Облік, контроль і аудит касових операцій

послуг, пов’язані з  введенням комп’ютерних технологій обліку товарних і грошових потоків.

Введення норм закону в практику діяльності в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг не стало революційною подією, оскільки більшість норм є аналогами тих же вимог, які діяли до 1 січня 2001 року. Наприклад, розрахунки готівкою також проводились із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів, які зараз є одним із підвидів реєстраторів розрахункових операцій. Не є новими норми по програмуванню товарів (послуг), щоденного друкування фіскальних звітів, установлення цінників, подання звітності. Просто деякі найбільш суттєві норми викладено не в підзаконних нормативних документах, як було раніше, а в самому законі, що дає можливість уникнути різного трактування норм суб’єктами підприємницької діяльності і представниками контролюючих органів. Умови застосування РРО, порядок видачі касових чеків і розрахункових квитанцій регламентується Положенням про форму і зміст розрахункових документів; Порядком реєстрації і ведення книг обліку розрахункових операції і розрахункових книжок; Порядком реєстрації, опломбування і застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженими наказом Державної податкової адміністрації України від 1 грудня 2000р. № 614 і зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 5 лютого 2001р. за № 105/5296 [ 17, 18, 19,20  ].

З метою поліпшення стану  готівкового обігу, запобігання  зловживанням під час здійснення операцій з готівкою та випадкам приховування доходів в Україні застосовуються фінансові санкції у вигляді  штрафу за порушення норм з регулювання  обігу готівки. В основі дії цих санкцій лежить принцип забезпечення єдиного державного підходу до встановлення економічної відповідальності господарських суб’єктів за порушення касової дисципліни і норм готівкового обігу.

Відповідно до Указу  Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12 червня 1995р. №436 із змінами, внесеними Указом Президента України від 15 липня 1997р.

[  8, с.1 ],  а  також  Кодексу   України  про  адміністративні   правопорушення 

[ 11, с.82 ] передбачено ряд штрафних санкцій (додаток 1 ).

Застосовувати ці фінансові  санкції до підприємства за порушення  норм з регулювання обігу готівки  можуть органи податкової служби на підставі матеріалів проведених ними перевірок  і подань державної контрольно - ревізійної служби, фінансових органів, комерційних банків і органів Міністерства внутрішніх справ України (Ст.2 Указу Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки № 436 (1995р.) із змінами і доповненнями 1997р., 1999р.) [ 8, с.2  ].

Штрафи за порушення  норм з регулювання обігу готівки  стягуються до державного бюджету у  безспірному порядку.

 

Хід ринкових реформ потребує постійного перегляду та вдосконалення  нормативних документів, що регламентують  обіг готівки. Співвідношення готівкових і безготівкових розрахунків у країні є похідним від економічного і правового середовища, в якому діють суб’єкти господарювання.

Тому при розробці нормативів регулювання обігу готівки  слід зважати на те, що в умовах перехідної економіки рішення підприємств, в тому числі і щодо форм розрахунків, зумовлюються швидше потребою мінімізації втрат, ніж максимізації прибутку. Сьогодні очевидно, що стимули розширення готівкового обігу знаходяться поза власною сферою грошового обігу (це неефективна система оподаткування, відсутність реальних власників на багатьох підприємствах, недовіра до банківської системи і т.ін.).

 

 

1.2 Облік, контроль  та аудит касових операцій  в системі управління підприємством

Здійснюючи господарську діяльність підприємства, фірми виконують грошові операції. Вони вступають у різні відношення з іншими юридичними і фізичними особами з постачальниками матеріалів, покупцями своєї продукції, транспортними організаціями, фінансовими органами, робітниками підприємства тощо.

Облік – це процес, який складається з операцій спостереження, сприйняття, вимірювання та фіксації фактів, процесів та подій. Облік є  складовою частиною системи управління. Усі питання, які потрібно вирішувати в управлінні, торкаються обліку.

Правильна побудова обліку касових операцій дозволяє забезпечити інформацію про їх наявність, цілеспрямоване використання та контроль за збереженням.

