Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

    Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

    Что касается оплаты найма такси при  нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

    Расходы за пользование внутригородским  транспортом компенсируются работнику  в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.

    При возмещении расходов по проезду при  загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством  не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).

    Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др. (О телефонных переговорах подробнее было рассмотрено в разделе 1.2.1.4.)

 
 
 

    1.2.2.3. Оформление заграничных  командировок. Выдача  аванса.

 

    При направлении сотрудника в служебную  заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный¹ или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

    Заявка  оформляется предприятием на основании  следующих документов:

• приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;
• приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

    За  десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

    Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе  предприятия.

    Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта  справок по форме № 0406007. Форма его ведения установлена Положением № 62 [57].

    Журнал должен быть прошнурован, пронумерован,  заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

    Согласно  Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она  должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

    Многие  предприятия практикуют закупку  в обменных пунктах наличной иностранной  валюты для оплаты командировок.

Аудитору  следует обратить внимание работников предприятия на тот факт, что Центральный  банк РФ издал 25 июня 1997 года Положение  № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» [57], которое вступило в силу с момента его публикации в «Вестнике Банка России» № 50 от 5 августа 1997 года.

    В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например – кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.

    Однако  распространяется ли это ограничение  на приобретение дорожных чеков за наличные рубли? Хотя в Положении № 62 на этот счет ничего не сказано, тем не менее, по мнению автора статьи «Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу» [60] на данный вопрос следует дать отрицательный ответ.

    Дело  в том, что в соответствии с пунктом 1.33 Инструкции Центрального банка РФ от 27 февраля 1995 года № 27 «О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками» (с последующими изменениями и дополнениями) [59]в обменных пунктах уполномоченных банков запрещается покупка или продажа не только наличной иностранной валюты, но и платежных документов в иностранной валюте, а также совершенно других валютно-обменных операций от имени либо по поручению организаций (резидентов и нерезидентов). Под платежными документами в иностранной валюте в данной Инструкции понимаются дорожные чеки, именные чеки и денежные аккредитивы, выраженные в иностранной валюте.

    Таким образом, приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.

    При покупке в уполномоченном банке  дорожных чеков, эмитентами которых  являются юридические лица-нерезиденты, сумма иностранной валюты сразу  списывается со счета клиента, поэтому учет дорожных чеков необходимо вести на балансовом счете 56 «Денежные документы».

    Операции  по оприходованию и выдаче под  отчет дорожных чеков сопровождаются в бухгалтерском учете проводками:

    Дебет 56 Кредит 52 – оприходование купленных у банка дорожных чеков по номиналу;

    Дебет 71 Кредит 56 – выдача дорожных чеков под отчет командируемому лицу.

    В случае, если банк при продаже дорожных чеков взимает комиссионное вознаграждение, эти расходы можно отнести на себестоимость по статье «оплата услуг банков» в соответствии с подпунктом «и» пункта 2 Положения о составе затрат, что в бухгалтерском учете отражается проводкой:

    Дебет 20 (26) Кредит 52 – списана на затраты сумма комиссионного вознаграждения банку.

    Выдав дорожные чеки под отчет, бухгалтер с ними встретится уже только при обработке авансового отчета.

    Полученные  в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при  невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

    Обычно  аванс на командировочные расходы  выдается в валюте, в которой установлены  нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ. Если национальная валюта не котируется ЦБ РФ, то пересчет расходов производится по справочному курсу или с помощью кросс-курса, запрашиваемому в валютном отделе банка.

    Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

    Выдаваемая  в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.

    Пример. Согласно приказу работник направлен в загранкомандировку в США с 15 по 21 апреля 1997г. Работник выезжает 15 апреля и в этот же день пересекает границу России. При возвращении назад граница России пересечена 21 апреля.

    Время нахождения в командировке составляет 7 дней с учетом дня отъезда и  дня приезда. Из этого периода сотрудник в течение 6 дней находится на иностранной территории, поэтому суточные за 6 дней оплачиваются исходя из нормы, действующей на территории США. 1 день оплачивается по нормам, действующим на территории РФ. Итого размер суточных составляет:

    - 34 долл. x 6 дней = 204 доллара США.

    - 22 000 руб. x 1 день = 22 000 рублей.

    Аудитору  следует привлечь внимание бухгалтера и тому факту, что предприятия  имеют возможность выдавать командируемым сотрудникам сверх установленных норм только рублевые средства.

    Выдача  командируемым сверхнормативных сумм в валюте рассматривается как  нарушение правил ведения валютных операций в части осуществления расчетов в валюте с гражданами-резидентами при отсутствии лицензии (см. пункты 1 и 4 статьи 2 и статью 14 Закона РФ от 9 октября 1992 года № 3617-1 «О валютном регулировании и валютном контроле» [60]).

    Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета  данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

    Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 80 «Прибыли и убытки»

    или

    Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 83 «Доходы будущих периодов».

 

1.2.2.4. Списание расходов. Особенности отражения  операций по заграничным  командировкам.

 

    Положением  № 62 [57] установлен новый срок представления  авансовых отчетов после возвращения  из служебной загранкомандировки – 10 календарных дней (пункт 6.1. Положения № 62), в отличие от ранее установленного срока в 3 рабочих дня, который продолжает действовать для командировок по России (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ [3]).

    Еще через 10 рабочих дней с момента возвращения командированным лицом неизрасходованных валютных средств либо дорожных чеков, но не позднее 20 календарных дней с даты возвращения из служебной командировки работника, организация обязана сдать неизрасходованные валютные средства либо дорожные чеки в уполномоченный банк и представить ему отчет по установленной форме, в котором приводятся сведения, содержащиеся в авансовом отчете об израсходованных подотчетных суммах. Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.