Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

    Необходимо  учитывать, что авансовый отчёт  составляется в той валюте, которая  была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента – в валюту страны убывания (согласно письму Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 [61]).

    Потом стоимость валюты пересчитывается  в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта, фиксируемая по счёту 80 «Прибыли и убытки» или субсчёту «Курсовые разницы» счёта 83 «Доходы будущих периодов» (в зависимости от учётной политики предприятия).

    Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, начиная  с 1995 года ведёт учёт отдельно для  целей бухгалтерского учёта и  для целей налогообложения. Суммы  сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению подоходным налогом в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок. При этом следует обратить внимание на следующие моменты:

• Если превышение норм выплаты суточных легко устанавливается путем сопоставления фактически выданных сумм с действующей нормой, то факт превышения норм расходов  по найму жилого помещения может быть определен, как правило, только после проведения расчетов. Дело в том, что местная валюта страны командирования может не соответствовать валюте, в которой установлены нормы по найму жилого помещения. Например, командированный в Чехию работник представил счета из гостиницы в чешских кронах при установленной норме в 32 доллара США. В связи с этим одной из наиболее частых встречающихся ошибок является применение кросс-курсов соответствующих валют, найденных в публикациях о состоянии дел на мировых валютных рынках.

  Для проверки соответствия документально  подтвержденных расходов по найму жилого помещения в местной валюте установленным  нормам (например, в долларах США) необходимо исходить из  официального курса ЦБ РФ рубля к доллару, а также рубля к валюте страны командирования и на этой базе рассчитывать текущий кросс-курс данных валют к доллару США.

• Выступая агентами валютного контроля, банки запрашивают копию приказа на командирование работников предприятия и выдают валютные средства в пределах установленных законодательством норм расходов. В связи с этим предприятия имеют возможность выдавать командируемым сотрудникам сверх установленных норм только рублевые средства. В случае издания дополнительного приказа, предусматривающего направление  в командировку меньшего количества работников, чем ранее планировалось, перераспределение снятых наличными валютных средств в пользу выезжающих за границу не производится. Выдача командируемым сверх нормативных сумм в валюте рассматривается как нарушение правил ведения валютных операций в части осуществления расчетов в валюте с гражданами-резидентами при отсутствии лицензии (см. п.п. 1 и 4 статей 2 и 14 Закона РФ от 09.10.92  № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле»).

 

    После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты  с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам  расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

    Кроме того, по результатам расчёта может  возникнуть ситуация, при которой  сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

    Дебет 50-2  «Касса в долларах США» (например)

    Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

    и

    Дебет 52 «Валютный счёт»

    Кредит 50-2 «Касса в долларах США»

    При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 80 «Прибыли и убытки» или 83 «Доходы  будущих периодов».

 
 
 

    2. Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с персоналом по прочим операциям.

 

    Этот  раздел бухгалтерского учёта включает в себя:

• расчёты за товары, проданные в кредит;
• расчёты по предоставленным займам;
• расчёты по возмещению материального ущерба;
• расчёты по удержанию и выплате алиментов по исполнительным листам.

    Вышеуказанные расчёты возникают по различным  причинам. Предприятие обязуется  быть посредником между рабочими и служащими и третьими лицами, организациями (по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит, по ссудам молодым семьям, на строительство садовых домиков), ведёт расчёты по возмещению материального ущерба и т.п. [2, стр.68]

    Большинство операций по этим расчётам находит  своё отражение в корреспонденции  со счётом 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

    Счёт 73 – активно-пассивный, дебетовое  сальдо отражает сумму задолженности  работников предприятию:

• за товары, проданные в кредит;
• по непогашенным ссудам, а также сумму задолженности материально-ответственных лиц предприятию по недостачам и хищениям.

    В ходе аудиторской проверки в первую очередь необходимо установить причины  образования задолженности работников предприятию по непогашенным в установленный срок суммам:

• за товары, проданные в кредит;
• по предоставленным займам;
• по возмещению материального ущерба;
• удержанным из заработной платы работников предприятия в пользу отдельных лиц на основании первичных документов или постановлений судебных органов;
• по недостачам, хищениям или порче материальных ценностей и денежных средств.

    Во-вторых, проверить: какие меры принимались руководством предприятия по своевременному взысканию задолженности.

    В-третьих, необходимо проверить законность удержаний  из заработной платы работников задолженности в пользу предприятия или других лиц. [62, стр.296]

 

    2.1. Расчёты за товары, проданные в кредит.

 

    Эти расчёты в настоящее время  практически не ведутся. Тем не менее, возможность таких расчётов существует и Инструкция по применению плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий [63] даёт нам следующее описание операций по этому счёту.

    Предприятия, на которых работают лица, купившие товары в кредит, и которые полностью возмещают торговым организациям суммы предоставленного ими покупателям кредита за счет кредита банка, при оплате банком соответствующих ра-                                                  счетных документов дебетуют счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников". По мере удержания с работников предприятия очередных платежей указанные предприятия дебетуют счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", после чего удержанные суммы перечисляются в погашение кредита банка с кредита счета 51 "Расчетный счет" в дебет счета 93 "Кредиты банков для работников".

    Предприятия, не пользующиеся кредитами банка  для погашения задолженности  своих работников за приобретенные  ими товары в кредит, на основании  выданных этими работниками поручений-обязательств удерживают из их заработной платы суммы очередных платежей, дебетуя счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (по лицевым счетам торговых организаций). По мере перечисления удержанных сумм торговой организации счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

    Аудитору  в ходе проверки необходимо проверить  правильность расчётов за товары, проданные  в кредит, наличие договоров, сроки представления поручений-обязательств покупателей, порядок погашения кредита и т.д.

 

    2.2. Расчёты по предоставленным  займам.

 

    На  субсчете 73-2 "Расчеты по предоставленным  займам" отражаются расчеты с  работниками предприятия по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

    По  дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетный счет". Если средства выданы работнику непосредственно банком в счет предоставленного предприятию кредита (без предварительного зачисления этих средств на расчетный счет предприятия), то записи по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" производятся в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников".

    На  сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредитуется в корреспонденции со счетами 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (в зависимости от принятого порядка платежа). Погашение кредитов банка отражается во всех случаях по дебету счета 93 "Кредиты банков для работников" и кредиту счетов учета денежных средств, с которых были получены причитающиеся банку суммы.

    В настоящее время многие предприятия  выдают своим работникам денежные средства взаем на безвозмездной основе. В  связи с этим в практической работе бухгалтеров часто возникают следующие вопросы: как правильно оформить договор беспроцентного займа, как производить расчеты по удержанию задолженности с работника по денежным средствам, выданным взаем, и как удерживать подоходный налог с материальной выгоды, полученной работником в результате получения от предприятия денежных средств взаем на беспроцентной основе.

    В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа (приложение № 11) одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

    Той же статьей предусмотрено, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Правовое значение данного положения состоит в том, что заемщик не может принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет.

    Согласно  ст. 808 ГК РФ договор займа между  предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме.

    Простая письменная форма договор займа  может считаться  соблюденной, если заемщиком в подтверждение договора займа и его условий представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем  денежных средств заемщику. Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику).