Облік, контроль і аудит касових операцій

Умови збереження готівки  та інших грошових коштів і фактичну наявність їх в касі установи банку  не перевіряють.

Під час перевірки  дотримання касової дисципліни здійснюється контроль за виконанням підприємством вимог Положення № 72, пов’язаних з веденням Касової книги і оформленням операцій по прийманню і видачі готівки з каси, веденням форм первинної облікової документації, забезпечення щоденного встановленого банком ліміту.

Під час перевірок виявляється наявність у підприємства Касової книги, її відповідність вимогам наказу Мінстату. Крім того, перевіряється правильність ведення Касової книги, оформлення в ній касових  операцій по прийманню і видачі готівки (в тому числі по строках), відповідність наведених сум про прийняту та видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми КО-1 і КО-2), якість і своєчасність записів касира згідно вказаних в Касовій книзі касових документах, наявність підписів бухгалтера, що перевірив записи в Касовій книзі, за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунків в Касовій  книзі фактичних залишків готівки в касі на  кінець дня.

Перевіряється також  правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів і платіжних (розрахунково - платіжних) відомостей (проставлення необхідних дат, номерів, сум, підстав для їх виписування, наявність підписів службових осіб і отримувачів коштів, печаток, штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум та ін.). За окремими платіжними (розрахунково - платіжними) відомостями можуть бути перевірені суми виплаченої готівки.

Установою банку перевіряється  правильність відображення в касових  документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, внесених до Касової книги і проставлених в касових ордерах, наявність необхідних виправдовуючих документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо) і відміток про їх погашення. В касових документах, що визивають сумнів відносно їхньої дійсності, перевіряється достовірність підписів отримувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення відносно цього.

Особлива увага під  час перевірки приділяється повноті  і своєчасності оприбуткуванню касами підприємств готівки. Установи банку перевіряють правильність оприбуткування готівки, яку отримано лише з банківських рахунків. Під час контролю аналізується загальний стан касових обігів готівки з кас банку до каси підприємства на підставі банківських виписок по поточних рахунках підприємства. Для цього звіряються банківські виписки (по сумах коштів, отриманих з банку і датах) і відповідні записи в касовій книзі з даними прибуткових касових ордерів. В разі необхідності можуть також порівнюватись дані корінців грошових чеків з виписками банку.

Під час перевірки  дотримання підприємством ліміту каси визначається встановлений установою  банку ліміт каси, виявляється, як підприємство дотримує встановлений ліміт  каси, строки і порядок здавання готівки, а також своєчасність повернення до банку не втрачених у встановлений строк коштів, виданих на оплату праці та інші виплати.

Для встановлення понадлімітних  залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в  касі і касовій книзі з установленням підприємству лімітом каси за кожен день незалежно від того, здійснювались в цей день касові обіги чи ні.

Якщо в період, який перевіряється, виявлено перевищення  ліміту каси, то виявляється в які  дні і які понадлімітні суми не здавались до банку і за яких причин, а також загальна сума понадлімітних залишків.

При перевірці підприємств  торгівлі, громадського харчування і  послуг звертається увага на необхідність забезпечення постійної наявності  в касах цих підприємств розмінних  монет для видачі здачі.

Особливу увагу під  час перевірки установами банку  приділяється цільовому призначенню  готівки, яку підприємство отримує  з банку. Цільове призначення  грошових коштів вказується при заповненні грошового чеку встановленої форми  і повинно відповідати чинному законодавству України.

З цією метою використовують банківські виписки, касові книги, звіти  касира, видаткові касові ордери, журнал-ордер  №1 по кредиту рахунка 301 “Каса” та ін.

Для цього порівнюються відповідні записи в касовій книзі  і прибуткових касових ордерах з банківськими виписками про цільове призначення отриманих коштів, що визначається за символами касових оборотів в банківських виписках. При наявності розходжень з’ясовуються причини.

Суми і напрямок використання готівки, отриманої в касі банку, порівнюється з аналогічними показниками їхнього фактичного використання за допомогою виправдовуючих документів. Якщо в банку виникає сумнів відносно проведення операцій, підприємство за його вимогою може надати копії розрахункових документів (касові і товарні чеки, розрахункові квитанції, проїзні документи), а також актів закупівлі, рахунків-фактур тощо, які підтверджують ці цільові видатки.

Основні види порушень касової  дисципліни на підприємствах такі:

- витрачання одержаної  в банку готівки не за призначенням;

- несвоєчасне повернення  в банк невикористаних готівкових  коштів, одержаних на виплату  заробітної плати, допомог, стипендій  і винагород; 

- видача готівки з  кас у позику іншим підприємствам  (установам, організаціям) і фізичним  особам та інші.

За наслідками перевірки  підприємства у випадку виявлення  порушень складається акт перевірки  дотримання порядку ведення операції з готівкою (додаток 10) в трьох  примірниках, в якому викладається зміст порушення з відповідним  обґрунтуванням. Акт містить висновок за наслідками перевірки, а також рекомендації керівництву підприємства по усуненню виявлених недоліків. Акт підписується службовими особами, які проводили перевірку, а також керівником чи головним бухгалтером підприємства. Перший примірник направляється органам податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства для прийняття заходів згідно чинного законодавства, другий – передається безпосередньо відповідному підприємству, третій примірник залишається в документах контролюючого органу. Якщо порушень не виявлено, то службовими особами, що проводили перевірку, складається довідка, яка підписується службовими особами, що проводили перевірку, а також керівником і головним бухгалтером підприємства.

Керівник підприємства або особа, що його заміщає, має право при складанні акту перевірки не погодитись з результатами перевірки і подати відповідні обґрунтовані зауваження (пояснення) в письмовій формі, які прикладаються до акту. Наслідки перевірки дотримання ведення касових операцій розглядаються керівництвом підприємства, як правило, в триденний строк після її закінчення.

