Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

    Кроме проверки правильности исчисления материальной выгоды, аудитору важно также проверить полноту и правильность расчётов по выданным членам трудового коллектива беспроцентным ссудам.

    Необходимо  проверить обоснованность выдачи этих ссуд, правильность оформления документов на выдачу ссуд. Особое внимание аудитору следует обратить на полноту и своевременность погашения ссуд. На практике встречаются случаи, когда ссуды умышленно своевременно не погашаются и по истечении срока исковой давности списываются за счёт предприятия (один из многих способов ухода от налогообложения физических лиц).

 

    2.3. Расчёты по возмещению  материального ущерба.

 

    На  субсчете 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником предприятию в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

    Аудитору  следует, кроме всего прочего, проверить правильность аналитического учёта по счёту 73-3 «Расчёты по возмещению материального ущерба», правильность составления бухгалтерских проводок по этому счёту и соответствие записей аналитического учёта по счёту 73-3 записям в журнале-ордере № 8, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учёта).

    В ходе проверки аудитор должен проверить  прежде всего вопросы, относящиеся  к принятию мер по недостачам, выявленным в ходе проведённых инвентаризаций.

    Он  должен установить, законно ли отнесены суммы по выявленным недостачам ТМЦ и денежных средств на счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», при этом прежде всего обращается внимание на правильность документального оформления результатов произведённого зачёта недостач имеющимися их излишками.

    Все эти вопросы, несомненно, очень важны  и как справедливо считает  автор статьи «Материальная ответственность  работников за ущерб, причинённый предприятию» [65]: «Правовое регулирование вопросов, связанных с возмещением материального  ущерба, причинённого работником предприятию, имеет большое значение, так как, с одной стороны, необходимо обеспечить охрану собственности предприятия, а с другой – защитить работника от возможных излишних или неправомерных удержаний в счёт возмещения материального ущерба».

    Порядок возмещения ущерба и разрешения споров по этому вопросу зависит от того, в каких отношениях находятся организация (независимо от её организационно-правовой формы) и работник, причинивший ущерб. Если работник не является штатным сотрудником и выполняет работу на основании гражданско-правового договора (например, договора подряда или поручения), то возмещение ущерба производится в соответствии с нормами гражданского законодательства (глава 59 Гражданского кодекса РФ). В том случае, когда с работником заключён трудовой договор (контракт), при решении этого вопроса необходимо руководствоваться трудовым законодательством (статьи 118 – 126 КЗоТ РФ).

    В случае нарушения статьи 2 КЗоТ РФ, устанавливающей  обязанность работника бережно относиться к имуществу организации, ему предоставляется право добровольно полностью или частично возместить причинённый ущерб.

    В любом случае речь о возмещении ущерба может идти лишь при наличии следующих  условий:

1. Ущерб причинён противоправными действиями работника (то есть нарушением им своих трудовых обязанностей).
2. Работник виновен в причинении ущерба, то есть действовал умышленно и неосторожно.
3. Должна быть причинная связь между действиями работника и нанесённым ущербом.

    Причём  все эти три условия должны иметь место в совокупности и  их наличие для привлечения работника к ответственности должна доказать администрация предприятия.

    Аудитором при проверке должно быть обращено внимание на такой вопрос, как соблюдение требований КЗоТа о сроках и порядке проведения расследований по выявленным недостачам ТМЦ и денежных средств и привлечения виновных к ответственности.

    Важно также установить: во всех ли случаях  привлечения работника к ответственности  требовалось его согласие.

    Особое  внимание аудитор должен обратить на наличие невзысканной задолженности, отнесённой на виновных лиц и выяснение причин её образования.

    Следует также помнить, что возмещение материального  ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или иной ответственности за действия или бездействия, которыми причинён ущерб.

    Что касается размера возмещаемого ущерба, то КЗоТом установлено два вида материальной ответственности: ограниченная и полная. Причём при определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб (неполученные доходы не учитываются).

    Наиболее  распространённым видом материальной ответственности является ограниченная материальная ответственность, когда за ущерб, причинённый организации, работник несёт материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.

