Спілкування

     Ділові  бесіди спрямовані на реалізацію наступних  функцій:

• пошук нових напрямків і початок перспективних заходів;
• обмін інформацією;
• контроль розпочатих заходів;
• взаємне спілкування працівників з однієї ділової середовища;
• пошуки й оперативна розробка робочих ідей і задумів;

     - Підтримка ділових контактів на рівні підприємств, фірм, галузей, країн.

     Структура ділової бесіди:

     1. Підготовка до ділової бесіди, особливо з вирішення спірних і делікатних питань (рішення конфлікту, торгові переговори, економічні чи політичні угоди, угоди і т. п.) є важким і відповідальною справою, включає складання плану бесіди на основі встановлення основних завдань бесіди, пошуку відповідних шляхів для вирішення цих завдань, аналізу зовнішніх і внутрішніх можливостей здійснення плану бесіди, прогнозу можливого результату бесіди, збору необхідної інформації про майбутнє співрозмовника, відбору найбільш вагомих аргументів для захисту своєї позиції, вибору найбільш підходящої стратегії і тактики спілкування, тиск, маніпуляція, прохання допомоги , співробітництво.

     2.Установленіе  місця і часу  зустрічі для ділової бесіди може здійснюватися по-різному в залежності від установок-позицій учасників. Позиція «зверху» реалізується приблизно так: «Я чекаю вас у 16 годин у себе в кабінеті», але на «чужій території» здійснення таке позиції утруднено. Позиція «знизу» здійснюється як прохання: «Мені бажано з вами порадитися, коли і куди мені під'їхати?». Позиція «на рівних» звучить приблизно так: «Нам би треба поговорити. Давайте узгодимо місце і час нашої зустрічі ».

     Напередодні зустрічі слід перевірити свою готовність до неї, поставивши собі питання:

     1) Яку головну мету я ставлю  перед собою в розмові?

     2) Здивувався співрозмовник, коли  я попросив його про зустрічі? Проявив невдоволення?

     3) Чи можу я обійтися без цієї  розмови?

     4) Чи готовий до обговорення  передбачуваної теми мій співрозмовник?

     Шанси на успішний результат ділової зустрічі зростуть, якщо дотримуватися рекомендацій: 1. Готуйте свій перший питання так, щоб він був коротким, цікавим, але не дискусійним (якщо потрібно отримати «добро» на кілька пропозицій, прохань, починати краще з найбільш здійсненного). 2. Домагайтеся оптимальної стислості у викладі думок, навіть якщо потрібно почати здалеку. 3. Обгрунтовуйте свої судження. Чим переконливіше докази, тим швидше погодиться з вами опонент. Не вживайте слів з ​​подвійним значенням і тим більше фраз, які можна невірно тлумачити.

      3. Початок бесіди включає зустріч і вступ у контакт. Тип контакту «зверху», «знизу», «нарівні», дружньо, нейтрально, «агресивно» встановлюється ще до перших слів, залежно від того, як увійшла людина, яка його поза, погляд, інтонація перших фраз, взаємне розташування в просторі. Відповідно, «зустріч гостя» може здійснюватися по-різному: від підходу до людини ... до легкого підйому підборіддя, кивка або повного ігнорування який перебуває, заглибившись у свої папери. І вітання може бути як посмішка, кивок, рукостискання, саджання або підкреслено незадоволений вигляд. Всі ці невербальні нюанси вступу в контакт багато в чому прогнозують подальшу взаємодію співрозмовників.

