Облік, контроль і аудит касових операцій

Касиру забороняється  передовіряти виконання дорученої  йому роботи іншим особам, зберігати  в касі готівку або інші цінності, які не належать даному підприємству.

Уся готівка і інші грошові кошти повинні зберігатися, як правило, у вогнетривких металевих  шафах, які по закінченню роботи каси закриваються ключем і опечатуються печаткою касира в кінці кожного  робочого дня. Ключі від металевих  шафів та печатка зберігаються у касира, а дублікати ключів в пакетах, шкатулках, що опечатані касиром, зберігаються у керівника підприємства [ 29, с. 355 ].

Результати раптової інвентаризації каси оформляються відповідним  актом.

Після проведення інвентаризації готівки в касі вивчається законність касових операції.

Касові операції перевіряються  на підставі первинних документів, журналу реєстрації документів, касової  книги, журналу-ордеру, Головної книги, балансу.

При перевірці первинних  документів за формою встановлюють додержання нормативно - правових актів при відображенні касових операцій у первинних документах, облікових регістрах. При цьому контролери керуються нормативними актами про документи і документооборот у бухгалтерському обліку.

Для встановлення юридичної сили первинного документа перевіряють наявність таких реквізитів: найменування підприємства, найменування документа, дата складання, зміст господарської операції.

Перевіряють справжність  підписів, звірених із зразком, що знаходяться  у бухгалтерії, наявність штампів і печаток, розписок про одержання цінностей тощо. Контролюють також наявність усіх додатків до первинних документів, підстав на видачу грошей та інших грошових цінностей. Одночасно перевіряють доброякісність документа, тобто його достовірність.

Виявляють випадки виправлень, які на касових і банківських  документах не допускаються.

Особлива увага приділяється достовірності прибуткових та видаткових касових ордерів, банківських грошових чеків, платіжних відомостей на заробітну  плату та інших первинних документів, якими підтверджується дійсність проведення господарської операції.

Трапляється так, що  з  метою зловживань виготовляють повністю підробні документи або у справжні документи вносять зміни первинних  записів способом дописування, підчищення, витравлювання тексту, а також підроблюють підписи осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції або вказують вигаданих посадових чи матеріально -  відповідальних осіб.

Розслідування фактів підроблювання  документів не входить до професійних обов’язків ревізора, аудитора. Цим займаються правоохоронні органи.

Обов’язком контролера при виявленні фактів викривлення  первинних документів, які застосовуються в обліку цінностей, є довести  їх до відома керівництва підприємства, яке перевіряють.

При перевірці первинних документів за формою у процесі контролю встановлюють, чи додержано нормативних актів про головних бухгалтерів, згідно з якими забороняється приймати до виконання і оформлення документи з операцій, що суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, збереження і витрачання коштів [ 9 ].

Крім того, контроль за формою дає змогу виявити первинні документи, які мають відмітки, що свідчать про використання їх в обліку господарських операцій раніше, тобто  повторно.

Всі прибуткові і видаткові документи повинні бути пронумеровані. Пропуск номерів, що виявлено при перевірці, може бути визнаний знищенням документів з метою приховування зловживань. Ці факти виявляються по журналу реєстрації касових документів ( табл. 6 ).

                                                                                                             Таблиця 6

Журнал реєстрації касових документів

 за липень 2001 року

Прибутковий, видатковий документ		Надійшло грошей (витрачено)		Примітка
Дата	Номер	На заробітну плату, премії	На відрядження та господарські нужди
1	2	3	4	5
Залишок:		360,00
18.07	57	5700,00		Надійшло
18.07	100	5700,00		Видано
18.07	99		200,00	Видано
20.07	58		5800,00	Надійшло
Разом:		11400,00	6000,00

 

Додатки до прибуткових  і видаткових касових ордерів, а також документи, які є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов’язковому погашенню штампом контролера, відповідального за їх обробку. Додатки до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, які є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов’язковому погашенню штампом або написом від руки “Одержано” або “Оплачено” із зазначенням дати.

Недотримання встановленого  порядку оформлення і погашення  первинних документів часто призводить до приховування зловживань і крадіжок цінностей. Порушення порядку погашення касових документів створює умови для повторного використання касових ордерів для списання грошей із підзвіту касира та проведення інших протиправних дій.

Перевірка документів за змістом полягає у критичній оцінці змісту документів: відповідність характеру зображеної у ньому касової операції, наявність інформаційного її відображення.

Ретельно вивчаються відомості на виплату заробітної плати. Перед перевіркою виясняється, яка заборгованість залишається за підприємством на останню дату за рахунком з оплати праці.

Потім по касових звітах за першу половину наступного місяця з’ясовується, на яку суму касир  отримав відомості на заробітну  плату за минулий місяць. При правильному  веденню обліку ця сума повинна дорівнювати заборгованості, яка рахується за підприємством за рахунком.

Якщо по оплаті праці  виявлено розходження сум, ревізор  повинен поставити вимогу перед  головним бухгалтером розшифрувати їх із зазначенням місяця, в якому  вони утворились і вияснити причини їх виникнення [ 40, с. 45 ].

По виплатах заробітної плати перевіряється: повнота оприбуткування грошей по касі; повнота включення  в розрахункову відомість усіх виплат по заробітній платі, реєстри депонованої  заробітної плати і виплата цих сум; правильність виплат працівникам, які не зараховані до спискового складу.