    Случаи  же полной материальной ответственности (то есть когда либо возмещает ущерб в полном размере без каких-либо ограничений) строго ограничены трудовым законодательством. Такая ответственность наступает в следующих случаях:

1. Ущерб причинён преступными действиями работника, установленными приговором суда. При этом ответственность по возмещению ущерба может быть наложена на работника только при наличии приговора суда. Если будет вынесен оправдательный приговор, то вопрос о возмещении ущерба должен рассматриваться в порядке гражданского судопроизводства.
2. В соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причинённый предприятию при исполнении им своих трудовых обязанностей.
3. Между работником и организацией заключён письменный договор о полной материальной ответственности работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей.
4. Ущерб причинён не при исполнении трудовых обязанностей. В этом случае возмещению подлежит ущерб, причинённый как в рабочее, так и в свободное от работы время (например, водитель после окончания смены использовал служебную машину и попал в аварию).
5. Имущество и другие ценности были получены работником под отчёт по разовой доверенности или по другим разовым документам.
6. Ущерб причинён недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий, продукции (в том числе при их изготовлении), а также инструментов, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных работнику в пользование.
7. Ущерб причинён работником, находившимся в нетрезвом состоянии (доказательством администрации в этом случае могут быть акты об отстранении от работы, медицинское заключение, а также свидетельские показания и др.).

    Для обобщения информации о наличии  сумм недостач и потерь от порчи  ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, предназначен счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    По  дебету счёта 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются:

• по недостающим (похищенным) или полностью испорченным ТМЦ – их фактическая себестоимость (в снабженческих, сбытовых, торговых предприятиях – стоимость по продажным ценам при ведении учёта по этим ценам);
• по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам – их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом первоначального износа);
• по частично  испорченным материальным ценностям – сумма определившихся потерь.

    При этом в бухгалтерском учёте делаются следующие записи:

    Дебет 84 Кредит 08 (10,12,40,41…).

    Суммы взысканий с виновных лиц учитываются  на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (субсчёт «Расчёты по возмещению материального ущерба»). При этом делается проводка:

    Дебет 73 Кредит 84.

    При решении вопроса о возмещении ущерба большое значение имеет правильное определение его размера.

    Размер  ущерба определяется по фактическим  потерям на основании данных бухгалтерского учёта исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.

    При хищении, недостаче, умышленном уничтожении  или умышленной порче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.

    Разберём  примеры некоторых хозяйственных  операций, связанных с недостачами.

    Пример 1. В результате проведённой инвентаризации кассы была обнаружена недостача в размере одного миллиона рублей.

    Факт  недостачи будет отражён в бухгалтерском учёте при помощи проводки:

    Дебет 84 Кредит 50 – 1 000 000 рублей.

    Указанная сумма подлежит взысканию с кассира, с которым предприятием заключён договор о полной материальной ответственности.

    В бухгалтерском учёте  эта операция будет  отражена следующим  образом:

    Дебет 73 Кредит 84 – 1 000 000 рублей.

    По  мере удержания в установленном  порядке этой суммы из заработной платы работника в бухгалтерском  учёте будет произведена следующая  запись:

    Дебет 70 Кредит 73 – на сумму удержаний.

 

    Пример 2. В результате проведения инвентаризации выявлена недостача хозяйственного инструмента по вине материально-ответственного лица на сумму пятьсот тысяч рублей. Сумма начисленного износа – двести пятьдесят тысяч рублей. Факт недостачи материально-ответственным лицом признан. Руководитель предприятия принял решение взыскать стоимость недостачи по рыночной цене – семьсот тысяч рублей.

    В бухгалтерском учёте будут сделаны  следующие проводки:

1. Списана остаточная стоимость недостающих ценностей:                       Дебет 84 Кредит 12 – 250 000 рублей.
2. Списана сумма начисленного износа:

    Дебет 13 Кредит 12 – 250 000 рублей.

3. С виновного лица взыскивается фактическая стоимость с учётом износа:                  Дебет 73 Кредит 84 – 250 000 рублей.
4. Отражена разница между рыночной стоимостью и фактической стоимостью с учётом износа:

    Дебет 73 Кредит 83 – 450 000 рублей (700 000 рублей – 250 000 рублей).

5. Погашена задолженность виновного лица:

    Дебет 50 Кредит 73 – 700 000 рублей.

6. Отнесено на прибыль по мере взыскания:

    Дебет 83 Кредит 80 – 450 000 рублей.

 

    Недостачи ценностей, выявленные в текущем  году, но относящиеся к прошлым  периодам, признанные материально-ответственным лицом или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счёта 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счёта 83 «Доходы будущих периодов»:

    Дебет 84 Кредит 83.

    Одновременно  на эту сумму дебетуется счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» и кредитуется счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

    Дебет 73 Кредит 84