специфические  особенности управления материальными  ресурсами также всецело определяются характером их потребления. В зависимости  от стадии технологического процесса строительного производства («нулевой»  цикл и т.д.) на строительной площадке должны быть в достаточном количестве и в комплекте соответствующие материалы, инструмент и оборудование. Подбор и подготовка такого рода комплектов осуществляется на специализированных комплектовочных базах, входящих в структуру строительных трестов и управлений на правах структурных подразделений.

Функции баз производственно-технологической  комплектации включают закупки материальных ресурсов, их хранение и подготовку к потреблению, формирование комплектов, а также доставку материалов на строительную площадку.

В сельском хозяйстве  закупки и поступление машин  и оборудования, необходимых для  осуществления работ, должны сопровождаться широким ассортиментом услуг  по доведению техники до высокой  степени готовности к работе (вплоть до сборки из отдельных частей и регулировки на месте).

Перечисленные особенности, естественно, не исчерпывают всего  разнообразия форм использования, а, значит, и управления материальными ресурсами. Тем не менее, в хозяйственной  практике предприятий нашей страны достаточно устоялись и используются следующие характерные термины: материально-техническое, газо- и нефтеснабжение; материально-техническое и производственно-техническое обеспечение; заготовки и закупки продукции; производственная в машиностроении и производственно-техническая (технологическая) комплектация в строительстве; комплектование строящихся объектов оборудованием – вплоть до поставки готовых к использованию в качестве производственных цехов предприятия блок-модулей; поставки изделий и полуфабрикатов по кооперации, т.е. кооперированные внутриотраслевые и межотраслевые поставки.

Все вышеперечисленные  термины характеризуют отдельные  стороны управления материальными  ресурсами. Поэтому само понятие "управление материальными ресурсами" следует рассматривать как комплексное, описывающее процесс движения материалов и изделий на всем их пути, начиная со склада готовой продукции поставщика-изготовителя и до склада готовой продукции потребителя, включая вопросы внутрипроизводственного движения материальных ресурсов.⁷

Продавец и покупатель, встречаясь на рынке и сопоставляя  свои интересы, в конечном счете, заключают  сделку купли-продажи. При этом каждый из них нуждается в значительных объемах доброкачественной информации друг о друге. Покупатель традиционно  интересуется, в первую очередь, качественными характеристиками предлагаемого ему товара, его ценой и т.д. Продавец выясняет степень платежеспособности покупателя, характер его потребностей.

В условиях реализации маркетинговых  программ предприятие расширяет  круг информации, которая необходима для выгодного заключения сделки. Покупатель материальных ресурсов должен четко представлять себе социально-экономические установки продавца. Поэтому в данном случае потребитель не только руководствуется в своих исследованиях маркетинговыми принципами, а, в сущности, ставит себя на место продавца, интерпретирует ситуацию с его точки зрения и с учетом собственных интересов.

Таким образом, все эти  действия нацелены на активизацию конкуренции  между потенциальными поставщиками, которые «особым образом» ставятся в известность о том, что фирма-покупатель ведет поиск источника данного вида материалов или изделий. В процессе соревнования за заключение сделки продавец сам предлагает покупателю различные варианты контрактов купли-продажи и всячески обосновывают выгоды, которые тот получит от приобретения ресурсов именно у него. В результате достаточно легко выявляется наиболее выгодный вариант закупок

1.3. Значение учета материалов в бухгалтерском учете

В хозяйственной практике и бухгалтерском учете материалы относятся к оборотным средствам. В состав материально-производственных запасов включают часть орудий труда, которые из-за своей специфики относятся к оборотным средствам. При создании материально-производственных запасов предприятие определяет объем и структуру материалов.

Но нельзя считать, что  чем больше объем запасов, тем  выше гарантия непрерывности производства. Это может привести к нерациональному  использованию запасов, т.к. материально-производственных запасов пока находятся на складе, не участвуют в процессе производства – это приводит к снижению эффективности. Кроме того, на запасы уходит часть средств, которая не может быть использована на другие цели. Первоочередная задача - оптимизация размеров материально-производственных запасов, исходя из особенностей заготовления, производства и рационального использования в производстве. Установка оптимального уровня материально-производственных запасов имеет важное значение для контроля за сохранением материальных ценностей, направленных на экономическую заинтересованность предприятия в экономии материальных ресурсов.

Серьезные требования предъявляются  к учету материально-производственных запасов. Данные учета должны содержать  всю необходимую информацию для  осуществления контроля за полезным движением и рациональным использованием производственных запасов. Отсутствие четкого учета приводит к срывам контроля за наличием и расходом материально-производственных запасов. Они должны находится в сфере влияния руководства предприятия. Учет должен быть оперативным и точным, а объем информации достаточным для принятия управленческих решений.