Облік, контроль і аудит касових операцій

Підприємства можуть мати у своїй касі готівку в  межах лімітів залишку і використовувати  ії з виручки в межах норм. Ліміти залишку готівки в касі визначаються обслуговуючим банком щорічно і в разі необхідності переглядуються.

Порядок встановлення лімітів  залишку готівки в касі регулюється  Інструкцією Національного банку  України № 4  “Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”, затвердженою постановою Правління Національного банку України № 69 від 19.02.2001р.

Готівку понад встановленого  ліміту каси підприємство повинно здавати  у порядку та строки, визначені  обслуговуючим банком, для зарахування на поточні рахунки цих підприємств. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то, незалежно від причин, внаслідок яких ліміт каси не встановлено, вся наявна готівка  в касі  підприємства на кінець дня повинна здаватися до банку. Без ліміту в касі може зберігатись тільки сума готівки в розмірі одного неоподаткованого мінімуму доходів громадян – 17 грн.

Як і раніше, розрахунки готівкою  підприємств (підприємців) між собою і з фізичними особами проводяться з використанням  прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій,  проїзних документів  і т. ін., які підтвердили би факт продажу (повернення)  товарів, надання послуг, одержання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів і т.п.

Готівка, яка  надходить  до каси підприємства, повинна бути своєчасно і повністю оприбуткована  у його касі, тобто, оформлена у  встановленому порядку  прибутковим  касовим ордером і відображена у касовій книзі  в день отримання готівки.

Розрахунки готівкою підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування  та послуг здійснюється з використанням  реєстраторів розрахункових операцій у відповідності з Законом України від 01.06.2000р. № 1776-ІІІ “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” [ 4 ].

Реєстратор розрахункових  операцій представляє собой пристрій  або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні  функції і котрий пристосований для  розрахункових операцій при продажу  товарів (наданні послуг), операцій по купівлі-продажу іноземної валюти або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).

Без використання реєстраторів розрахункових операцій дозволено  проводити розрахункові операції у відповідності з Переліком окремих форм і умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, затвердженого постановою  Кабінетом  Міністрів України від  23.08.2000 р.     № 1336 (зі змінами та доповненнями) [ 7 ]. З цією метою використовується розрахункова книжка.

Розрахункова книжка повинна бути належним образом зброшурована , прошнурована та зареєстрована в органах державної податкової служби України. В ній містяться номерні розрахункові квитанції, які видаються  покупцям в окремих, встановлених законодавством,  випадках, коли не використовуються реєстратори розрахункових операцій.

Книга обліку розрахункових  операцій також повинна бути належним чином зброшурована, прошнурована і зареєстрована в органах державної податкової служби України. У даній книзі містяться звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів про рух готівки, товарів (послуг).

Фактом оприбуткування готівки при проведенні розрахунків  готівкою з використанням реєстраторів розрахункових операцій або з використанням розрахункових книжок є здійснення підприємствами обліку готівки через реєстратори розрахункових операцій або розрахункові книжки із складанням того самого дня на підставі  розрахункових документів звітів в книзі обліку розрахункових операцій і оформлення готівки в установленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідним записом в касовій книзі в день надходження коштів.

Ці вимоги по оприбуткуванню готівки розповсюджуються також  і на відокремлені підрозділи, які працюють  у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг із використанням реєстраторів розрахункових операцій або з використанням  розрахункових книжок та самостійно здають до кас установ банку або через інкасаторів надану їм готівку. Ці підрозділи повинні також вести касову книгу і оприбутковувати готівку в своїх касах.

У разі роботи підприємства  у сфері  торгівлі, громадського харчування і послуг у вечірні години, вихідні та святкові дні із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових книжок (за умови, що бухгалтерія підприємства не працювала в ці години та дні), отримана підприємством за цей час готівка вважається  оприбуткованою в його касі, якщо вона проведена через реєстраторів розрахункових операцій і розрахункові книжки у день її фактичного надходження та не пізніше наступного робочого дня підприємства здана до його каси з оформленням  у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідним записом в касовій книзі підприємства.

Підприємствам і підприємцям дозволено використовувати готівкову виручку для забезпечення  потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетом і державними цільовими фондами за податками і зборами ( обов'язковими платежами).

Підприємства, які мають податкову заборгованість, можуть виконувати виплати, що пов'язані з оплатою праці, тільки виключно за рахунок коштів, отриманих з установ банків. Це обмеження не відноситься до підприємців.

