Перевод офисной документации

Разговорный английский язык богат разговорными и даже вульгарными  словами. Также здесь можно наблюдать  множество вводных слов: хорошо, Вы видите, своего рода, которые не могут  использоваться в письменном деловом  английском языке, и логически и  стилистически. Они исключены, потому что не несут смысловой нагрузки. Деловые документы, напротив, должны использовать слова, которые передают много информации.

 

3. Контракт - как особый вид офисной документации  

 

3.1 Структура контрактов и их существенные особенности

Контракт – это  деловой документ, представляющий собой  соглашение для поставки товаров, услуг, и т.д., одобренный и подписанный  покупателем (экспортер) и продавцом (импортер). В соответствии с законом контракты записаны в письменной форме. Широко используются стандартные контракты. Некоторые пункты в них могут быть изменены и добавлены [Гальперин, 1981].

Большое значение в  любом контракте имеют следующие  пункты:

– номер контракта;

– место и время  подписания;

– названия сторон, которые подписали контракт;

– предмет контракта;

– качество товаров;

– цена (в единицу  и полную цену);

– предназначение;

– срок поставки;

– требования упаковки отметки товара;

– сроки оплаты;

– условия выдачи и принятия товаров;

– транспортные условия; гарантийные условия и санкции;

– арбитражные условия;

– форс – мажор обстоятельства;

– юридические адреса сторон;

– подписи продавца и покупателя.

Все пункты формируют  неотъемлемую часть контракта. Контракт составляется в соответствии с установленной  формой, часто уже на специальных  отпечатных листах, где необходимо заполнить нужную информацию. Иногда, когда сделка незначительна по объему, контракт может быть заключен с помощью факса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Типы контрактов. Аббревиатуры

Чтобы ускорять подготовку документов контракта и минимизировать возможность ошибок в них, существует общая стандартизированная форма  контракта. Она устанавливает принципы и инструкции для разработки стандартизированных  форм документов, используемых во внешней  торговле, таких как приложение к  контракту, заказ и подтверждение  заказа.

Приложение к  контракту – деловой документ, который является неотъемлемой частью контракта, содержит поправки или дополнения к предварительно согласованным  условиям контракта.

Заказ – деловой  документ, представляющий предложение  сделки.

Подтверждение заказа – деловой документ, представляющий факт приема товаров

Существуют два  основных типа контрактов: контракт по экспорту (export contracts) и импорту (import contracts) продуктов.

Язык контрактов согласован обеими сторонами. Само собой разумеется, что информация и стиль сохранены вне зависимости от языка контракта.

Как текстовые варианты, контракты разделены на административный–организаторский, финансовый–экономичный, рекламирование, научно-технический, и артистический–публикационный контракт. Функциональные сферы их обращения могут легко совпадать с названиями типов контракта в этой классификации, и – предметом экономических, а не лингвистических, исследований.

Использование сокращений и аббревиатур типично для  всех видов документов. Сокращения в контрактах используются в изобилии, существуют специальные словари, чтобы  расшифровать их [Котий, 1998].

В целом, существуют 14 официальных международных коммерческих условий. Например, Ex Works- означает, что главная обязанность продавца состоит в том, отгрузить товар в помещении. Ex- Ship означает, что продавец должен предоставить товар на борт судна.

C и F означает  стоимость и риски. Продавец  должен заплатить затраты и  риски, и т.д.

Таким образом, в  первой главе мы рассмотрели особенности  официально-делового стиля. Также определили, что контракт является типичной реализацией  официально – делового стиля английского  языка, который обладает теми же самыми стилистическими особенностями  и преследует те же цели как другие виды деловой документации.

Содержание контракта  также имеет определенные особенности, и они гарантируют разделение контрактов на определенные разновидности  в соответствии со сферой деятельности и т.д. Очень часто контракты  закодированы с помощью специальных  сокращений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Лингвистические особенности контракта

С лингвистической  точки зрения, контракт – тип  документа, потому что любое соглашение – это законченный документ, в  котором зафиксирована какая либо информация. Как тип текста, контракт имеет свои собственные определенные особенности. Стилистические особенности всех текстов документа:

конкретность, краткость, четкость установленной идеи;

высокая производительность информации;

строгая логика;

ясный ритм предложений;

акцентирование  на главной идее с помощью повторений слова;

отсутствие поддтекстной информации;

специальная система  клише и штампов;

использование сокращений, общепринятых символов и марок;

использование терминов в их прямом семантическом значении; преимущественное использование однозначных  слов;

разделение текста на главы, параграфы, пункты, часто пронумерованные (структурируют композиционную структуру  документа);

использование определенных синтаксических моделей;

графическое художественное оформление документа: качество бумаги, количества и качества иллюстраций, вид печати.

Главные особенности  стиля контракта:

устойчивая система  лингвистических значений в тексте контракта;

недостаток эмоциональной  окраски;

расшифровка характера  языка;

использование специальной  символической системы;

определенная синтаксическая структура (12 вышеперечисленных пунктов) [Лозинская, 1983].

Стиль контракта  определяет некоторые особенности  и методы его написания. Создание контрактов отличается в некоторых  пунктах от письма деловых писем, предложения, запроса, жалобы, и т.д. Некоторые соображения, важные для  деловых писем, не актуальны для  контрактов, и наоборот. Главное  различие в том, что любой контракт составлен двумя сторонами и  содержит информацию о многих аспектах договора. Таким образом, все пункты должны быть одобрены обеими сторонами. Есть определенные, четкие требования для того, как написать контракт.