Перевірка документів має  велике значення при ревізії виплат грошей особам, які не зараховані до спискового складу працівників підприємств. У цих випадках перевіряють повноту, своєчасність і якість виконаної роботи, відображені у документі на оплату і трудовому договорі. При цьому використовують методичний прийом контрольного заміру виконаної роботи, а якщо це неможливо, то прийоми вибіркових спостережень, спеціальну експертизу або камеральну перевірку, а також інші контрольно-ревізійні процедури.

Перевіряється також  правильність кореспонденцій рахунків на платіжних документах або касових  звітах, а також рознесення виплачених сум за рахунками обліку. Неправильна  кореспонденція рахунків може бути пов’язана з вуалюванням в обліку незаконних касових операцій.

Достовірність операції, зафіксованої у документі, контролюють також  зустрічною перевіркою документів. Цей  спосіб використовується, як правило, тоді, коли у здійсненні операції, відображеної у документі, брала участь інша організація або інший підрозділ одного об’єднання, підприємства. Насамперед перевіряють квитанції і відомості на здавання виручки до установи банку.

Перевіряються також  використання отриманих з банку  грошей за призначенням, своєчасність повернення до банку невикористаних грошових коштів на виплату заробітної плати, премій та ін., дотримання правил розрахунків готівкою.

В процесі ревізії  виясняється правильність видачі готівки  під звіт. Вивчається питання законності витрачання готівки на господарські потреби.

В процесі ревізії  з метою виявлення безквитанційних  робіт перевіряють робочі місця  і виясняють, чи нема речей замовників, до яких не приклеєні відривні талони від квитанцій замовлень, ярлики з зазначенням номерів замовлень  або жетонів, чи не виконували обов’язки касира працівники, які підписують касові документи, здійснюють облік касових операцій, чи не отримували виручку від реалізації матеріалів особи, що пов’язані з їхнім виробництвом або збереженням, чи не видавались гроші у позику іншим підприємствам.

Після перевірки касових  операцій проводиться перевірка  цільового використання готівки, отриманої  в касі, та повноти і своєчасності її оприбуткування. Для цього співставляються  суми виписок банку та прибуткових  касових ордерів на певну дату і корінцями в чековій книжці на отримання готівки.

Цільове використання коштів в касі перевіряється шляхом співставлення  фактично витрачених сум готівки, відображених в касовому звіті на основі видаткових касових ордерів, і сумами, вказаними  на корінцях чекових книжок і прибутковому касовому ордері.

Важливим етапом ревізії  касових операцій є вивчення законності бухгалтерської кореспонденції рахунків по касі, відображених в регістрах  бухгалтерського обліку. Перевіряється  також відповідність між підсумками касових звітів журналу-ордеру 1, даними Головної книги та даними балансу.

Співставляючи балансові  дані по статті “Каса” з Головною книгою, журналом-ордером по відповідному рахунку  і касовою книгою, ревізор аналізує порядок ведення записів в  касовій книзі і законність проведених операцій.

          Контроль, який здійснюють установи  комерційних банків, контрольно  – ревізійні служби є суттєвим  і важливим фактором підвищення  якості ведення касових операцій, запобігання порушень та зловживань  в роботі з готівкою.

 

 

3.3. Аудит касових операцій

Розвиток вільного економічного підприємництва з різними формами  власності в Україні зумовив  формування нового виду економічного контролю – незалежного аудиторського  контролю. Зміст цього виду контролю включає, з одного боку, прогнозування економічної активності суб’єктів підприємницької діяльності, а з другого – контроль їхньої фінансово-господарської діяльності.

На відміну від державного економічного контролю, який здійснюють від імені держави різні контролюючі  органи, а також контролю фінансово-господарської діяльності суб’єктів підприємницької діяльності, що виконують власники, аудиторський економічний контроль проводять незалежні організації на договірних засадах з питань ефективності господарювання та достовірності відображення її у бухгалтерському обліку і звітності.

 

В аудиторській практиці виділилися два основних напрями  діяльності:

• приватний аудит (добровільний) ;
• аудит за законом (обов’язковий).

Приватний аудит –  це аудит, який здійснюється за замовленням  зацікавленої сторони (партнерів по компанії), приватно за домовленістю, незалежно від того, чи передбачена така перевірка законом.

Аудит за законом (обов’язковий) є необхідною мірою захисту інтересів  засновників (акціонерів, учасників  капіталу) і держави від навмисного викривлення у звітності показників підприємницької діяльності.

Перелік підприємств, що підлягають обов’язковій аудиторській перевірці, визначають згідно із законодавством України органи державного управління за дорученням уряду залежно від  певних економічних критеріїв – виду власності і форми діяльності підприємства, підприємця, розміру виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг), чисельності працюючих тощо.

Згідно із законом  України “Про аудиторську діяльність" до них належать комерційні банки, фонди, біржі, компанії та інші суб’єкти господарювання незалежно від форм власності та виду діяльності, звітність яких офіційно оприлюднюється, за винятком установ і організацій бюджетних та невеликих за обсягом суб’єктів господарювання, визначених законодавством [ 1 ].

Характер і масштаби приватного аудиту залежать в основному  від зацікавленості клієнта. Масштаби аудиту за законом чітко визначено  і змінювати їх ні директори, ні акціонери, ні навіть самі аудитори компанії –  клієнтаи не мають права.

Аудит є моральним  стимулом для чесної роботи службовців фірми. Розуміння того, що всі записи і звіти будуть проаналізовані незаінтересованими особами, змушує службовців акуратно і чітко вести облік і складати звітність про господарську діяльність підприємств і підприємців.

Аудиторський контроль залежно від завдань замовника виконує функції запобіжного, перманентного (оперативного), ретроспективного (післяопераційного) і стратегічного видів фінансово-господарського контролю.