За допомогою касових  операцій здійснюється рух готівки. Касові операції дуже різноманітні, але  серед них можна виділити основні:

■ видача коштів на оплату праці;

■ видача коштів на оплату адміністративно – господарських  витрат;

■ видача коштів в підзвіт;

■ погашення готівкою заборгованості перед кредиторами;

■ передача грошей з банка  в касу та з каси в банк та ін.

Касові операції здійснюються згідно з Положенням про ведення  касових операцій в національній валюті в Україні. Цим Положенням встановлені єдиний для всіх об'єднань, підприємств, установ і організацій  прийом здійснення й обліку касових  операцій та єдина для них документація.

Контроль – це система  спостереження і перевірки відповідності  процесу функціонування об'єкту управління прийнятим управлінським рішенням, встановлення результатів управлінського впливу на керований об'єкт, виявлення  відхилень, допущених у ході виконання цих рішень.) [ 49, с.116  ].

Формами фінансово –  господарського контролю є тематичні  перевірки, ревізії та аудит.

Ревізія та аудит охоплюють  не тільки окремі підприємства, але  і їх об'єднання, організації, бюджетні установи, банківську систему, комунальні служби та інші господарюючі суб'єкти. За допомогою ревізійного та аудиторського контролю різні рівні управління отримують інформацію про фактичний стан виробничої, комерційно – збутової, фінансової та іншої діяльності, виконання зобов'язань  перед бюджетом та використання бюджетних коштів за призначенням.

В умовах ринку особливий  інтерес у зацікавлених сторін викликає інформація про фінансову діяльність підприємства, її кінцевий результат  – прибуток або збиток. При цьому  економічні інтереси державних органів управління та контролю, адміністрації підприємства, його засновників та працівників не співпадають.

Держава зацікавлена в отриманні  підприємствами як можна більше прибутку, а через прибуток – більших  податків та різних зборів для покриття бюджетних асигнувань.

Господарчі суб'єкти прагнуть отримати як можна більше прибутку, скоротити  податки та різні збори до державного бюджету. У ряді випадків це досягається  за рахунок шахрайства, шляхом викривлення  облікових та звітних даних.

Банкам, які кредитують підприємства, також необхідна достовірна інформація про їх прибутки та платоспроможність, здатність підприємства погасити борги по короткостроковим та довгостроковим кредитам, вносити платежі по відсоткам за надані кредити.

 Фондові біржі також прагнуть отримати як можна більш прибутку від купівлі та продажу цінних паперів і тому зацікавлені в отриманні об'єктивної інформації  про стан та перспективи розвитку фінансового положення своїх клієнтів. Теж саме можна сказати і про акціонерів. Їх непокоїть доля вкладених в підприємство коштів та розмір дивідендів. Їх цікавить реальна інформація про розвиток підприємства, його перспективи, міцність фінансового стану.

Таким чином, кожний  господарюючий  суб'єкт, банки та окремі фізичні  особи, які знаходяться у взаємовідношеннях з підприємством, зацікавлені в отриманні достовірної інформації про його діяльність. Їм необхідна об'єктивна інформація для прийняття ефективних управлінських рішень.

В таких умовах для задоволення  інтересів власника підприємства та інших користувачів інформації про фінансову діяльність підприємства виникає необхідність в отриманні доказів про достовірність показників обліку, балансу та фінансової звітності. Такі докази можуть бути отримані при  проведенні аудиторсько – ревізійних процедур незалежними аудиторами або ревізорами. Тим самим задовольняються потреби в об'єктивній інформації держави, власника підприємства та інших зацікавлених сторін.

