Аудит расчетов с подотчетными лицами

 
 
---

    3.3. Оформление результатов  аудиторской проверки

    Аудиторская  проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

    В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных  деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной  проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные  недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы  не  должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

    Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным  документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление  хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки  составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру  предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

    После подготовки проекта акта  аудиторы  знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом  возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие  коррективы  и подписывают его.

    Аудиторское  заключение  — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета  и  отчетности аудируемого  предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию  руководителя  проверяющей группы аудиторской  фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

    Возможны  четыре вида аудиторских заключений:

    заключение  без замечаний (безоговорочное заключение);

    заключение  с замечаниями (заключение с оговорками);

    отрицательное заключение;

    заключение  не дается совсем, либо дается отказное заключение.

    Первый  вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок  и  недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно (например, отсутствие аналитического учета командировочных расходов или несоблюдение установленных норм командировочных расходов), либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно (при данной ситуации возникают вопросы к профессионализму и компетенции аудиторов).

    Заключение  с замечаниями делается при выявлении  аудиторами  отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих  положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным  недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение. Например, списание подотчетных сумм за счет собственных средств, или несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выделены. Также заключение с замечаниями имеет место при: выдаче денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам, отсутствие приказов о направлении работников в командировку и т.п.

    Отрицательное заключение дается в случае выявления  серьезных нарушений и запущенности  бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная. Например, выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия; нарушение порядка удержания НДФЛ и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм; некорректное выделение НДС в суммах суточных расходов; некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами и т.п.

    Четвертый вариант завершения  аудиторской  проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие  и свою вышестоящую организацию.

 

4. Типичные ошибки  и нарушения, обнаруживаемые  в процессе аудита

    1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм (в скобках указана процедура, использующаяся для выявления нарушения) :

    - выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя организации могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - выдача денежных средств из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками организации (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее выданным авансам (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - выдача подотчетных сумм без  определения срока, на который  выдана подотчетная сумма (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы (устный опрос или проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости  с последующим возвратом их в кассу (получение письменных подтверждений или проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - списание подотчетных сумм по  первичным документам неустановленной  формы (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций);

    - списание подотчетных сумм по  неправильно оформленным первичным  документам (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций);

    - списание подотчетных сумм при  отсутствии первичных документов (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций);

    - списание подотчетных сумм по  первичным документам, выписанным  на другое лицо (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций).

    2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

    - отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку (устный опрос);

    - отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - несоблюдение установленных норм  командировочных расходов (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм (проверка арифметических расчетов или проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента или анализ).

    3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента или проверка арифметических расчетов).

    4. Нарушение при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента или проверка арифметических расчетов).

    5. Нарушения порядка учета представительских  расходов:

    - несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной  смете (или ее отсутствие) (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм (проверка документов, подготовленных на предприятии клиента).

    6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами:

    - некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций или проверка документов, подготовленных на предприятии клиента);

    - неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций или анализ или проверка арифметических расчетов);

    - ведение журнала-ордера N 7 не по  каждому подотчетному лицу и  выданной сумме (наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций или проверка документов, подготовленных на предприятии клиента или проверка арифметических расчетов);