Облік, контроль і аудит касових операцій

          Видача готівки з каси підприємства  для здачі її до установи  банку оформлюється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера та касира  установи  банка,  завірена  печаткою (штампом) установи банка (додаток 5).

          Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами  на кожного одержувача. На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника та головного бухгалтера з вказанням строків видачі готівки та суми (гривень – словами, копійок – цифрами).

          Аналогічно може оформлюватися  і одноразова видача готівки  на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і т.і.),  а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов’язані із службовими відрядженнями, кільком особам.

          Одноразові  видачі готівки на оплату праці  окремим особам здійснюються, як  правило, за видатковими  касовими ордерами.

          Після закінчення установлених  строків виплат, пов’язаних з  оплатою праці, стипендій за  платіжними відомостями, касир повинен:

        ■ у платіжній відомості проти  прізвища осіб, яким не здійснено  виплату, поставити штамп або зробити напис: ”Депоновано”;

■ скласти реєстр депонованих  сум;

       ■ у кінці  відомості вказати фактично виплачену  суму і недоотриману суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалась не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: “Готівку по відомості видав (підпис)”;

       ■ виписати  видатковий касовий ордер на  фактично видану суму за відомістю,  зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.

          Бухгалтерія  робить перевірку відміток, зроблених  касирами в платіжних відомостях, здійснює підрахунок виданих  і депонованих за ними сум.  Депоновані суми, які підлягають  здаванню до банку, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

          Прибуткові касові ордери і  квитанції до них, а також  видаткові документи повинні  заповнюватися бухгалтером тільки  чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів або іншими способами, які забезпечили б належне зберігання цих записів впродовж встановленого для зберігання документів терміну.

          В прибуткових та видаткових  ордерах вказується підстава  для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або отримують готівку, забороняється.

          Прийом  і видача готівки за касовими  ордерами може проводитися тільки  в день їх складання.

          Виправлення в прибуткових та  видаткових касових документах  забороняється.

          При отриманні прибуткових касових  ордерів або видаткових документів  касир повинен перевірити:

 ■ наявність і  дійсність на документах підписів  головного бухгалтера, а на видатковому документі – дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

■ правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

■ наявність перелічених  в документах додатків.

          У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повинен повернути документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

          Прибуткові  касові ордери або видаткові  документи одразу ж після отримання  або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах для запобігання повторного використання ставиться штамп або напис “Оплачено”, "Одержано"  з вказанням дати (число, місяць, рік).

          Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передавання до каси реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, які оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.

           Реєстрація  прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватись  за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування та друкування необхідних касових документів. При цьому в документі “Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів”, який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

          Касові  документи після складання касиром  звіту і його обробки в бухгалтерії  комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються впродовж 36 місяців (3 роки) після закінчення календарного року матеріально - відповідальною особою, на яку покладено обов'язки зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, яке здається під охорону.

          Винесення  з приміщення касових документів  дозволяється тільки в окремих  випадках і тільки з письмового  дозволу керівника або головного  бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повинні бути повернені.

          З метою  забезпечення здійснення  розрахунків  готівкою підприємство повинно  мати касу, а його керівники  повинні оборудувати касу і  забезпечити  надійну охорону  готівки в ній. Якщо за виною керівників не було створено належні умови для забезпечення збереження коштів при їх зберіганні і транспортируванні, то вони несуть за це відповідальність згідно діючому законодавству України.

Підприємство одержує  готівку з банку через касира за грошовим чеком, виписаним на його ім'я.

Відповідно до "Положення про організацію бухгалтерського обліку в Україні" на підприємствах, в установах, у штаті яких відсутня посада касира, його обов'язки за письмовим розпорядженням керівника підприємства, установи виконує інший працівник [ 10 ].

Для одержання в банку чекової книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, в котрій зазначаються прізвище, ім'я та по батькові касира і зразок його підпису. Заява підписується керівником і головним бухгалтером і засвідчується печаткою підприємства. Згідно з цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Щоб зняти готівку зі свого рахунка в банку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо (як правило за 1-2 дні) замовляє необхідну суму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах [ 28, с.33 ].

Готівку, одержану з рахунків у банку до каси, витрачають за суворо цільовим призначенням (потреби, на які одержано гроші, зазначаються на зворотному боці грошового чека). Невикористаний залишок здається з каси на рахунки в банках. Наприклад, неодержана у встановлений термін заробітна платня має бути повернена на рахунки в банках у 3-денний термін. На рахунок в банку (№ 31) здаються гроші (готівка), прийняті до каси в рахунок внесків до статутного капіталу, виручка від реалізації товарно-матеріальних цінностей підприємства тощо.

Здача готівки на рахунки  в банках оформлюється видатковим касовим ордером.

Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити первинний документ "Об'ява на внесок готівкою" (додаток  5 ),  який може одержати в оператора банку.

Цей документ складається  з трьох частин. Верхня частина  залишається у банку, середня  частина (квитанція) передається касирові. Нижня частина "Об'яви" (ордер) також повертається касирові, але тільки після проведення банком відповідної операції й разом з банківською випискою.

На кожній з трьох  частин зазначаються: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача, одержувач, призначення внеску. У правому верхньому кутку першої та другої частин зазначаються, номер свого розрахункового рахунка та сума цифрами. Та ж сума записується словами у такому порядку:

- починати запис потрібно впритик до початку відведеного для цього поля з великої літери;

- місце, що залишилося на полі, потрібно прокреслити горизонтальною лінією.

Третя частина "Об'яви" заповнюється таким чином. У ордері потрібно зазначити  код банку-одержувача і суму по кредиту (у нас на розрахунковому рахунку  ця сума пройде по дебету, а у банку - по кредиту).

          Всі  надходження і видача готівки  в національній валюті підприємства  враховують в Касовій книзі  (додаток 4 ) за типовою формою  КО-4, затвердженою наказом Міністерства  статистики України від 15.02.96р. № 51 “Про установу типових форм первинного обліку касових операцій”.

Кожне підприємство, яке є юридичною  особою і має касу, веде тільки одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Але якщо в організації є інші види валют, крім національної, то Касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

          Відокремлені  підрозділи, які мають каси і  здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові  операції з видачі або прийманню  готівки на різні потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або використовують РРО або РК при розрахунках зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного споживання і послуг, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку або інкасаторам банку. Вони повинні також вести касові книги, які видаються і оформлюються підприємством-юридичною особою, до складу якого  вони входять.

         Відокремлені  підрозділи, які мають каси и  здійснюють розрахунки готівкою  зі споживачами в сфері торгівлі, громадського споживання і послуг з використанням РРО або РК і при цьому не проводять касових операцій з видачі і прийманню готівки з каси на різні потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриману готівкову виручку підприємству-юридичній особі, до складу якої вони входять, у встановлені ним строки, можуть не вести Касову книгу.

          Листки  Касової книги повинні бути  пронумеровані, прошнуровані і  скріплені печаткою підприємства-юридичної особи. Кількість аркушів в касовій книзі засвідчується   підписами керівника і головного бухгалтера.

          Записи  в Касовій книзі здійснюються  в двох примірниках (через копіювальний  папір) чорнилами темного кольору  кульковою або чорнильною ручками. Перші примірники залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі  не допускаються. Якщо виправлення  зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або його замісником записом: “Виправленому вірити”, дата виправлення і підписи.

          По кожній  операції отримання або видача  готівки за кожним прибутковим  касовим ордером і видатковим  документом в день їх надходження  або видачі касиром робляться записи в Касовій книзі.

         Щоденно  в кінці робочого дня касир  повинен вивести підсумок операцій  за день, а також залишок готівки  в касі. При цьому готівкові  кошти, які є в період виплати  заробітної плати перелічуються  з рахунком готівки, виданої за незакритими розрахунково - платіжними відомостями. На наступний день касир зобов'язаний передати до  бухгалтерії другий відривний лист (копію записів в Касовій книзі за день ) як звіт касира з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в Касовій книзі.

Бухгалтер перевіряє  правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів  у Касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти  кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

          Якщо  бухгалтерія і касир підприємства-юридичної особи не працюють в вихідні і святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує при розрахунках РРО або РК в ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі підприємства - юридичної особи здійснюються на наступний робочий день підприємства - юридичної особи.

          Підприємствам  дозволено вести Касову книгу  в електронній формі за допомогою  комп’ютерних засобів. При цьому  форма книги повинна мати візуальне  відображення Касової книги в паперовій формі, затвердженої вищеназваним наказом Міністерства статистики, а роздрукування документів “Вкладний аркуш касової книги” і “Звіт касира” за формою і змістом повинні відтворити форму і зміст названих документів на паперовому носії [ 43, с.512; 33, с.223 ].

          Записи  в Касовій книзі здійснюються  шляхом введення необхідної інформації  з первинних касових документів. Записи в Касовій книзі повинні робитися до початку наступного робочого дня (тобто з залишками на кінець попереднього дня), а також отримувати всі реквізити, передбачені формою Касової книги. Сторінки Касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку збільшення з початку року.

          У випадку  роздрукування “Вкладного аркуша  Касової книги” в кінці місяця  має автоматично роздрукуватися загальна кількість аркушів Касової книги за цей місяць, а у випадку роздрукування в кінці року – їх загальна кількість за рік.