Бухгалтерский учет с поставщиками и подрядчиками

    Т. к. доверенности бухгалтер выписывает по форме N М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии  ООО «Айрис». На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально-ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).

    После доставки полученного товара в организацию материально-ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер ООО «Айрис» делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Листы в книге доверенностей пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации [12].

    Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает  приказом приемную комиссию либо материально-ответственных  лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т.п. Поскольку ООО «Айрис» является небольшим предприятием, то приемку товара на его территории осуществляет, как правило, генеральный директор с инженером. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закреплены в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

    При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется  соответствие товара его характеристикам:

    1. По количеству - соответствие количества  товара, указанного в договоре, и  фактически поставленного. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.).

    2. По качеству (приемка осуществляется  двумя способами).

    1-й  способ. На основе документа, подтверждающего  соответствие качества товара.

    В зависимости от вида товара, условий  договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д.

    Для большинства продовольственных  и ряда непродовольственных товаров  законодательством введена обязательная сертификация, то есть установление соответствия продукции определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением того, что товар сертифицирован, является также знак соответствия на упаковке.

    2-й  способ. Путем проверки качества  фактически поставленного товара  в месте приемки.

    При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания.

    3. По комплектности. Понятие комплектности  применяется в основном к технически  сложным изделиям, каковыми и  являются товары, приобретаемые и реализуемые ООО «Айрис». В договоре в обязательном порядке должно быть предусмотрено условие о комплектности, и материально-ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию [21].

    Существует  два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный.

    Сплошным  способом проверяют товары, поступившие  в таре или упаковке.

    Выборочный  способ применяют при поступлении  товара навалом и иногда в упакованном  виде.

    При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.

    Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами.

    Проверка  поступившего товара работниками ООО  «Айрис» проводится сплошным способом, так как поступающий товар, как  правило, не однороден, и он приобретается  небольшими партиями.

    Проверка  товара на соответствие количества товара, указанного в договоре, и фактически поставленного производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.).

    По  качеству приемка товара осуществляется на основе документа, подтверждающего  соответствие качества товара. В частности  проверяется наличие сертификата у каждого вида товара, так как товары, продаваемые ООО «Айрис», подлежат обязательной сертификации. Кроме того, проверяется качество фактически поставленного товара в месте приемки, т. е. осуществляется осмотр товара, различного рода испытания.

    При проверке комплектности устанавливается наличие перечисления составных частей товара (комплектующих изделий, узлов и др.), указанных в договоре или государственном стандарте, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т.д.

    Приемку производят:

    - стороны или их представители  совместно;

    - стороны или их представители  совместно с третьими лицами;

    - указанная в договоре незаинтересованная  контролирующая организация, назначенная  по соглашению сторон.

    Если  стороны определили в договоре, что  приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная сторона. Расходы по приемке товара, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет неявившейся стороны [13].

    Когда по результатам приемки товара установлено  соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп ООО «Айрис». Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально-ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

    В случае несоответствия фактического наличия  товаров данным документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации торговой организации (например, заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально-ответственное лицо (лица) торговой организации, представитель поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.

    При наличии согласия поставщика акт  в одностороннем порядке составляется и подписывается получателем товара.

    Акт утверждает руководитель организации.

    Акты  о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации - получателе товара.

    Если  при приемке товара выявлены излишки  по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товара и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте [12].

    За  анализируемый период работы ООО «Айрис» несоответствие товара, указанного в договоре, фактически поставленному не было выявлено.

    Акты  о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают  в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 "Товары". Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие товары приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку товаров ООО «Айрис» производит расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве поступивших товаров не пересматриваются (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

    Большинство поставщиков товаров, необходимых  ООО «Айрис», расположены в том  же населенном пункте, что и сама фирма, поэтому транспортные документы не прилагаются.

    Большая часть товаров приобретается  за наличный расчет, поэтому подотчетное  лицо составляет авансовый отчет (см. Приложение 6), к которому, как правило, прилагаются счет-фактура, товарная накладная, оформленная по унифицированной форме ТОРГ-12 (см. Приложение 7), квитанция к приходному кассовому ордеру (см. Приложение 8), подтверждающая оплату товара, с кассовым чеком, гарантийный талон. На основании полученных документов бухгалтером ООО «Айрис» оформляется в программе «1С:Предприятие» документ оприходования «Поступление товаров», в котором указываются:

• вид поступления (поступление от поставщика);
• поставщик;
• номер договора поставки;
• наименование места хранения товаров (склад);
• номер входящего документа (как правило, это накладная);
• номер и дата счета-фактуры;
• тип цен;
• наименование поступившего товара;
• количество поступившего товара;
• цена;
• сумма;
• сумма НДС;
• всего стоимость товара с НДС.

    Авансовый отчет с прилагающимися к нему оправдательными документами регистрируется в Журнале учета авансовых отчетов.

    Счет-фактура (см. Приложение 9) автоматически регистрируется программой после заполнения документа «Поступление товара» в Журнале «Счета-фактуры полученные».

    При приобретении товара за безналичный  расчет, т. е. в оплату товара перечисляются  денежные средства с расчетного счета ООО «Айрис» на расчетный счет поставщика, документы оформляются в следующем порядке. Поставщик предъявляет ООО «Айрис» счет на оплату товара (см. Приложение 10), если договором установлена авансовая форма оплаты товаров. Бухгалтер на основании этого счета оформляет платежное поручение (см. Приложение 11), которое является распоряжением обслуживающему ООО «Айрис» банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств – поставщика. После зачисления денежных средств на счет поставщика, подтверждением которого является выписка с расчетного счета, товар передается сотруднику ООО «Айрис», которому доверено получить товар. Вместе с товаром поставщиком передаются товаросопроводительные документы.

    Если  же договором предусмотрена оплата товара после поставки, то поставщиком передаются ООО «Айрис» вместе с товаром документы, а затем следует оплата за приобретенный товар.

    Количество  поступающих материалов в ООО  «Айрис невелико, и, как правило, это  канцелярские принадлежности. Приобретение материалов осуществляется только за наличный расчет. Поэтому документальное оформление поступления материалов производится аналогично поступлению товаров за наличный расчет, за исключением того, что вместо документа «Поступление товаров» заполняется документ унифицированной формы М-4 «Приходный ордер» (см. Приложение 12), в котором указывается:

1. вид поступления (поступление от поставщика);
2. поставщик;
3. номер договора поставки;
4. наименование места хранения товаров (склад);
5. номер входящего документа (как правило, это накладная);
6. номер и дата счета-фактуры;
7. тип цен;
8. наименование поступившего товара;
9. количество поступившего товара;
10. цена;
11. сумма;
12. сумма НДС;
13. всего стоимость товара с НДС.