Бухгалтерский учет в розничной торговле

Все чеки, пробитые на ККМ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний  в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

Контрольно-кассовая лента

При работе на ККМ  в обязательном порядке применяется  и оформляется контрольно - кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег. В меж инвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находя т отражение:

- наименование организации;

- состав комиссии;

- показания счетчиков  контрольно-кассовых машин;

- марка ККМ, год  выпуска и заводской номер;

- регистрационный  номер ККМ;

- период инвентаризации;

- номера чеков,  показания счетчиков на начало  и к онец ленты;

- сумма выручки  по ленте;

- подтверждение того, что выручка зафиксирована в  журнале кассира -операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: "В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно - кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира -операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено".

Акт подписывают  все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации  торговой организации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти  подписи заверяются печатью организации  и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой - для торговой организации.

Снятие фискального  отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний  суммирующих денежных счетчиков  на нули и регистрации контрольных  счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1,). Этот акт прилагают  к акту на уничтожение контрольно -кассовых лент.

6.2. Унифицированные формы.

Все операции, связанные  с проведением расчетов с населением через ККМ, а также с эксплуатацией  и обслуживанием ККМ, оформляются  документами унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. На каждую ККМ администрация торговой организации должна завести журнал кассира - операциониста по унифицированной форме N КМ-4. Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира -операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала  кассира-операциониста записывают следующие показатели:

- дата - число, месяц,  год;

- номер отдела;

- Ф.И.О. кассира-операциониста;

- номер счетчика - номера секционных счетчиков;

- показания контрольного  счетчика, регистрирующего перевод  суммирующих денежных счетчиков, - показания счетчика в режиме <Z>, который увеличивается на  единицу при переводе суммирующих  денежных счетчиков на нули;

- показания суммирующих  денежных счетчиков на начало  рабочего дня (смены);

- подписи кассира  и администратора, подтверждающие  показания денежных счетчиков  на начало рабочего дня (смены);

- показания суммирующих  денежных счетчиков на конец  рабочего дня (сме ны);

- подписи кассира  и администратора, подтверждающие  показания денежных счетчиков  на конец рабочего дня (смены);

- сумма выручки  за день по показаниям суммирующих  денежных счетчиков;

- сумма денежной  наличности, сданной в кассу организации;

- сумма выручки  по оплаченным документам (при  оплате покупателем товаров расчетными  чеками и другими платежными  средствами);

- общая сумма выручки;

- денежный остаток  на конец дня в кассе;

- сумма недостачи  (излишков), выявленной в результате  проверки;

- сумма возвращенных  покупателям денег по неиспользованным  чекам в случае возврата товаров  или ошибочно пробитого кассиром  -операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме N КМ -3;

- подписи на конец  рабочего дня кассира, старшего  кассира и представителя администрации.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку –отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма N КО -3). Старший кассир выдает кассиру - операционисту квитанцию к приходному ордеру.

Как заполняется  журнал (N КМ-4), отчет кассира-операциониста (N КМ-6) и акт о возврате денежных сумм (N КМ-3), посмотрите в последнем примере раздела "Возврат (обмен) товаров покупателем" настоящей главы.

Если торговая организация  работает без кассира -операциониста, то есть ККМ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно –кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, по форме N КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром -контролером), работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием -сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала. В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме N КМ-7 (Сведения о показаниях счетчиков контрольно -кассовых машин и выручке организации). Он является Приложением к Справке кассира -операциониста (форма N КМ-6). Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме N КМ -7 ежедневно и вместе с актами, справками формы N КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены. В форме по показаниям счетчиков на начало и конец ра боты по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с распределение м по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы N КМ -3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

6.3. Техобслуживание и ремонт ККТ.

Как мы уже отмечали, техобслуживание и ремонт ККМ могут производиться специалистами ЦТО, с которым торговая организация заключила договор. Вызов специалистов ЦТО в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8).

Журнал применяется  в организациях в следующих случаях:

- при невозможности  устранения неисправностей силами  кассира администрация вызывает  специалиста центра технического  обслуживания контрольно -кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом  центра технического обслуживания  плановых технических осмотров, включающих проверку состояния  механизмов электронных и программных  частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.

Журнал ведется  специалистом технического центра, который  делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В  случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной  части контрольно -кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в ЦТО. Со ответствующая запись подтверждается подписями специалиста ЦТО и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту ККМ. Если ККМ подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно -кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме N КМ -2. Этот акт применяют для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно - кассовой машины специалистом ЦТО или при пер едаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста ЦТО. Акт формы N КМ-2 с накладной на передачу ККМ в другую организацию или в ЦТО для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира -операциониста (форма N КМ-

4) в конце записей  за рабочий день. Ремонт ККМ  производит ся с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) провер яются и фиксируются в этом же акте. Кожух ККМ пломбируется. Если при ремонте суммирующих денежных счетчиков ККМ в мастерской потребуется обнуление их показаний, то необх одимо составить акт по форме N КМ-1. Обнуление можно произвести только с согласия налогового органа и с обязательным участием налогового инспектора. Акт составляют в двух экземплярах, один из которых передают в налоговый орган, а другой - торговой организации. Такой же акт оформляют и при вводе в эксплуатацию новой ККМ. Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков. Акт подписывают ответственные лица комиссии в составе представителя налогового органа, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

6.4. Расчеты с населением без приме нения ККТ.

В настоящее время  вопрос о расчетах с населением без  применения ККМ регулируется Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745. Без применения ККМ можно осуществлять торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных  комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли. Исключение составляют находящиеся  на этих территориях палатки, киоски, ларьки, павильоны, помещения контейнерного  типа и другие обособленные торговые места, автофургоны, а также открытые прилавки внутри крытых помещений при торговле непродовольственными товарами. Без ККМ могут работать организации, находящиеся в труднодоступных местностях. Перечень этих местностей определяется постановлением Правительства РФ. В случае отключения электроэнергии и приостановления работы ККМ организация также может продолжить прием наличных денег от населения.

При этом должны выполняться  следующие условия:

1) отключение электроэнергии  должно быть зарегистрировано  в энергоснабжающей организации;

2) покупателям должны  выдаваться квитанции по форме,  утвержденной Минфином России  по согласованию с Государственной  межведомственной экспертной комиссией  по ККМ. В настоящее время  следует применять чек по форме  ОКУД N 0700003. Форма чека приведена  в Письме Минфина России от 12 марта 1999 г. N 16-00-24-32.

6.5. Расчеты кредитными картами.

При осуществлении  расчетов по кредитным картам покупатель предварительно заключает договор  с банком (иным кредитным учреждением) и получает пластиковую карту. Эту  карту гражданин использует при  расчетах за покупки. Эмитенты кредитных  карт заключают с торговыми организациями  договор о продаже товаров  владельцам кредитных карт. В договоре указываются порядок авторизации  карт, обеспечения магазина необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары и др. К договору прилагается  инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт. Продажа  товаров оформляется выпиской товарных чеков (слипов), которые прокатываются  на специальных машинах. В слипе  указывают: имя держателя карты, номер карты, дату совершения покупки, израсходованную сумму, тип платежной  системы (VISA, Mastercard и др.), адрес магазина. Слип заполняется в трех экземплярах: первый вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина. Слипы сдаются инкассатору по реестру с указанием их числа и суммы. Реестр заполняют в двух экземплярах: первый - для инкассатора, второй - с распиской инкассатора остается в торговой организации. Реестры со слипами сдаются в банк. Банк зачисляет на расчетный счет торговой организации причитающиеся ей денежные средства за проданные товары. В документах на зачисление денег банк указывает даты реестров слипов и суммы денежных средств.