Пропозиції установ  банків про заходи щодо усунення виявлених  порушень касової дисципліни є обов’язковими  для всіх підприємств.

Фінансово - господарський  контроль організацій, що фінансуються із бюджету, здійснює державна контрольно-ревізійна служба. Він здійснюється шляхом проведення ревізій та тематичних перевірок витрачання коштів відповідно до затверджених кошторисів, а також збереження публічної власності, додержання законодавства та нормативних актів в діяльності підприємств.

Згідно з Законом  України "Про державну контрольно – ревізійну службу в Україні" головним завданням державної контрольно-ревізійної служби є здійснення державного контролю за витрачанням коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і звітності в міністерствах, відомствах, державних комітетах і державних фондах, бюджетних установах, а також на підприємствах і в організаціях, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів та державних валютних фондів, подання пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень нормативних актів та запобігання їм у подальшій діяльності [ 3 ].

Головне контрольне-ревізійне  управління України та його підрозділи мають право:

• в процесі ревізій проводити інвентаризацію фактичної наявності грошей, цінних паперів, сировини та ін.;

- вимагати від керівників  об’єктів, які ревізують, в необхідних  випадках опечатувати каси та  касові приміщення, а в разі  виявлення підроблень, інших зловживань вилучати необхідні документи на строк до закінчення ревізії або перевірки, залишаючи у справах акт вилучення та копії або реєстри вилучених документів;

- одержувати від Національного  банку України та його установ,  комерційних банків та інших  кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції об’єктів, які ревізують або перевіряють, а від інших підприємств і організацій, в тому числі недержавних форм власності – довідки і копії документів про операції та розрахунки з об’єктом, який ревізують;

- одержувати від службових  і матеріально - відповідальних  осіб об’єктів, які ревізують,  письмові пояснення з питань, що виникають в ході ревізії  тощо.

За ініціативою державної  контрольно-ревізійної служби ревізія  підприємства, установи, організації проводиться не частіше одного разу на рік. За дорученням правоохоронних органів ревізію проводять у будь-який час.

За постановою правоохоронних органів органи державної контрольно-ревізійної служби проводять ревізії та перевірки  суб’єктів підприємницької діяльності незалежно від форм власності. Ці самі органи надають допомогу ревізорам у виконанні ними службових обов’язків.

У процесі контролю касових  операцій перевіряють достовірність, законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркою операцій, взаємним контролем операцій і документів тощо.

Ревізією касових операцій встановлюється:

■ забезпеченість збереження грошових коштів і інших цінностей в касі;

■ законність здійснення касових операцій;

■ дотримання касової  дисципліни;

■ достовірність відображення в обліку і звітності операцій з готівкою та іншими грошовими коштами;

■ правильність оформлення касових операцій первинними документами;

■ своєчасність і повнота  оприбуткування готівки, грошових документів і бланків суворого звіту в  касі [ 37, с. 20 ].

По прибуттю на місце  працівник контрольно-ревізійного  органу ревізує касу і стан касового господарства.

При ревізії каси особлива увага приділяється забезпеченню збереження коштів і цінностей.

До перерахунку готівки в  касі ревізор вимагає, щоб касир  склав звіт за касовими операціями, в якому він повинен вказати, що всі прибуткові і видаткові  документи включено до звіту і  неоприбуткованих та несписаних в видаток грошей немає. Бухгалтерія визначає залишок грошей в касі на момент перевірки, залишки за рахунком 33 “Інші грошові кошти”.

Після цього касир  пред’являє готівку, інші грошові кошти  до перерахунку.

Перерахунок готівки  касир проводить особисто в присутності членів комісії.

В готівку зараховуються  виплачені суми заробітної плати, премій та стипендій, по яких виплату ще не закінчено і не минув встановлений строк виплати.

Приватні розписки на отримання грошей з каси і неоформлені  документи в залишок готівки  не зараховуються.

Готівка перераховується  полистно по купюрах. Запечатані пачки  купюр необхідно розпечатати  і також перерахувати прямим переліком. Після закінчення перерахунку готівки в касі працівник контрольно-ревізійного органу фіксує наявність в касі інших грошових коштів.

Фактичну наявність  готівки та інших грошових коштів зіставляють із залишками за даними бухгалтерського обліку.

Якщо виявлено недостачу  або лишки грошей, грошових документів і бланків суворого звіту,  касир повинен негайно дати письмове пояснення про причини їх виникнення. Ревізор перевіряє достовірність пояснень і вживає заходи по відшкодуванню нестачі. Нестача списується за рахунок касира, а лишки перераховуються до бюджету в триденний строк.

Якщо нестача або  лишки в касі складають значну суму, ревізор вимагає усунення касира від посади, яку він займає.

Якщо нестача або  лишки виникли в наслідок зловживань, то матеріали на винних осіб передаються до правоохоронних органів.

Ревізор з'ясовує, чи є  зобов’язання касира про матеріальну  відповідальність , чи забезпечено  збереження грошей ( сигналізація, сейфи, решітки ), чи ізольоване приміщення каси від доступу сторонніх осіб, чи проводиться щомісячний контроль залишків готівки тощо [ 37, с. 22 ].

Касир є посадовою  особою з повною матеріальною відповідальністю за збереження усіх прийнятих на збереження грошей та інших грошових коштів і  за всіляку шкоду, що причинено підприємству , організації , установі , як внаслідок злочинних дій, так і за причини недбалого або несумлінного відношення до своїх обов’язків.

Для цього при прийомі  його на роботу з ним заключається договір "Про повну індивідуальну  матеріальну відповідальність". Під підпис керівник підприємства повинен ознайомити його з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні.