Облік, контроль і аудит касових операцій

          Контроль власника включає в себе внутрішньосистемний і внутрішньогосподарський контроль [ 26, с.24 ].

          Внутрішньосистемний економічний контроль здійснюють міністерства, державні комітети, концерни, асоціації, акціонерні виробничі об’єднання відповідно до законодавчих та інших нормативних актів, якими передбачено, що комплексні ревізії і контрольні перевірки фінансово – господарської діяльності підприємства проводять за ініціативою власника, тобто органом, якому підпорядковане підприємство на правах власності.

         Внутрішньогосподарський економічний контроль включає контрольні функції, які здійснюються власниками підприємств, комбінатів, організацій і установ, концернів і асоціацій відповідно до чинного законодавства.

          Організація  внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону України  " Про підприємства  в  Україні " покладена на керівника підприємства [ 5 ].

          Іноді  для виконання цих функцій  на підприємствах створюються  спеціальні аудиторські підрозділи.

          Результативність контрольних дій значно підвищується від правильного визначення об'єкту контролю. Кожний об’єкт оточує середовище, з яким він взаємодіє. Завдання контролю полягає в тому, щоб виявити фактори, які впливають на поведінку об’єкта контролю.

          Визначивши об’єкт контролю, фактори, які впливають на його поведінку, встановлюють параметри, тобто повноту вивчення об’єкта до мети контролю. Від правильності визначення параметра контролюючого об’єкта великою мірою залежить результат контролю.

          Розглянемо параметри на об'єктах контролю коштів і операцій з ними у касі (табл. 5 ).    

                                                                                                                    Таблиця 5

Орієнтовні  параметри об'єктів контролю коштів і операцій у касі

Елементи, які характеризують стан об'єктів контролю	Об'єкти контролю
	Збереження і облік коштів у касі	Операції з наявними грошима	Інші грошові кошти, їх збереження і облік	Бухгалтерський облік  коштів і операцій з ними
А	1	2	3	4
Обладнання касового приміщення	+
Оформлення первинної  документації,	+	+	+	+
Складання облікових  регістрів	+	+	+	+
Продовження таблиці 5
А	1	2	3	4
Своєчасність і повнота  оприбуткування грошей та інших грошових коштів у касі	+	+	+	+
Своєчасність і повнота здавання виторгу торгівлі	+	+		+
Ліміт касової готівки	+	+		+
Використання касової  готівки за цільовим призначенням	+	+		+
Залишок коштів у касі	+	+		+
Додержання строків  і порядку проведення інвентаризації	+	+	+	+
Результати інвентаризації	+		+	+
Зобов'язання касира	+		+	+
Збереження чекових  книжок на одержання грошей у банку	+			+

   

      Для комплексного  контролю коштів і операцій  у касі визначено чотири об’єкти  і дванадцять елементів, що  характеризують їхній стан. Як  видно із таблиці  5, контролюючи параметри об’єктів різні.  Так, збереження і облік коштів у касі контролюють за параметром, що складається з 12-ти елементів, операції з наявними грошима – з 8-ми, збереження і облік інших грошових коштів -  з 6-ти тощо [ 27, с.99 ].

          У здійсненні  внутрішньогосподарського контролю  на підприємствах провідне місце  займають працівники бухгалтерії. 

          За своєю  суттю контрольний процес є  складовою облікового процесу,  тому що контроль як функція  бухгалтера в окремих випадках здійснюється безпосередньо у процесі обліку. Оскільки при використанні даних обліку в контрольному процесі найповніше розкриваються контрольні функції обліку з господарської діяльності, практично всі облікові дані є джерелом контрольної функції [ 38, с81 ].

          Відповідно  до нормативних документів головний  бухгалтер підприємства разом  із керівниками відповідних підрозділів  і служб зобов’язаний контролювати  витрачання заробітної плати,  додержання касової дисципліни  тощо.

          Функції  контролю головний бухгалтер здійснює особисто і через апарат бухгалтерії. На великих підприємствах є спеціалісти, на яких покладено обов’язки контролерів ( економісти – ревізори, бухгалтери – інвентаризатори та ін.).

          За періодичністю  здійснення економічний контроль поділяють на попередній, оперативний (поточний)  і заключний (ретроспективний ).

