Облік, контроль і аудит касових операцій

При виконанні договірних зобов’язань аудитор має право:

■ самостійно визначати  форми і методи аудиту згідно з  чинним законодавством, норм і стандартів, умов договору;

■ перевіряти первинну документацію з обліку фінансово-господарської  діяльності, облікові регістри, проводити  інвентаризацію коштів у касах, вимагати від посадових осіб пояснення з питань, які поставлені на вирішення аудитора замовником;

■ одержувати необхідну  для аудиту інформацію від третіх осіб (банків та ін.) тощо [ 34, с. 415 ].

Аудит має єдиний предмет і метод  з іншими видами контролю, тому використовує ті самі джерела інформації, методичні прийоми і контрольно-ревізійні процедури, які застосовуються у контрольно-ревізійному процесі.

Сукупність організаційних, методичних і технічних прийомів, здійснюваних за допомогою певних процедур, становить контрольно-аудиторський процес.

Весь процес аудиту реальних об’єктів дослідження може бути представлений  у вигляді моделі ( додаток 11 ).

Методично модель аудиту касових операцій передбачає:

■ дотримання законодавчого  регулювання обігу готівки;

■ порядок ведення касових операцій у національній валюті України;

■ порядок ведення  касових операцій з іншими грошовими  коштами.

Нормативное забезпечення, що використовується для організації  перевірки касових операцій, поділяється  на зовнішнє і внутрішнє.

Зовнішнє нормативне забезпечення включає відповідні закони, стандарти, положення, методичні матеріали щодо законності використання готівки та ведення касових операцій і аудиторські правила (стандарти). Вони необхідні аудитору, щоб виявити відповідність ведення обліку і складання звітності, проведення аналізу, складання висновку.

Внутрішнє нормативне забезпечення – це облікова політика суб’єкту, різні  методичні та інструктивні матеріали  з організації обліку і внутрішнього контролю на підприємстві. Вони підлягають аналізу і зіставленню з діючою методологією.

При проведенні аудиту ведення  і бухгалтерського обліку касових  операцій на підприємстві – клієнті  необхідно брати до уваги внутрішню  організаційно-розпорядчу документацію (накази, розпорядження, службові записки, докладні тощо).

При аудиті касових операцій аудитор повинен використовувати  такі аудиторські докази:

1. Первинні документи з обліку касових операцій (прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери, відомості на виплату заробітної плати тощо)
2. Облікові регістри синтетичного обліку касових операцій (відомості, журнали), розрахунків з персоналом з оплати праці, з підзвітними особами та ін.
3. Рахунки Головної книги, що призначені для обліку касових операцій, оплати праці, підзвітних сум.
4. Акти інвентаризації.
5. Бухгалтерський баланс звітного періоду.
6. Документація внутрішнього аудитора щодо контролю за веденням касових операцій.
7. Робочі документи і звіт попереднього аудитора.

До методичних прийомів аудиту касових  операцій належать органолептичні  (інвентаризація, службове розслідування та ін.) і документальні (дослідження документів).

Органолептичні методичні прийоми  фінансово-господарського контролю використовують при перевірці фактичного стану  каси. Найважливішим з них є  інвентаризація.

Основне завдання інвентаризацій каси полягає в установленні фактичного стану і наявності готівки та інших грошових документів. Інвентаризацією здійснюють контроль збереження грошових коштів. Одночасно під час інвентаризації перевіряють додержання правил і умов зберігання готівки та інших грошових коштів.

Особи, що притягувались до кримінальної відповідальності за навмисні дії, судимість  у яких не погашено або не знято  у встановленому порядку, особи, які страждають хронічними психічними захворюваннями, зловживають спиртними  напоями або вживають наркотичні речовини без призначення лікаря, до матеріальної відповідальності не допускаються. Керівники підприємств повинні надавати касирам охорону при транспортуванні грошових коштів та цінностей з установ банків. При транспортуваннія грошових коштів особам, які супроводжують касира, та водію забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, які перевозяться, допускати до салону транспортного засобу осіб, що не призначені керівництвом підприємства для їхньої доставки, їхати попутним або громадським транспортом.