В зв'язку з тим, що у  Положенні № 72 виплати, що пов'язані з оплатою праці, розглядаються як  виплати за основною та додатковою заробітною платою, заохочувальним та компенсаційним виплатам та іншим  виплатам, що не входять до фонду оплати праці, передбаченими Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 11.12.1995 р. № 323, видача коштів при наявності податкової заборгованості на відрядні витрати, вказані в п.4.2 Інструкції №  323, також може здійснюватися тільки за рахунок коштів, знятих з розрахункового рахунка.

Виплати за невідкладними  обставинами, тобто соціальні виплати  громадянам на поховання, допомога при народженні дитини, допомога  одиноким і багатодітним матерям, допомога на лікування у разі хвороби, компенсації особам, які постраждали від Чорнобильської  катастрофи, можуть здійснюватись підприємством з готівкової виручки навіть при наявності податкової заборгованості.

При проведенні операцій в сумах, яки перебільшують еквівалент 10,0 тис. євро  за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, підприємства і підприємці можуть ( але не повинні, як було раніше) представляти на вимогу обслуговуючої установи банку копії розрахункових звітних документів (касові та товарні чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи), а також актів закупівлі, рахунків-фактур тощо, які підтверджували б здійснення цільових  витрат отриманої в установах банків готівки (крім виплат, які пов'язані з оплатою праці та отриманням чистого доходу підприємця).

Підприємства мають право зберігати готівку, отриману в установі банку, у своїй касі  для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси впродовж трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в установі банку. Готівка, отримана в установі банку на інші виплати, повинна видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, які отримані в установі банку та не використані за призначенням впродовж вказаних вище строків, повинні бути повернені підприємством в установу банку  не пізніше наступного робочого дня установи банку.

Підприємство має право  зберігати в касі готівку для  виплат, пов'язаних з оплатою праці, які здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси, протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат в сумі, зазначеної в переданих до каси платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

Видача готівки під  звіт здійснюється з кас підприємств  тільки за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто у  разі представлення до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти і одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи повинні  представити до бухгалтерії підприємства разом з невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачену готівку у такі строки:

■ на відрядження –  протягом трьох робочих днів після  повернення з відрядження;

■ на закупівлю господарської  продукції, продуктів її переробки  та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт.

■ на інші виробничі або  господарські потреби - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній  особі  одночасно видана готівка на відрядження та  для вирішення в цьому відрядженні виробничих або господарських питань, в тому числі і для закупівлі у населення господарської продукції та заготівки вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна представити до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, які були їй видані для вирішення виробничих або господарських питань та безпосередньо на відрядження.

        У разі придбання працівником підприємства за власну готівку товарів (продукції, послуг) або використанні цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти в вищезгаданому порядку.

За порушення вимог  Положення № 72 до підприємств та підприємців застосовуються штрафні санкції згідно діючого законодавства України за:

■ перевищення встановленого ліміту каси;

■ неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касах готівки;

■ перевищення встановлених строків  використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівки під звіт без повної звітності відносно раніше виданих коштів;

■ витрачення готівки з виручки  на виплати, що пов'язані з оплатою  праці, за наявності податкового боргу;

■ використання отриманої в установі банку готівки не за цільовим призначенням;

■ проведення готівкових розрахунків  без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував  би сплату покупцем готівки

2.2. Документальне оформлення  касових операцій

          Касові  операції підприємствами та підприємцями  оформлюються

прибутковими та видатковими касовими ордерами ( додаток 2, 3), типові форми  та  порядок заповнення яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 року № 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” [ 16 ].

Приймання готівки касами підприємств, в тому числі і отриманої  з банку, здійснюється за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

          У разі приймання готівки видається квитанція (відривний корінець прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, та касира, засвідчена печаткою(штампом) підприємства.

          Видача готівки з кас підприємства  здійснюється за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки і т.п. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках і т.ін. мається дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.         

          У разі видачі окремій фізичній  особі готівки за видатковим документом касир повинен вимагати від фізичної особи пред'явити паспорт або документ, що його замінює,  записати його найменування та номер, ким і коли виданий. Фізична особа обов'язково ставить свій підпис у видатковому документі про отримання готівки із зазначенням отриманої суми (гривень – словами, копійок – цифрами), використовуючи  чорнило  або кулькову ручку з темним чорнилом.

          Якщо видатковий документ складений  на видачу готівки кільком  особам, то одержувачі також пред'являють паспорта  або документи що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

          Видача готівки з каси, що не  підтверджена розписом одержувача  у видатковому документі, для  виведення залишку готівки в  касі не приймається.

          Видача готівки особам, яких немає у штатному розкладі підприємства, здійснюється  за видатковими касовими ордерами, які виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.

          Видачу готівки касир проводить  тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно діючого законодавства, у тому числі і особі, яка не має можливості у зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по  батькові одержувача готівки, бухгалтерія вказує прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній запис "За довіреністю". Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.