          Попередній контроль здійснюється  перед виконанням господарської  операції, щоб запобігти нераціональним  витратам і безгосподарності, незаконним  діям і різним втратам. Так, перед тим як виписати документи на витрачання коштів, бухгалтерія підприємства перевіряє доцільність витрат, відповідність їх потребам за нормами.

          Оперативний  (поточний) контроль здійснюється  в процесі виконання господарських  операцій. Основними завданнями цього контролю є виявлення відхилень у процесі виконання робіт з метою вживання необхідних заходів щодо усунення негативних заходів і закріплення позитивного досвіду.

Заключний (ретроспективний) контроль здійснюється після завершення господарських операцій усіма контролюючими органами, на яких покладено контроль.

За інформаційним забезпеченням  розрізняють документальний і фактичний  контроль.

   Документальний контроль за веденням касових операцій полягає в тому, що встановлюють суть і достовірність операції за даними первинної документації (прибуткові і видаткові касові ордери, відомості на виплату заробітної плати тощо), облікових регістрів (касова книга, журнал реєстрації документів та ін.) і звітності (журнал – ордер № 1, відомість № 1, Головна книга), в яких вона знайшла відображення.

Фактичний контроль полягає в установленні дійсного реального стану об’єкта. До об’єкту фактичного контролю відносять гроші готівкою та інші грошові документи в касі.

Ці види контролю взаємопов’язані, тому спільне їх застосування дає змогу встановити реальний стан касового господарства на підприємстві.

До фактичних методів  контролю відноситься інвентаризація грошей та інших грошових коштів в  касі, яку можна представити у  вигляді схеми (додаток 8) [ 47, с. 26 ].

Порядок  і строки проведення інвентаризації на підприємствах і  в організаціях всіх форм власності  регламентується Інструкцією з  інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно – матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків [ 12 ].

Інвентаризація грошових коштів здійснюється шляхом перевірки  наявності грошей в касі підприємства і порівняння одержаних результатів  з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження  між даними обліку і фактичною  наявністю коштів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце) [ 30, с. 173 ].

Інвентаризація каси проводиться  в установлені керівництвом підприємства строки ( але не рідше одного разу в квартал ) комісією, що призначається  керівником підприємства. Проводиться  покупюрне перерахування грошової готівки та інших грошових коштів, що зберігаються в касі.

Якщо на підприємстві створено аудиторську службу, то перевірка  внутрішнім аудитом проводиться  один раз на рік перед складанням річного бухгалтерського балансу. Як правило, перевірці підлягають первинні та звітні документи (касові, відомості тощо).

Для проведення перевірки  оформлюється  наказ по підприємству з зазначенням даних аудитора, а також строків початку і  закінчення перевірки. За наслідками  перевірки складається акт перевірки, на підставі якого проводяться необхідні зміни та уточнення в обліку.      

Як свідчать матеріали  перевірок, значна кількість присвоєння грошових коштів здійснюється саме через  касу. В зв’язку з цим рекомендується до початку аудиторської перевірки проводить інвентаризацію каси. Інвентаризація каси починається раптово і проводиться в присутності касира і головного бухгалтера. На день перевірки касир складає звіт про касові операції за останній день, виводить залишок грошей за Касовою книгою і дає розписку про те, що всі прибуткові і видаткові документи він включив до звіту і на момент ревізії каси неоприбуткованих та несписаних грошей немає.

Підрахунок готівки  та інших грошових коштів, що знаходяться  в касі, проводиться аудитором  в присутності касира і головного бухгалтера. При перевірці каси перевіряються також чекові книжки для отримання готівки, лімітовані чекові книжки, бланки суворої звітності та інші грошові документи, що зберігаються в касі.

Касові документи підлягають суцільній перевірці за весь період, що перевіряється.

Результати інвентаризації оформлюються актом, в якому вказується виявлена недостача або лишки  грошових коштів (якщо вони мале місце), їхня сума, причина виникнення ( додаток 9 ).

