Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Для того чтобы избежать поступления в государственный архив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и  предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня  является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы  позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Многозвенность перечней в 1980-1990-х годов напрямую связана  со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Глава третья. Учет и обеспечение  сохранности документов Архивного фонда  Российской Федерации

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

· составление в  органах управления архивным делом  сводных документов централизованного  государственного учета и представление  их в Росархив.

Централизованный  государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета - регламентация взаимодействия Росархива с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части Архивного фонда РФ, и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ;

унификации  учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности  учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет  искажена вся статистическая картина  отрасли.

Единицей  учета Архивного  фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); единица хранения; отдельный обособленный документ.

3.1 Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Государственному  учету подлежат следующие документы:

· государственных  архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

· государственных  музеев и библиотек;

· научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;

· структурных подразделений  организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

· негосударственных  архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом.

Современные правила  учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил  требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ складывались в 1990-е годы непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов (негосударственной части Архивного фонда РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется на основе соглашения с Росархивом после отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.

Таким образом, собственникам  документов предоставляется определенная свобода в определении отношений  с Росархивом и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной  части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные  музеи и библиотеки, учитываются  отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ.

Практически организация  учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения  учетных документов. У некоторых  неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных  показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

3.2 Составление учетных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов архива

Внутренние  учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

Основной «костяк» внутренних учетных документов в  государственных архивах и архивах  учреждений совпадает.

К ним относятся: книга  поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Назначение названных  выше учетных форм практически идентично  в разных хранилищах, но в их ведении  наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.

Попробуем разобраться  в этом многообразии учетных документов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений  в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным  или вторичным. При ведении книги  необходимо обратить внимание на следующие  моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а  также годы.

Если поступила  россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список  фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда  из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог  войти в научный оборот.

Лист  фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава  и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит  из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях  фондообразователя; 

2) сведения о местонахождении  фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для  описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи  может быть указано количество дел, документов или листов; при учете  описанных материалов - только количество единиц хранения.

По листу фонда  присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи  выбывают из архива, то ее номер не присваивается  другой описи.

Архивная  опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело  фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие  сведения:

· о дате создания учреждения;

· подчиненности;

· функциях;

· реорганизации;

· условиях хранения материалов;

· видах научно-технической  обработки материалов.

Каждому делу фонда  присваивается номер фонда и  его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о  переименовании фондообразователя  и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся  в деле фонда, должны быть подшиты  и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного  государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном  архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 01 декабря каждого года.