Филиал Негосударственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«СТОЛИЧНАЯ ФИНАНСОВО-ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ»

в г. Уфе 

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ 

Факультет: Государственной службы и финансов

Специальность: Менеджмент организации 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

       По дисциплине: Документальное обеспечение управления

 

Тема: Архивный фонд Российской Федерации 
 
 
 
 
 
 

                                                     Выполнил: студент V курса

                                

                                                                 
 
 
 
 
 
 
 

г.Уфа, 2009 г.

      СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 3

1. Состав и структура Архивного фонда РФ 5

1.1 Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах 5

1.2 Состав и структура Архивного фонда РФ 8

2. Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ 14

2.1 Классификация документов Архивного фонда РФ 14

2.2 Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ 18

2.3 Использование документов архива 23

Заключение 27

Библиографический список литературы 28 

 

      Введение 

      Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

      Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

      Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

      Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

      Архивы призваны осуществлять следующие основные функции:

      - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память,

      - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас,

      - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию,

      - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

      Существуют маркетинговые исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется около 400 млрд. листов документов, из них 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

      Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы.

      В советское время законов, посвященных архивному делу, не было. Не было их и в дореволюционной России.  Первым законодательным актом в этой сфере стали Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-I. 17 марта 1994 года Указом Президента № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде.

      Утверждение 22 октября 2004 года нового Закона об архивной деятельности в РФ стало началом формирования современной правовой базы в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, что, в свою очередь, послужит делу осуществления государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, направленной на создание условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы, содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения. 

      1. Состав и структура Архивного фонда РФ

 

   1.1 Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах 

      В статье 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дается следующее определение: "Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению".

      Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

      Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

      Под архивным делом понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

      Под государственным архивом понимается федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

      Под муниципальным архивом понимается структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

      Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

      Законодательство об Архивном фонде РФ и архивов опирается на соответствующие законы республик в составе РФ, иных правовых актов РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные правовые акты, касающиеся вопросов, связанных с архивным фондом РФ и архивами, должны соответствовать законодательству РФ. В случае расхождений между законодательством РФ и указанными актами действует законодательство РФ.

      К исключительному ведению РФ в лице ее органов государственной власти относятся:

      1) разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;

      2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;

      3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

      а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;

      б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

      в) государственных внебюджетных фондов;

      г) государственных академий наук и организаций государственных академий наук;

      д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

      4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

      5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.   

      К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:

      1) проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;

      2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

      а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;

      б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;

      в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее - организации субъекта Российской Федерации);

      3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

      Таким образом, новый Закон определил понятие архивного документа как материального носителя (а не документа) с зафиксированной на нем информацией. Виды материальных носителей не уточняются, что обусловлено в первую очередь постоянным развитием технологий в сфере информатизации.