За наслідками інвентаризації керівник підприємства приймає рішення про стягнення недостачі грошових коштів з матеріально – відповідальної особи  (касира). На підставі прийнятого рішення в бухгалтерському обліку роблять відповідно записи: лишки грошових коштів оприбутковують і зараховують до доходів підприємства записом по дебету рахунка 30 “Каса” і кредиту рахунка 719 “Інші доходи від операційної діяльності”. Виявлена недостача грошових коштів в касі списується з кредиту рахунка 30 в дебет рахунка 947 “Недостачі і утрати від псування цінностей” з наступним віднесенням на рахунок касира записом по дебету рахунка 375 “Розрахунки по відшкодуванню заподіяного збитку” і кредиту рахунка 716 “Відшкодування раніше списаних активів”. Суми недостачі грошових коштів, що відшкодував касир,  відображаються  записом  по  дебету рахунка 30 і кредиту рахунка 375 [ 31, с. 304 ].

Касові операції по оприбуткуванню та списанню грошей перевіряються по документах, що прикладаються до касових  звітів. Це прибуткові та видаткові  ордери, відомості на видачу заробітної плати та ін.

При цьому слід мати на увазі, що розписки різних осіб, неоформлені  касові видаткові ордери, відомості  та ін. в залишок наявності каси не включаються й не приймаються  як виправдовуючи документи [36, с. 278 ].

Крім цього, в ході перевірки касових операцій обов’язково відзначається:

■ періодичність здавання готівки до банку, додержання лімітів, що встановлює банк, залишкам готівки  в касі підприємства;

■ цільове використання коштів, що видаються на відрядження  та господарські нужди, на видачу заробітної плати;

■ наявність на підприємстві журналу реєстрації прибуткових  і видаткових касових ордерів, касової  книги, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана;

■ наявність і справжність  на касових ордерах та інших грошових документах підписів відповідних посадових осіб та підписів одержувачів грошей;

■ погашення касових  документів спеціальними штампами;

■ законність проведених з каси виплат грошових коштів, що списуються на витрати та інші синтетичні рахунки  без наступного представлення звітів по цим операціям;

■ правильність кореспонденції рахунків за касовими документами;

■ своєчасність депонування  сум, що не виплачено.

Дані первинних документів звіряються з даними Касової книги  і журналом – ордером № 1 ( додаток 4, 7  ).

При необхідності поглибленої перевірки повного оприбуткування в касі готівки, отриманих з різних джерел, аналізуються обіги по відомості журналу – ордеру № 1 по дебету рахунка 301 “Каса” в зрівнянні з обігами по кредиту кожного кореспондуючого рахунка ( 311”Поточні рахунки в національній валюті”, 370 "Розрахунки з іншими дебіторами”, 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”, 661 “Розрахунки з оплати праці”, 662 “Розрахунки з депонентами”, 681 “Розрахунки за авансами отриманими” та іншими рахунками) з подальшим порівнянням їх з відповідними записами в Касової книзі і даними документів, що підтверджують фактичне отримання підприємством певних сум готівки в відповідні строки.

Матеріальний збиток відшкодовується при наявності  письмової згоди працівника за розпорядженням адміністрації підприємства утриманням із заробітної плати. Адміністрація підприємства може зробити розпорядження не пізніше ніж через два тижні від дня завданого працівником збитку. Якщо письмової згоди працівника немає, утримання не проводиться і питання відшкодування збитку розглядається за поданням адміністрації судом. У решті випадків збитки відшкодовують за поданням адміністрації позову до суду.

 

 

3.2. Зовнішній контроль стану  касового господарства іншими  установами

У системі контролю за дотриманням касової дисципліни в народному господарстві важливою є роль комерційних банків. Установи комерційних банків систематично, не рідше одного разу на два роки, а в разі виявлених порушень – частіше, перевіряють дотримання касової дисципліни на всіх підприємствах, які вони обслуговують, незалежно від форм власності і мають право вимагати від них дані про їх касові обороти за джерелами надходжень та цільовим призначенням витрачання грошей.

При перевірці дотримання касової  дисципліни з’ясовується:

■ правильність ведення касової книги і своєчасність обліку в ній надходжень і видавання готівки;

■ правильність витрачання готівки, одержаної з банку, та з  власних надходжень;

■ відповідність записів касової  книги підприємства про суми, одержані

з банку і здані  в банк, даним банку;

■ наявність встановленого  ліміту залишку каси;

■ забезпечення щоденного  дотримання встановлених банком лімітів  залишків готівки у касах, строків  і порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк невитрачених у встановлений строк сум заробітної плати, допомоги, стипендій, винагород тощо [ 39, с. 129 ].