Аудит та ревізія досліджують один предмет – фінансово – господарчу діяльність підприємств, використовуючи при цьому спільні методичні прийоми і процедури фінансово – господарського контролю. Вони виявляють негативні явища у господарюванні з метою ліквідації їх та неприпустимості в наступні періоди, тобто активно впливають на виявлення безгосподарності, порушення законодавства і нормативних актів, які є нормами господарського права, сприяють відшкодуванню заподіяних збитків конкретними особами. Крім того, вони використовують однакові джерела інформації: законодавчі і нормативні акти з питань фінансово – господарського контролю, первинну облікову документацію, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність суб'єктів підприємницької діяльності. Разом з тим між аудитом та ревізією фінансово – господарської діяльності є суттєві відмінності.

Ревізія сприяє підвищенню ефективності господарювання підприємства, яке ревізують, але не виконує при цьому прогнозних функцій, як це робить аудит. Результати ревізії повідомляють трудовому колективу для вжиття заходів щодо ліквідації недоліків у господарській діяльності. Аудит ці функції не виконує, хоч у випадках порушення керівництвом підприємства інтересів акціонерів, компаньйонів до їх відома висновки аудитора доводяться.

Аудит проводиться на відміну від  ревізії не за регламентованими сторонами, а в міру виникнення в цьому потреби. Проведення ревізії чітко визначається законодавчими та нормативними актами.

Контроль касових операцій містить  дотримання Положення про ведення  касових операцій та касової дисципліни. При цьому перевіряють порядок  документування операцій, пов'язаних з отриманням, збереженням та видачею готівки, цінних паперів та грошових документів, відповідності залишків  сум готівки встановленому банком ліміту, фактичний залишок грошей в касі на день перевірки, умови зберігання грошей  та обладнання касового приміщення. Також перевіряється достовірність, господарська доцільність та законність здійснених операцій з готівкою.

Облік, контроль та аудит касових  операцій мають важливе місце  в системі управління підприємством, тому що грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

 

 

Розділ 2. Облік касових  операцій

 

2.1. Порядок  ведення касових операцій у  національній валюті України

На сьогоднішній день введено в дію Положення про  ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 року № 72 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 15 березня 2001 року № 237/5428 (далі – Положення  № 72).  З моменту ведення Положення №72 втратило дію Порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджений постановою Правлінням Національного банку України від 02.02.95 №21 (зі змінами і доповненнями), діючий з 1995 року.

Вимоги Положення № 72 розповсюджуються як на юридичних  осіб незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, так і на фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності.           

Вимоги Положення № 72 не розповсюджуються на установи банків і підприємства поштового зв’язку, а також на розташовані на території  України іноземні дипломатичні консульські  та інші офіційні представництва , міжнародні організації  та їх філії, які користуються імунитетом і дипломатичними привілеями, а також на представництва інших іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницьку діяльність.

У даному Положенні деякою мірою внесено зміни на  виручку  готівкою.

У відповідності з  даним Положенням, виручка – це сума фактично отриманої готівки  від реалізації продукції ( товарів, робіт, послуг) та інші позареалізаційні надходження. При цьому під позареалізаційними надходженнями треба розуміти надходження  від операцій, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції, робіт, послуг або іншого майна (включаючи основні фонди, нематериальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва). Тобто, до позареалізаційних надходжень відсьогодні належать погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного фонду, платежі за надане в лізінг (оренду) майно, роялті, доход (процент) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум та інші надходження.

Таким чином, до готівкових розрахунків відносяться платежі  готівкою підприємств, підприємців  та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також по операціях, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції ( товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

У Положенні № 72 збережено  межу розрахунків готівкою між підприємствами або підприємцями, яка не повинна  перевищувати три тисячі гривень (3 000 грн.) протягом однієї доби за одним або кількома платіжними документами. Платежі, які перевищують встановлені граничні суми, повинні проводитися виключно безготівковою формою. При цьому,  кількість підприємств (підприємців), з якими проводились розрахунки, протягом дня не обмежується.

Без обмеження здійснюються розрахунки готівкою за спожиту електроенергію.

У випадку перевищення  встановленої лімітованої суми, тобто 3000 грн., кошти в розмірі перевищення  розрахунково додаються до фактичних  залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням отриманої розрахункової суми із затвердженням лімітам каси.