Аудит расчетов с подотчетными лицами

    Во-первых, определить порядок и размеры  такого возмещения.

    А во-вторых, оформить документы, необходимые для направления работника в командировку.

    Следует отметить, что возместить работнику командировочные расходы организация обязана независимо от того, выполнено фактически служебное задание или нет (даже если в командировке случился простой по вине работника). В частности, выплатить работнику суточные за время такой командировки (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

 

Порядок и размеры возмещения расходов

    В каком порядке и размере будут  возмещаться командировочные расходы  работникам, организация решает самостоятельно. Свое решение следует закрепить в коллективном договоре или любом локальном акте (например, издать положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов работникам) (ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

    При разработке такого документа необходимо определиться со следующими вопросами:

    1) организационного характера (например, какое должностное лицо и в  отношении какой категории работников  должно принимать решение о  направлении в командировку по  России, командировку за рубеж и др.);

    2) документального оформления командировки;

    3) перечня командировочных расходов.

    Например, в положении о  командировках, действующем  в организации "Н", командированным работникам помимо расходов, установленных ст. 168 ТК РФ, возмещаются также:

    расходы на оплату служебных телефонных переговоров;

    расходы, связанные с провозом и упаковкой багажа;

    расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных  проездных билетов  в связи с погодными  условиями или  по иным уважительным причинам, и др.;

 

    4) размера командировочных расходов.

    Например, руководящему составу  организации "Н" суточные выплачиваются в размере 1000 руб., остальным работникам - в размере 500 руб. Расходы по найму жилого помещения возмещаются в полном размере на основании счета из гостиницы. Причем руководящему составу - исходя из стоимости номера "люкс" для одноместного проживания, а всем остальным работникам - исходя из стоимости стандартного одноместного номера.

    Расходы на оплату проезда  к месту командировки и обратно (включая  страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельным бельем) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. В данном случае руководителям организации возмещаются расходы исходя из стоимости билета в салоне бизнес-класса самолета или билета в купе вагона СВ, а остальным работникам - исходя из стоимости билета в салоне экономкласса самолета или билета в купейном вагоне.

    Аудит документов по командировке. 

    Основанием  для направления работника в  служебную командировку является приказ руководителя о командировании и  командировочное удостоверение (п. 7 Положения о командировках).

    Например, организация "Альфа", находящаяся в г. Москве, направляет менеджера И.М. Петрова в командировку в организацию "Бета", находящуюся в г. Туле. Срок командировки - с 3 по 10 сентября 2009 г. 31 августа 2009 г. И.М. Петрова ознакомили с приказом генерального директора о направлении в командировку под роспись и выдали ему командировочное удостоверение.

    Командировочное удостоверение подтверждает время  пребывания работника в служебной  командировке.

    При командировке за рубеж командировочное  удостоверение не оформляется.

    Унифицированные формы приказа и командировочного удостоверения (N N Т-9 и Т-10) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Помимо приказа о направлении работника в командировку и (или) командировочного удостоверения нужно оформить служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Унифицированная форма отчета (форма N Т-10а) также утверждена названным выше Постановлением Госкомстата России.

    После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих  дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе (форма N Т-10а) (п. 26 Положения о командировках).

    Аудитор должен удостовериться в том, что  первичные документы установленной  формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

    Аудитору  необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы (см. также Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).

    Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения  и дополнительные услуги, оказанные  в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

    Расходы на проезд к месту командировки и  обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

    - стоимость билета на транспортное  средство общего пользования  (самолет, поезд и т.д.);

    - оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

    - плату за пользование в поездах  постельными принадлежностями;

    - стоимость проезда транспортом  общего пользования к станции  (пристани, аэропорту), если она находится  за чертой населенного пункта;

    - сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

    Учет  расходов, связанных с проездом к  месту командировки и обратно, уменьшающих  налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

    Аудитору  необходимо удостоверить факт наличия  соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания  расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

    Необходимо  отметить, что согласно Письмам Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82 расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (см. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31). Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.

    Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

    Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

    Аудитору  необходимо удостовериться в наличии  соответствующего документа.

    Днем  отъезда считается день отправления  транспортного средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.

    Если  работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

    День  пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

    За  день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

    В случае выезда за границу и возврата в Российскую Федерацию в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

    При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

    Если  работника иностранной валютой  обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая  сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

    Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация  выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

    Если  суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

    Если  суточные выдают сверх установленных  норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

    - не уменьшает налогооблагаемую  прибыль;

    - не облагается НДФЛ, ЕСН;

    - не облагается взносом на страхование  от несчастных случаев на производстве  и профзаболеваний.

    С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.2007 N 216-ФЗ). Указанные нормативы установлены с 1 января 2008 г. и сохранили свое действие на 2009 год. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

    3.2.2. Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды

    Под расходами на хозяйственные нужды  понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, по оплате мелкого ремонта  и др.

    Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

    Аудитор должен удостовериться в том, что  работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 N 24-2-02/252; 02.07.2002 N 85-Т. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).