Методичний прийом інвентаризації використовується для контролю достовірності  даних бухгалтерського обліку, звітності  і балансу підприємства (зокрема, наявність коштів у касі).

Результати інвентаризації каси оформлюють типовими формами документів, затвердженими статистичними органами. Акт інвентаризації каси є доказом фактичного стану цінностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб, тому при перевірці до цих документів ставляться вимоги, аналогічні до первинної документації, яка застосовується в обліку господарських операцій, нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку.

Такі контрольно - аудиторські прийоми  як контрольний замір, вибіркові і суцільні спостереження, спеціальна експертиза використовуються при аудиті виплати грошей особам, які не зараховані до спискового складу працівників підприємства, для контролю повноти, якості виконаної роботи, відображеної у документі на оплату праці.

Узагальнення результатів аудиту касових операцій включає комплекс методичних прийомів групування і систематизації його результатів, необхідних для прийняття  рішень для усунення виявлених недоліків. Зокрема, складають акти ревізії  каси, обстеження місць зберігання готівки та інших грошових коштів.

Документування результатів проміжного контролю ведення касових операцій використовуються як методичний прийом при оформленні аудиторських процедур у процесі виконання їх на проміжних  стадіях, щоб засвідчити стан каси на момент перевірки (ревізія каси ).

Слідчо-юридичне обґрунтування виявлених  недоліків застосовуються тоді, коли необхідно обґрунтувати доказами суму заподіяного збитку або встановити відповідальність касира та інших посадових  осіб підприємства за збереження грошових коштів та ведення касових операцій. При цьому аудитор виконує певні слідчо-юридичні процедури по збиранню доказів. До них належать первинні докази (первинні документи, договори про матеріальну відповідальність), речові докази (висновки інвентаризаційних комісій), похідні докази (облікові регістри, складені при узагальненні даних первинних документів).

При узагальненні доказів важливою процедурою є вилучення оригіналів документів з поточного архіву підприємства. Аудитор може вилучати документи у порядку, передбаченому законом, на підставі постанови правоохоронних органів.

Вилучати оригінали документів можуть внутрішні аудитори, ревізори, аудитори податкових служб. Зовнішній  аудитор виконує ці функції як виняток.

Систематизоване викладення недоліків – викладення в акті комплексного аудиту, тематичної перевірки у систематизованому вигляді виявлених недоліків у діяльності підприємства.

Процес аудиту касових операцій може бути представлений у вигляді  схеми ( додаток 12 ).

Аудиторський процес, що виконується на підприємстві - клієнті складається з кількох етапів.

Розглянемо основні елементи аудиту касових операцій за окремими його етапами.

На підготовчому етапі аудиторської  перевірки, при здійсненні загального знайомства з підприємством-клієнтом, аудитор з’ясовує порядок ведення касових операцій, місце розташування і порядок збереження готівки і інших коштів, матеріальну відповідальність за  їх збереження.

Важливою проблемою є оцінка надійності внутрішнього контролю за веденням касових операцій.

Оцінка внутрішнього контролю касового господарства може здійснюватись зовнішнім  незалежним аудитором за такими напрямами:

■ перевірка наявності первинної  документації по всіх господарських  операціях з готівкою і грошовими  документами;

■ покладення функціональних обов’язків на посадових осіб, що відповідають за стан та рух грошей у касі;

■ забезпечення належних умов зберігання грошей і грошових документів на підприємстві;

■ наявність необхідних дозволів керівництва на здійснення операцій з готівкою і грошовими документами;

■ періодичне проведення інвентаризації каси та інші напрями перевірки.

В деяких випадках аудитори можуть проводити  анкетування. Поставлені питання формулюються таким чином, що на них необхідно  давати однозначні відповіді. На підставі оброблених анкет аудитор може швидко зробити висновки про стан внутрішнього контролю.

