Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

    Задолженность по алиментам не образуется в случае:

• использования участниками Великой Отечественной войны и приравненными к ним лицами двухнедельного отпуска без сохранения заработной платы;
• начисления заработной платы лицам, совмещающим работу с обучением в вечерних и заочных учебных заведениях, за период экзаменов (кроме вступительных) и прохождения производственной практики, если сохраненный за ними максимум заработной платы окажется ниже установленного законом минимума;
• начисления заработной платы за время простоя (не превышающего календарный месяц) либо перевода на другую работу или должность, независимо от оснований такого периода, в меньшем размере, чем раньше.

    Алименты  выдаются лично взыскателю по расходному кассовому ордеру. При выдаче денег  лично взыскателю или по его доверенности кассир должен отметить в расходном кассовом ордере номер, место, дату выдачи предъявленного паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, а также место прописки получателя.

    При переводе взыскателям сумм алиментных платежей по почте бухгалтерия (расчетный отдел) обязана оборотной стороне талона к почтовому переводу в разделе «Для письменного сообщения» указать сумму заработка, за какой месяц взысканы алименты и количество фактически отработанных должником рабочих дней, сумму подоходного налога, процент и сумму удержания, в том числе в счет погашения задолженности, сумму оставшейся задолженности.

    На  основании письменного заявления, поданного в бухгалтерию получателем  алиментов, взысканные по алиментным платежам суммы могут быть перечислены на счет взыскателя в сберегательный банк.

    Если  адрес лица, в пользу которого взыскиваются алименты, неизвестен, то об этом уведомляется народный суд по месту нахождения данного предприятия, организации  и удержанные суммы перечисляются  на депозитный счет этого суда.

    О движении исполнительного листа в каждом случае письменно извещается  взыскатель алиментов.

    Случается, что начало или окончание взыскания  алиментов с сумм, выплаченных  за соответствующий расчетный период (это могут быть вознаграждения за выслугу лет, вознаграждения по итогам работы за год), не совпадает со временем, за которое выплачивается вознаграждение. В такой ситуации алиментные платежи удерживаются пропорционально времени, дающему право на получение алиментов.

    Если  указанные суммы начисляются  после увольнения должника и возвращения исполнительного листа, то бухгалтерия (расчетный отдел) выплачивает начисленные суммы взыскателю без исполнительного листа, о чем уведомляет суд, в который отправлен исполнительный лист.

    По  достижении ребенком совершеннолетия  и при отсутствии задолженности по алиментам исполнительный лист возвращается в суд, вынесший решение. При наличии задолженности исполнительный лист остается на предприятии, в организации до ее погашения.

 
 
 
 

3. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами, персоналом  по прочим операциям.

 

    Предприятие по роду своей деятельности направляет своих работников в командировки, как внутри страны, так и за ее пределы, осуществляет  административно-хозяйственные расходы.

      Кроме того, предприятие выдает  работникам беспроцентные ссуды,  производит с работников удержания по исполнительным листам.

 
 

1. Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

       Учет  расчетов с подотчетными лицами предприятие  ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.

    Данные  аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

    В нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой  выдаче, а сгруппирован по подотчетным  лицам.

    В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

    Согласно  вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например (таблица № 3.1):

                                                                                  Таблица 3.1

 

    В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

    Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

• отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
• в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);
• в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);
• не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов ( а/о Овчинниковой Е.М. в феврале );
• на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;
• на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

 

       Не  всегда своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.98 Форд И.А. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.98 Поршнева А.Е. проведен в апреле и др.

    В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает  списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 113 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10, 12 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

    В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные  МБП учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо  – на счете 12 «МБП». Например, согласно  а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт 12/1 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о №  123 от 15.05.98 приобретен сетевой фильтр типа «Pilot» стоимостью 200 руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 12/1 Кт 71.

    В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено: Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб. Следовало отразить: Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб.    стоимость ацетона;

               Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб.    стоимость  керосина, тормозной жидкости.

    Согласно  а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.98 приобретен музыкальный центр стоимостью 6013 руб. В учете отражено: Дт 88 Кт 71 – 6013 руб.

    Согласно  вышеупомянутой Инструкции приобретение музыкального центра следовало отразить в учете следующим образом:

    Дт 12/1 Кт 71    – 6013 руб.  приобретен музыкальный центр

    Дт 12/2 Кт 12/1 – 6013 руб.  передача в эксплуатацию

    Дт 88    Кт 13      – 6013 руб. начислен износ за счет прибыли  предприятия. ( в соответствии с учетной политикой предприятия износ начисляется в размере 100% при поступлении МБП).

    Кроме того, при приобретении музыкального центра нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, составляющий в феврале 1998 года 3000 руб. в соответствии с Письмом ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 29.09.97 № 525.

    В результате неправильного отражения  ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное  замечание по а/о № 84 от 10.04.98 Форд И.А., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 84 руб.

    На  предприятии приобретались подарки  для работников. Например, по а/о  № 46 от 26.02.98 приобретен подарок для  генерального директора стоимостью 650 руб.

    В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

    Дт 41 Кт 71 – 650 руб.   оприходован товар

    Дт 46 Кт 41 – 650 руб.   списана стоимость  подарка, выданного под роспись

    Дт 46 Кт 68 – 130 руб.   начислен НДС (650*20%)

      Дт 88 Кт 46 -  680 руб.   списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

 

       Таким образом, предприятием недоначислен НДС  с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

    Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

 

    В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к  ПКО и др.):

• к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.98 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 3735 руб.
• в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и комнатные двери на сумму 450 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.
• Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.98 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

    Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.  

 

    В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на предприятии  допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

• к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
• к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;
• к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик Бадыгин Л.В.

 

    Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.98 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

 

    Предприятием  ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3.2):

• расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.98 № 11а работникам ОАО для служебных поездок;
• расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Новодвинск).

                  Таблица 3.2