Лекции по " Теории бухгалтерского учета"

      Документация  представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

      Таким образом, документация является одной  из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

      Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

      Первичные (так же как и сводные) учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

      Носителями  информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

      Первичные документы должны составляться на русском  языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует помнить: в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

      При поступлении в бухгалтерию первичные  документы обязательно проверяют по форме, арифметически и по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, производится подсчет сумм.

      Информация  с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью «Получено», «Оплачено» с указанием даты. Документы должны храниться некоторое время. При этом сроки их хранения в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.

      Любой документ должен содержать показатели, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Подразделяются они на обязательные и дополнительные.

      Обязательные  реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

      •  наименование документа (формы), код  формы, дата составления;

      •  наименование организации, от имени которой составлен документ;

      •  содержание хозяйственной операции;

      •  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

•  наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

      •  личные подписи указанных лиц  и их расшифровки.

      Первичные учетные документы принимаются  к учету, если составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

      Дополнительные  реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

      •  номер документа;

      •  расчетные счета организации;

      •  основание для совершения хозяйственной  операции.

      В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть:

      •  зональной. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

      •  анкетной. Предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

      •  табельной. Является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

      •  комбинированной. Сочетает признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной, анкетной и табельной.

      В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

      •  типовые – предназначены для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров – №КО-1, № КО-2, кассовой книги – № КО-4 и др.);

      •  специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля). 

      2. Классификация документов

      Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью изучения и правильного их использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления и порядок заполнения.

      Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.

      Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение:

      •  приказы;

      •  доверенности;

      •  накладные на работу;

      •  чек на получение наличных денег  с расчетного или валютного счета;

      •  платежное  поручение  банку  на  перечисление  денежных сумм.

      Данные  документы не подтверждают факты  совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Подписывают их работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

      Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

•  приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

•  приходная (расходная) накладная – накладная на получение (отпуск) товара;

•  акт приемки и акт на списание товарно-материальных ценностей.

      Документ  бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

      •  накопительные ведомости;

      •  ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

      •  ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

      •  расчеты отклонений от нормативной  себестоимости;

      •  калькуляции фактической себестоимости  продукции;

      •  разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

      К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

      Регистрировать  принято только те хозяйственные  операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

      Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характеры (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам.

      Применение  этого вида документов в учете  очень удобно, так как упрощает их обработку, делает более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

      По  порядку составления различают документы первичные и сводные.

      Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

•  о поступлении материалов и отпуске  их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

•  об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

• о  начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

•  о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

      Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные   документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. в зависимости от применяемой формы учета. Использование регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

      Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

      Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

      Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

      По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

      Материальные  документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К этой группе документов относятся:

      •  акты приема-передачи и списания основных средств;

      •  документы  на оприходование  и  списание  материальных ценностей;

      •  перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;