Аудит расчетов с подотчетными лицами

Московский  городской университет управления Правительства Москвы

Кафедра Бухгалтерского учета 
 
 
 
 
 

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 
 

      Выполнил: Шмыков А.Ю.

      студент 5 курса

      Экономического  факультета,

Специальность «бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

      Научный руководитель:

      Опарина С.И.,

Кандидат  экономических наук  
 
 
 
 
 
 

2009

СОДЕРАЖНИЕ

 

 

    1. ВВЕДЕНИЕ 

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

    В первом разделе работы будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами и их аудит, приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

    Во  втором разделе будут изучены  этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

    В третьем разделе, также, будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами. 
 

2. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами. 
 

    Подотчетные лица – работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

    Операции  с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

    Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

    - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

    - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

    - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

    - представительскими расходами.

    Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами достаточно трудоемкий процесс. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                           Рассчитанная

                                               сумма

┌───────────────┐Информация┌──────────────┐   остатка  ┌──────────────────┐

│Выдача денежных│о выданном│  Оформление  ├───────────>│Возврат остатка   │

│    средств    │ авансе  │ авансового  │Рассчитанная│подотчетной суммы │

│  подотчетному ├─────────>│    отчета    │    сумма   └──────────────────┘

│      лицу     │          │              │ перерасхода┌──────────────────┐

│               │          │              ├───────────>│Выдача перерасхода│

└───────────────┘          └─┬────────────┘            └──────────────────┘

                             ├─Покупка ТМЦ по чеку

                             ├─Расчеты с поставщиком

                             └─Отнесение на затраты 

Рис. 1 
 

    Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  представительские расходы;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам)  в бухгалтерском и налоговом  учете;

    - имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

    - выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

    - оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

    - организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

    - производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

    По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

    Размер  денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

    Аудитору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку  материальных ценностей. В приказе  должны быть оговорены сроки, на которые  выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

    2.1 Основные нормативно-правовые  акты 

    К основным нормативно-правовым актам, регулирующим отражение в учете и при аудите расчетов с подотчетными лицами являются :

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009)
2. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993г. № 40.
3. ФЗ от 21.11.1996г. № 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. 03.11.2006)
4. Постановление Правительства РФ № 749 от  13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
5. ФЗ от 30 декабря 2008 года. N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
6. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. Постановлений Правительства РФ от 04.07.2003 N 405, от 07.10.2004 N 532, от 16.04.2005 N 228, от 25.08.2006 N 523, от 22.07.2008 N 557, от 19.11.2008 N 863)

 

    3. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами

    3.1 Планирование работ

    Планирование  работ Аудитором начинается до заключения договора с экономическим субъектом  о проведении аудита.

    Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудитором:

• общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
• аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта

    При планировании аудита следует выделить следующие основные этапы:

1. предварительное планирование аудита;
2. подготовка и составление общего плана аудита;
3. подготовка и составление программы аудита