Ознакою відсутності або недостатнього  внутрішнього контролю за рухом грошових коштів в касі підприємства є:

■ відсутність на підприємстві налагодженої системи проведення раптових ревізій каси з повним перерахуванням готівки та інших коштовностей, що знаходяться в касі;

■ відсутність на підприємстві наказу керівника, що установлює періодичність  перевірок;

■ наявність ознак формального  проведення ревізій каси: призначення в комісії по проведенню раптових ревізій постійно одних і тих же осіб; відсутність робочих записів ревізійної комісії, що додаються до акту і свідчать про полистний перерахунок банкнот;  проведення перевірок каси, коли касир знає про них і заздалегідь готується та ін.;

■ представлення права підпису  прибуткових і видаткових касових  ордерів іншим особам, крім головного  бухгалтера і керівника підприємства, що не відображено в розпорядженні  керівника підприємства;

■ формальне проведення ревізії  каси при заміні касирів;

■ відсутність в штаті касира і покладення цих функцій на лічильного працівника без письмового розпорядження  керівника підприємства;

■ відсутність договорів з касиром  про повну матеріальну відповідальність;

■ відсутність у касира навиків підготовки до ревізії каси, що свідчило б про те, що така процедура є для нього звичайною [ 25, с. 502 ].

Після складання річної бухгалтерської звітності підприємства і передачі її для перевірки здійснюється основний етап аудиту, суть якого полягає в здійсненні конкретних аудиторських процедур щодо перевірки ведення касових операцій.

Для вирішення цих завдань аудиту, аудитор здійснює:

■ перевірку первинних даних  по касових операціях;

■ контроль дотримання чинного законодавства  по операціях з готівкою і грошовими документами;

■ перевірку правильності реєстрації і обліку виданих довіреностей;

■ перевірку оприбуткування грошових сум, що поступили до каси;

■ контроль відображення в обліку результатів надзвичайних подій, зв’язаних  з наявними грошима і грошовими документами (крадіжка та ін.);

■ контроль відображення результатів  інвентаризації і відшкодування  збитків;

■ перевірку цільового витрачання отриманих  грошових коштів;

■ перевірку правильності кореспонденції рахунків по касових операціях;

■ контроль зіставності даних аналітичного, синтетичного обліку, Головної книги та Балансу тощо.

Бухгалтерські документи можуть вивчатися  як в хронологічній послідовності, так і по групах якісно однорідних господарських операцій. Хронологічну перевірку документів може здійснювати лише аудитор, який має практичний досвід, тому що йому приходиться досліджувати різні касові, розрахункові операції і вказувати багато законодавчих та нормативних документів. Аудиторам, які не мають певного досвіду роботи, краще вивчати бухгалтерські документи по групах однорідних операцій [ 34, с. 419 ].

Аудитори застосовують різні методи фактичного і документального контролю. При цьому допускається на розсуд самих аудиторів вибір технічних  методів перевірки. Головне, щоб  наслідки перевірки були вірогідними і правильно відображали фактичне фінансове положення підприємства.

Для виявлення можливих порушень або  зловживань розроблено певний набір  контрольно-аудиторських процедур.

З метою виявлення прямого розкрадання  грошових коштів, не замаскованого  ніякими діями, застосовується інвентаризація каси.

Для виявлення розкрадання грошових коштів, яке маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії  та інших співробітників, проводяться  перевірки:

■ наявності на прибуткових і  видаткових ордерах підпису головного бухгалтера або уповноваженої особи;

■ наявності на видаткових касових  ордерах підпису керівника підприємства або уповноваженої особи;

■ наявність на видаткових касових  документах підписів отримувачів коштів;

■ усне опитування осіб, які отримали гроші за видатковими касовими ордерами, але не підтвердили цей факт підписом.

Для виявлення випадків неоприбуткування та присвоєння грошових сум, що надійшли до каси, перевіряється:

■ чекова книжка і повнота оприбуткування грошових коштів, отриманих з банку по чеку;

■ своєчасність розрахунків з працівниками підприємства по витратах на відрядження;

■ своєчасність розрахунків з працівниками по коштах, виданих на господарські нужди;

■ відповідність прибуткових касових  ордерів записам в журналі  реєстрації касових ордерів [ 25, с. 515 ].