     При неузгодженості міжособистісних позицій (наприклад: «Батько-Дорослий») встановити контакт складніше, хтось із співрозмовників  повинен змінити тип контакту: або «Дорослий» змушений перейти  в позицію «знизу», прохача, «Дитини». Якщо співрозмовники знайомі і виникає необхідність у якихось «ввічливих» фразах, то можна використовувати стандартні фрази «Як справи? Як настрій », якщо відповідь:« У порядку », то можна переходити до формулювання бесіди. Якщо відповідь «Та так собі», то слід зняти гостроту стану, щоб людина виговорився - «А що?» - «Так, те-то ...», при цьому, не слід вдаватися в подробиці, достатньо надати емоційну підтримку:« Ну і ну! »Неприпустимо« самогубне початок бесіди », яке буває наступних видів: 1) невпевненість, велика кількість вибачень (« Вибачте, якщо я вам завадив ...»); «Будь ласка, якщо у вас є час мене вислухати ..» ), 2) неповага, зневага до партнера («Давайте з вами швиденько розглянемо ...»,« Я проходив випадково і заскочив до вас ...); 3) фрази «нападу» («що за неподобство твориться?"), які змушують співрозмовника зайняти оборонну або агресивну позицію, (тобто відразу створюється бар'єр між співрозмовниками). Кілька перших фраз часто робить вирішальний вплив на бажання або небажання співрозмовника продовжувати розмову і слухати партнера по спілкуванню;

     Для початку бесіди найчастіше користуються чотирма основними прийомами: метод зняття напруги, його мета: встановити тісний контакт, включає кілька приємних фраз особистого характеру, може бути легка жарт; метод зачіпки: це може бути незвичайне питання, порівняння, особисті враження, анекдотичний випадок, короткий виклад проблеми; метод стимулювання уяви: постановка ряду питань, які повинні розглянути в бесіді, мета - пробудити інтерес до бесіди; метод прямого підходу (безпосередній перехід до справи, без вступу), але він підходить для короткочасних, не дуже важливих ділових контактів.

     Ясні, стислі і змістовні вступні фрази, звернення до співбесідника по імені-по батькові, прояв поваги до особистості  співрозмовника, увагу до його інтересів, звернення за порадою, в поєднанні з власним гідним зовнішнім виглядом (має значення одяг, поза, вираз обличчя, інтонація голосу ) сприяє створенню сприятливої ​​атмосфери для бесіди.

     Люди, що володіють розвиненими комунікативними  вміннями, з першої хвилини зустрічі починають «приєднання» до співрозмовника, приєднання до ритму його дихання, темпу, гучності мовлення, до репрезентативною системі співрозмовника через використання слів відповідної (візуальної, або аудиальной, або кинестетической) системи.

     4. Постановка проблеми і передача інформації - важливий етап бесіди. Постановка мети розмови може бути різною: 1) мета може бути поставлена ​​як проблема (обговорити проблему, запросити до вироблення її рішення), в цьому випадку відповідальність за вирішення проблеми розподіляється на обох співрозмовників; 2) мету бесіди може бути поставлена ​​і як завдання, завдання (дається готове рішення, стисло описуючи саму ситуацію). Не тільки начальник, але часом і підлеглий може використовувати цей підхід: наприклад, начальник цеху приходить до директора і говорить: «Для наведення порядку в цеху ви повинні видати наказ про покарання недбайливих».

     Якщо  мета бесіди поставлена ​​як завдання, то тоді людина відповідальна лише за виконання завдання, а чи буде тим самим вирішена сама проблема - це його може і не хвилювати.

     З проблем передачі інформації співрозмовнику в ході бесіди можна зробити наступні рекомендації: 1. Використовувати «мову» співрозмовника при передачі йому інформації з метою зведення до мінімуму втрат, що виникають у процесі розмовного спілкування. 2. Починати фазу передачі інформації з «Ви-підходу», т. е. людина, провідний бесіду, повинен зуміти поставити себе на місце співрозмовника, щоб краще його зрозуміти, врахувати його інтереси і цілі. Тут важливо стежити і за формулюваннями фраз, наприклад замість «Я б хотів ...», сказати« Ви хочете ...», замість «Я прийшов до висновку ...» - краще прозвучить «Вам буде цікаво дізнатися, що .. . », а фразу« Хоча вам це і нецікаво ... »замінити на фразу:« Як ви, напевно, вже про це чули, що ...».

     3. Привести спосіб передачі інформації у відповідність з мотивами і рівнем інформованості співрозмовника, з рівнем його професійної компетентності. Постійно пам'ятати про обмеженість, недосконалість, неясності і неточності мови і про те, що зрозуміле вами ніхто не сприйме так, як ви самі це розумієте.