Контракты должны быть формальными, полными, ясными, конкретными, правильными и краткими. В контрактах не должно быть детальной информации. Так, при написании контрактов мы должны следить за особенностями  стандартной английской грамматики, использованием словаря и стилистического  ассигнования. Формальный контракт или  соглашение требуют аккуратности умозаключений  и привлекающей договоренности. Законченность  любого контракта предполагает возможности  всех существенных фактов, которые  имеют отношение к проблеме соглашения. Ожидается, что будет указанно по какому вопросу, как и когда вы будете, имеет дело со своими партнерами.

Следующий элемент  – четкость. Она является одним  из самых важных, потому что многое зависит от нее. Четкость может быть достигнута при помощи простых коротких слов, фраз и параграфов, где стороны  партнеров контракта объясняют  их намерения и задачи. Четкость любых аргументов фактически определяет успех вашего дела.

Компонент, который  является тесно связанным с предыдущим,–  конкретность. Конкретность контракта  или соглашения–часть и пакет любого юридического документа. Помимо этого, чем больше документ, тем более привлекательным и ярким должно быть его содержание.

Следующие два компонента также существенны. Это – правильность и краткость. Правильность включает необходимое использование грамматики (форму глаголов, существительных, т.д.), использование нужного запаса слов, пунктуацию и использования официального стиля. Грамматика должна быть проверена, иначе это может произвести плохое впечатление на партнеров, указать  на несерьезность ваших намерений. Краткость обычно достигается при  помощи минимума слов, которые выражают максимум информации.

Как было отмечено выше, любой контракт должен быть простым  и ясным, кратким и коротким. Коммерческая корреспонденция часто страдает от старомодного, напыщенного стиля  английского языка, который усложняет  общение и дает читателю чувство, что он читает текст на языке, который  ему непонятен. Хотя и язык контракта  действительно является, возможно, самым формальным среди всех видов деловой корреспонденции, и запас слов такой корреспонденции является очень определенным, который связан большим числом юридических терминов, но используемые слова не должны быть архаичными. Они должны быть достаточно ясными в значении.

Стиль, однако, не должен быть слишком простым, поскольку  это может показаться некультурным и грубым. Лингвисты (Г. Лиич, Дж. Свартвик, Х.Фрайс, О. Джеферсон, М. Джоолс, И.В. Арнольд, Б.А. Илиш, Е.М. Гордон и т.д.) рекомендуют следующие стилистические приемы, которые могли бы сделать соглашения и контракты более вежливыми: использование сложно- подчиненных предложений, более предпочтительно чем использование простых предложений.; использование пассивного залога глагола, а не активного; полные формы слов, а не сокращенные формы, там, где необходимо.

Правильная интонация  должна быть нейтральной, лишенной напыщенного  языка с одной стороны, и неофициального или разговорного языка с другой стороны. Поэтому, несоответствующий  словарный запас, идиомы, фразовые глаголы  недопустимы.

Обе договаривающиеся стороны не должны испытывать никаких  трудностей в получении информации, они должны быть в состоянии понять то, что написано. Недоразумения  всегда вызваны нехваткой мысли  и внимания. Это может случиться  из-за использования сокращений, чисел, предлогов в большом количестве.

Сокращения могут  быть очень полезны, так как их легко и быстро писать и читать. Ожидается, что обе стороны должны знать значение сокращений. Если один из партнеров не уверен, что сокращения легко признаны другой стороной, их нельзя использовать.

Символ &, что означает на английском языке И, используется в некоторых терминах, например: C&F (Стоимость и Риск), C&I (Стоимость и Страхование). Союз Но отмечен как # в текстах контракта. Символ № используется вместо слова число. В Американском варианте английского языка символ # также означает число, но используется в различных расписаниях и графиках, а не в тексте.

Очень часто в  контрактах используются латинские  сокращения, например e.g (например), et.al. (и другие), v.v.(и наоборот) i.e. (то есть). Также используют английские сокращения ltd. (ограниченная ответственность), Bros.(братья), encl. (приложено), dols.(доллары), etc.и так далее). [Бурмистрова, 1994].

Использование чисел  вместо слов, обозначающих сумму, может  создать много проблем. Чтобы  избежать возможности непонимания, необходимо писать суммы и в числах и в словах, например 9.897.44 $ (девять тысяч, восемьсот девяносто семь долларов, сорок четыре цента). Также считается нормой, указывать только доллары (фунты, и т.д.) в словах; и центы (пенсы, и т.д.) в числах только, например 100.50 $ (сто долларов и 50 центов). Из вышеуказанного ясно, что £- это символов (фунт) и $ (доллар), в документах обычно стоит перед суммой.

Сформированный  текст контракта должен быть проверен на пунктуацию и использование грамматики. Однако есть некоторые другие пункты, которые могут испортить текст  контракта. Необходимо обратить внимание на заглавия, названия, адреса, ссылки, цены, спецификации, вложения, и т.д., которые также очень важны в текстах контрактов.

2.4 Грамматические  особенности контракта

В целом, грамматический строй любого контракта может  быть характеризован как довольно простой  и формальный. Простой здесь можно  назвать используемую грамматику из-за нехватки разнообразных вариантов, которая наблюдаются в любом  юридическом документе. Что касается времен глагола, которые используются в контрактах, наиболее распространенны  неопределенные и перфектные времена  глаголов, как в активном так и в страдательном залоге. Во многих пунктах их использование – это неотъемлемая часть контракта.

Например,

Sellers have sold and Buyers have bought….. (Present Perfect) Продавцы продали, и покупатели купили … (Настоящее совершенное время)

Our firm informed the Suppliers that the general conditions were not contained in the order. (Past Indefinite Active / Passive)

Наша фирма сообщила поставщикам, что общие условия  заказа не выполнены. (Прошедшее неопределенное время, страдательный залог).

Сложные аналитические  формы глагола, такие как длительное совершенное время никогда не используется. Отличительной чертой контракта является редкое использование  прошедших времен.